交通系統加強聲像檔案管理工作的對策及建議

仇長英

摘 要：當今時代是信息時代，隨著現代科學技術的發展和辦公軟件的完善，交通行業在規劃設計、建設、管理等各項工作和實踐活動中形成了大量聲像檔案，這些檔案是交通系統重大的歷史寫照，因此，做好聲像檔案管理非常有必要。文章主要針對交通系統聲像檔案管理的存在問題提出了一些對策和建議，以供參考。

關鍵詞：交通系統；聲像檔案；問題；對策

近年來，隨著社會的發展和辦公條件的完善，在我國交通系統各項工作和實踐活動中形成了大量聲像檔案，這些檔案是交通行業的重大歷史寫照，是全宗檔案的重要組成部分。然而，在交通系統聲像檔案實際管理工作中，普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，這就嚴重影響了檔案的完整性以及利用率，如何更好的保護好、利用好、管理好這些生動形象的特殊載體檔案已成為當前交通系統面臨的重要課題。針對交通系統聲像檔案管理中的存在問題，本文提出了一些對策及建議。

1 交通系統聲像檔案管理工作的存在問題

根據工作實踐，我們發現在交通系統聲像檔案管理工作中還存在一系列問題，這主要表現在：第一，交通系統聲像檔案采錄人員的素質參差不齊，很多人員為各業務部門的兼職人員，采錄技術較低，工作時間較短，還有一些聲像檔案信息采集人員在思想上存在誤區，認為檔案就是上級來文或紅頭文件，沒有對公務活動中形成的照片、影像、錄音等信息的保存給予重視，另外，為了個人或部門內部的方便，一些工作人員沒有將聲像檔案移交到檔案室統一保存，特別是隨著人員的變動和機構的調整，造成大量聲像檔案的管理失控或流失，對檔案的利用和保護帶來了不利影響。第二，從整體上看，交通系統對聲像檔案管理設備和系統的資金投入還是比較大的，但是由于一些單位沒有制定基于聲像檔案管理的制度和使用要求，管理較混亂，導致大量設備被閑置、沒有專人會用、設備存于個人或部門內部、設備使用人員不明確等現象普遍存在，設備添置多、利用率少，不利于交通系統聲像檔案收集和整理工作的順利開展。總之，聲像檔案管理工作明顯滯后于其他門類的檔案管理，在管理意識、管理制度以及保存條件方面尚存在一些問題，亟需解決。

2 加強聲像檔案管理工作的對策及建議

2.1 樹立聲像檔案信息資源觀意識

從信息資源角度來看，交通系統中形成的聲像檔案是最真實、最可靠也最權威的原生信息，其具備以文字為載體的檔案所不能替代的作用，是交通事業單位檔案信息資源的重要組成部分，這些信息與紙質的文書、科技檔案是相互聯系、相互補充的，共同構成了完整的檔案資源體系，對交通運輸事業的歷史和現實都具有重要現實意義，所以，我們必須樹立聲像檔案信息資源觀意識，實行統一管理，做到層層有人抓，處處有人管，形成工作協調一致的交通系統檔案信息資源管理網絡。

2.2 制定切實有效的管理辦法

要想改變交通系統當前聲像檔案管理工作混亂的局面，就必須制定一套切實有效的管理辦法來實現對該項工作的規范。各個立檔單位都必須建立健全相應的管理制度，加大管理力度，實現聲像信息從產生、收集、歸檔、保存到移交檔案室的統一管理，防止信息的分散或流失，杜絕將聲像檔案歸為個人和部門內部所有。明確規定聲像檔案的日常保管和借閱利用，對于那些永久保存的檔案，應定期向交通主管部門或專業檔案館移交，與此同時，明確責任，制定并落實各項配套措施，做到依法管理，有章可循，使聲像檔案管理工作逐漸成為一項自覺的行動，不斷提高工作效率和工作質量，確保檔案利用率和完整性。

2.3 采取切實有效的前端控制方法

前端控制是交通系統聲像檔案管理的基礎。首先，針對當前聲像檔案管理現狀，交通行業檔案主管部門要加大對聲像檔案管理工作的監督和指導，將聲像檔案管理納入檔案目標管理和年度執法檢查中。針對不同單位的工作現狀，采取不同的方式進行分類指導，疏通收集渠道，全面提升整體水平，比如對于那些在人員、設備和管理方面都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫，而相反的則應在依法管理和規章建制上下功夫；比如對于本單位或部門的一般檔案，要及時移交到上級主管部門或專業部門，對于重點部門或科室產生的比較集中的聲像檔案應強化收集，及時溝通。另外，人是做好聲像檔案管理工作的重要保證，因此，在人員方面，應選派有工作經驗和高度工作責任心、懂拍攝的人員擔任信息采錄人員，提高聲像檔案工作的專業水平；加強業務培訓，提高檔案管理人員、聲像信息采錄人員的專業知識和業務技能；提高聲像檔案人員的歸檔意識，將散存于個人和部門內部的資料收集起來，使檔案人員逐漸學會自覺行動，為交通系統聲像檔案管理水平的提升奠定堅實基礎。

2.4 加強聲像檔案編研

交通行業各個單位必須進一步提高對聲像檔案價值的認識，努力轉變觀念，使聲像檔案的編撰朝著專業化方向發展，在此過程中，善于依托檔案館藏資源優勢，盡量編撰出能夠突出交通系統特色的文獻資源，提高檔案工作知名度。檔案編研工作要由單一型的低層次開發逐步向多元化的高水平發展，充分利用先進設備和現代化信息管理系統，保證信息開發的有效性和實時性，最大限度縮短信息加工時間，提高信息利用效率；打破傳統的“關門編研”現狀，為各個工作中心和部門提供生動形象的聲像資料，使聲像檔案宣傳更具生命力和活力。

3 結束語

做好交通系統的聲像檔案管理工作不僅僅是檔案管理部門的事，還是各個立檔單位和全社會的事，我們必須對該項工作給予高度重視，加強宣傳，樹立聲像檔案信息資源觀意識，制定切實有效的管理辦法，采取可行前端控制方法，不斷加大管理力度，將聲像檔案保管好、利用好，管理好，使聲像檔案的價值在交通系統中得以充分發揮。

參考文獻

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