辦公自動化系統的設計與應用

貴州電網公司貴陽供電局 尹 穎 周 洋

一、概述

貴陽供電局辦公自動化系統自2003年投入運行以來，經過8年的運用推廣，已成功實現了全局統一的公文管理和行政辦公管理，使辦公自動化系統全面覆蓋15家分縣局，覆蓋率達100%，實現了省公司、地區局、分（縣）局三級聯網。局本部以及各分縣局各自擁有獨立的應用及WEB服務器，建立了一套獨立的基于Domino數據庫服務器的辦公自動化系統。各個相互獨立的Domino服務器之間進行文件傳輸的交叉驗證，可以通過上下級文件流轉直接實現公文的上報及下發，也可以以Lotus的郵件形式通過HTTP協議將排好版的紅頭文件從一個系統發至對方的Domino服務器的指定單位文書的個人郵箱里以達到局本部與各分縣局的文件網上交流，各分縣局通過辦公自動化郵件系統與北局對口部門及人員進行數據傳輸及共享。

二、系統主要功能

采用Lotus Domino群件建立辦公系統，為單位用戶提供Web、Mail和文件管理及工作流服務。單位內部用戶通過IE瀏覽器與Domino服務器連接，參與工作流，進行公文流轉、辦公信息查詢、檢索和郵件收發，與同事進行網上協作辦公；進行信息檢索，并通過Web將處理信息反饋給Domino服務器，還可進行流程監控。具體功能描述如下：

1.文件權限控制

公文在流轉的過程中，有嚴格的權限控制。在辦理過程中只有辦理過的人員才有權限查看，辦理后根據需要自行決定該文件的瀏覽范圍為所有人員或部分人員，本局職工或分縣局人員。系統通過提供多層權限控制保證用戶只能操作和查閱本職范圍內的數據信息，不能越職操作任何數據。

2.與MS Word高度集成，實現文稿痕跡保留

與MS Word字處理軟件高度集成，可以自動判斷系統所裝Office版本，選擇相應的文稿模板，實現領導辦文過程中的文稿痕跡保留。根據國家行政機關公文格式標準預定義成文格式，使文書成文時系統能夠自動套入文件紅頭、自動追加印章等公文要素。

3.流程靈活配置

提供流程維護平臺，由系統管理人員根據單位實際情況定義通用工作流程，也可以根據本單位的實際情況由擬稿人、文書或指定流程人員自行定義流程，提供靈活的流程監控手段；構件化設計，模塊組裝方便靈活，能很好地適應組織機構調整、人員變動等情況。所有流程以及流程中的任何環節所設計的人員、意見、操作都可以靈活、自由地進行配置，不受流程步數的限制，同時還可以對包括主流程及各流程環節的權限進行設置。可以定義各流程發文稿紙和排版格式，支持文件格式之間的轉換。

4.先進的檔案管理

檔案管理實現公文流轉結束后電子文件的歸檔和紙質文件的歸檔，實現對各類型檔案的全面管理。檔案數據庫中文件按照指定的條件進行移交、組卷、歸類、分級、歸檔打印、查詢和借閱等功能，實現檔案資料從采集、日常管理直至移交整個過程的檔案一體化；提供檔案的借閱管理功能，提供檔案管理所需要得各種統計報表。

5.郵件系統

電子郵件系統實現單位內部人員之間信息交流暢通無阻。

6.即時提示

在客戶機打開并通過瀏覽器登入辦公自動化系統后，系統對當前用戶進行驗證，即時提醒用戶有新的待辦公文、待辦事務、批示、通知、公告、郵件等各種信息。

三、系統設計

1.應用軟件體系結構設計

貴州電力全WEB辦公自動化(OA)系統，采用了分布式的三層應用軟件體系結構。在三層結構中，表現部分、應用邏輯部分及數據部分各占一層。表現層管理與用戶之間的交互并通過調用中間層來完成客戶端提出的請求。應用邏輯層（中間層）上運行商業邏輯及訪問數據庫和其它資源.。客戶端可以調用多個基于服務器的部分用以完成一個請求。三層結構通常被稱為服務器為中心結構，它使得應用邏輯可以獨立于表現層接口及對數據庫的執行而運行在中間層的服務器上。如果沒有請求，則各部分各自運行于不同的機器上。應用邏輯獨立于表現層及數據層有許多益處：

(1)開發者可以使用功能強大的開發工具，如：Visual Basic、Visual J++來開發可移植的應用，而不必使用局限性較強的存儲過程語言。

(2)管理程序可以將應用組件復制以同時運行在多臺機器上。這樣可以將客戶端負載分配到多臺機器上以獲得高運行性能。應用組件復制在二層及二層半結構中是不可能實現的，因為存儲過程必須運行在單一的數據庫中。

(3)應用組件可以分享數據庫聯接，而二層結構及二層半結構系統中，數據庫必須為每一個用戶建立一個聯接。

圖1

(4)訪問大型主機及其它數據庫是通過本地協議及應用接口，而不是通過數據網關，這將提高運行性能，并且允許應用控制對其數據的訪問。

2.應用軟件技術結構設計

貴州電力全Web辦公自動化系統采用Lotus Domino/NotesR6作為應用系統平臺，結合Java、J2EE、Javascript、XML、WebServrice等先進的網絡編程技術，實現客戶端用戶的WEB訪問；通過XML、JDBC等數據庫接口技術，實現與其他綜合業務系統的信息發布和數據集成；以及通過工作流平臺引擎實現與其他綜合業務系統的業務集成。

系統的信息結構如圖1所示。信息結構內容說明如下：

(1)采用Lotus Domino群件建立辦公系統，為單位內部和外部用戶提供Web、Mail和文件管理及工作流服務。

(2)企事業單位內部用戶通過IE或Net-Scape瀏覽器與Domino服務器連接，參與工作流，進行辦公信息查詢、檢索和郵件收發，與同事進行網上協作辦公；進行信息檢索，并通過Web將處理信息反饋給Domino服務器，還可進行流程監控。

(3)單位外部的公眾用戶也可通過瀏覽器訪問Domino提供的外部Web服務，進行信息檢索、瀏覽和郵件收發，還可將反饋信息返回給Web服務器，并查看信息處理情況。

(4)Domino/Notes還可以通過ODBC、Notes SQL、DECS、LEI、ESB與Oracle、Sybase等關系數據庫互相訪問，實現與單位內部其他事務處理系統相集成，并可將事務系統中的信息在Domino Web服務器上發布。

圖1 系統信息結構

四、系統效益分析

辦公自動化系統自2003年9月在原貴陽市北供電局進行系統推廣、建設以來，目前已經在我局局本部、下屬15個分縣局以及部分供電所全面推廣成功，“省網公司——市局——分縣局”自上而下網絡化的現代化辦公管理體系全面形成。

系統的實用化明顯提高了我局行政辦公工作效率，規范了行政辦公管理，有效節約了辦公成本，實現了全局行政辦公的高效管理。流程化的辦公管理增強了組織的執行力，對提高企業管理水平起到了非常重要的作用。

1.開源節流，節約辦公成本，提高辦公效率

(1)辦公自動化系統無紙化辦公的實現，節約了辦公成本。在辦公自動化系統建成并實用化以前，我局公文全部以紙質方式流轉，所有文件必須打印出來，送各分管領導批示，送各分縣局辦理，送上級部門以及送兄弟單位，最后送檔案室分類、存檔、保管。這一系列的繁瑣的工作，每個步驟都需要人工處理，耗費大量的人力、物力和財力。系統成功運用后，我局公文全部實現網絡流轉，規章制度、電話號碼全部實現網絡共享查詢。全局內部辦公無紙化達到100%，辦公成本大量縮減。

(2)辦公自動化系統標準化、規范化的運行模式顯著提高了員工工作效率。

1)辦公自動化系統的應用有效解決了各個分縣局、邊遠農村供電所經常需派專人、專車長途拿文件、送報表的問題。系統運行前，分縣局需派專人到市局拿文件，送報表。從局發文到分縣局拿回文件到本局，平均至少需要5小時以上。系統投運后，所有文件、報表全部實現網絡流轉，無需派人取送。從局發文到分縣局收到文件，最多只需要2分鐘。

2)辦公自動化系統中“公文管理”模塊在提高工作效率上最為突出和明顯，收、發文管理電子化流程的實現，把文書人員從大量的復印工作和文件分發工作中解放出來，工作效率大大提高。

3)辦公自動化系統建設前，所有文件和檔案均是紙質形式，保存、存儲及查閱都相當不便，辦公自動化系統建成后，采用數據庫存儲方式，長期以來困擾管理干部的資料保管和查閱問題全部迎刃而解。

4)檔案管理流程合理，以公文管理為基礎，實現檔案的接收、整理、歸檔和提供利用同步，實現工程檔案的電子文件形成、整理、立卷、歸檔工作與工程建設同步，保證了檔案的齊全、完整性，提高了檔案管理工作效率。

5)辦公自動化系統通過信息共享，使不同部門的人員可同時查詢同一份檔案，這對設備搶修工作顯得尤為重要，可使設計、施工、運行、安監等各部門同時掌握相關信息，加快施工進度，節省了大量寶貴的搶修處理時間。

2.轉變觀念，規范行政辦公管理，促進企業內部管理現代化

辦公自動化系統設計基于工作流的概念，并溶入了“企業辦公閉環過程化管理”的現代化管理理念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作，徹底改變了過去復雜、低效的手工辦公方式，改變了企業員工的工作理念，實現了迅速、全方位的信息采集、信息處理，同時還為企業的管理和決策提供了科學的依據，給企業帶來了巨大的管理效率。

(1)在辦公自動化系統規范的流程引導下，我局建立起了科學和優化的現代化辦公管理體系，實現了辦公觀念的徹底轉變，不再是簡單的“一支筆、一張紙”的傳統工作方法、方式，而是全面高效的“無紙化”辦公。

(2)通過辦公自動化系統的建設，我局公文管理、會議管理、工作計劃、車輛管理、檔案管理全部實現了流程化、模塊化的閉環管理并實現了全過程的流程追蹤。將過去凌亂的工作全部有序化、規范化，做到了凡事有據可查、有始有終。杜絕了口頭交待工作容易出現的因錯誤領會意圖，而導致的工作失誤，解決了以往公文處理催辦困難，流轉時間過長的問題。

(3)全過程的閉環、透明的工作監督機制加大了辦公執行力度。同時系統為管理部門監督考核提供了準確的數據依據。

(4)我局的辦公自動化系統不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是實現了群體協同工作。協同工作意味著信息的交流以及工作的協調與合作。依托辦公自動化系統平臺，這種交流與協調幾乎可以瞬時完成。

五、結束語

辦公自動化系統在我局的建設和全面應用，大大提高了我局企業內部管理的現代化水平。對一個現代化企業而言，為了追求企業的經濟效益和管理效益，必須做到整體優化。而辦公自動化系統的成功應用，將是實現企業信息化以及實現企業整體優化的必經之路。

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