信息時代企業科技檔案創新的思考

郜彥

(北京汽車股份有限公司汽車工程研究院,北京 101300)

信息時代企業科技檔案創新的思考

郜彥

(北京汽車股份有限公司汽車工程研究院,北京 101300)

本文介紹了信息時代的企業科技檔案管理中的創新問題的想法和觀點。

企業科技檔案 創新

在當今知識經濟和信息時代，眾多企業雖已搭建起了科技信息平臺，但距離真正意義上的信息化管理仍差距很大，而距離檔案信息化管理的實現，則更遙不可及。目前現狀不容樂觀，影響了企業科技檔案信息資源的開發和利用，難于適應信息化建設的要求。企業科技檔案信息存儲和處理的數字化，以及傳遞的網絡化，現早已達成大勢所趨的共識而勢在必行。

1 企業科技檔案管理現狀

(1)數字化程度偏低:企業科技文件運行依然是紙質與電子文件雙軌，科技檔案管理歸檔和整理的基本策略，現仍是按紙質與數字化檔案雙套制并行。但由于人們考慮到檔案安全性和保密性，加之長期養成的紙質閱讀習慣，仍還主要依賴于紙質檔案。員工若想在企業系統平臺上，直接查閱有些文檔的全文仍很困難。因許多科技檔案數據庫主要記錄的對象，大都是檔案文件的二次文獻信息，即文件的著錄信息。結構的確定，其實即是將著錄卡上的項目，轉換為數據表上的字段信息，而具體信息卻并未歸入信息系統。現行的檔案數據庫和檔案信息系統，只注重依賴信息系統，卻忽略了系統內容質量的提高，以及內部信息資源的整合和利用，致使規范標準缺失、邏輯設計混亂、質量低下等問題層出不窮。不同部門使用不同的標準系統，且各部門之間的系統很難實現相互連通，使得企業內部的信息割裂。不同的標準和部門系統就像隱形的屏障，阻礙了信息的快速共享和交流。(2)編研工作滯后:由于普遍存在重文書輕科技檔案編研的現象，加之科技檔案編研人數較少，業務素質又偏低，專業技術素質則更不盡如人意，使得科技編研材料只注重追求數量和速度，編研工作與現實則相脫節，編研成果率低下，編研材料的內容普遍單一，檔次偏低，一次性編研成果多，而適應形勢發展的深層次編研成果卻很少。(3)復合型人才缺失:由于主客觀原因，復合型人才嚴重匱乏。現有科技檔案管理人員普遍專業知識老化，老齡化，未曾接受過系統的專業教育，以及信息化培訓更廖若星晨，業務素質難以滿足需要。(4)服務方式被動:由于缺乏與外界的溝通和交流，服務的內容、范圍和方式都比較單一，服務的對象有局限性，只能為企業內部提供借閱和復制和利用，服務方式被動，坐等上門、按圖索驥。(5)科技文件管理較分散:在工程項目完結后，產生的大量科技文件，均還分散在各形成部門，且同一項目的非同類文件又分散在不同部門中，均不能及時歸檔，致使科技檔案的實體分散，整體信息不全。不少企業科技人員將科研成果據為已有，科技文件實體的私有，阻礙了內部人員知識的共享和交流。隨著企業人才的調離和流失，使得企業信息資源，產生一定程度的斷層和流失。(6)歸檔率低:眾多企業科技文件歸檔率低，許多重大科技活動、科研項目的檔案，往往只保存著有關立項，以及驗收工作的部分檔案，然而反映項目研究過程的原始記錄，以及研究狀況等重要數據，卻未作保存。甚至連計劃項目承擔單位的檔案部門也未保存。由于信息缺失過多，它們既不能起到借鑒作用，也不能成為共享信息資源。(7)管理模式陳舊:眾多企業科技檔案管理模式陳舊，盡管電子檔案現已大大超過了紙質載體檔案的數量，但仍局限于科技檔案實體的收集、整理、保管和利用，缺乏完整、統一的流程規范，還普遍存在檔案丟失、損壞以及泄密等諸多問題。由于缺乏嚴謹、周密的推進計劃，致使對科技檔案的數字化、網絡化管理則一直很少涉及，故工作效率偏低，進展緩慢，甚至停滯不前。(8)服務手段落后:由于部分決策者不夠重視，軟硬件設施投入均不足，致使經費有限、設施陳舊、人手不夠等矛盾日益突出，很難購置先進的設備?？萍紮n案管理部門自動化管理水平低，不能運用現代化計算機網絡通信技術，進行科技成果轉讓和信息交流，只能簡單地編制科技檔案案卷目錄、專題目錄，或部分全文檢索等，基本處于手工操作狀態。

2 企業科技檔案管理創新

作為企業信息管理重要組成部分的科技檔案管理部門，面對新形勢、新要求，應與時俱進，積極探索，銳意改革，并勇于實踐，提高整體服務效率和質量，以適應信息化管理的要求，實現科技檔案管理信息化的創新。

(1)思想觀念創新:科技檔案部門要轉變觀念，對科技檔案信息化建設要做到有組織、有計劃、有安排。通過各種形式，不斷廣泛宣傳，提高各級領導和管理者的認識，從而統一思想，統籌規劃，及時協調，在人力、物力、財力方面爭取支持和配合。檔案管理人員應打破傳統的思維定勢，學習新知識，把科學技術應用到檔案的管理、開發，以及反饋的全過程中來。積極地開發利用科技檔案信息資源，不斷提升數字化水平。企業應加大軟硬件經費的投入，配置各類先進的設施、設備。應將科技檔案信息化建設納入企業檔案信息化建設總體規劃，納入有關職能部門的崗位職責，以及員工績效考核范圍。(2)組織機構創新:在組織機構建設上，設置專門的科技檔案室，配備配齊專職人員，建立、健全管理制度。在隊伍建設上，要通過多種途徑選拔、培養人才，應大力引進檔案、計算機應用等相關專業，尤其是既懂檔案業務，又具備計算機知識的專業復合型人才。強化繼續教育力度，開展計算機應用能力、網絡、相關的科技知識等培訓，加強職業意識教育。提高人員整體素質，使之從傳統的實體保管者，逐漸成為管理者，科技知識提供者及科技決策咨詢者，從而實現管理手段由手工型，向技術型轉變。(3)管理模式創新:在管理體制上，要實行“統一領導、分級管理”。對本企業履行宏觀領導和管理職能，對各部門負責監督、檢查和指導。在管理方式上，要應用現代化計算機網絡信息技術，對信息資源進行處置、管理和提供利用服務，使之由傳統的實體保管，逐步轉變為現代化檔案實體的數字化、網絡化信息管理。在管理機制上，要實行總經理負責、總工程師分管制，需建立、健全和完善的業績考核制度、規章制度，評價機制，應努力營造出員工齊抓共管的工作機制氛圍。(4)管理技術創新:逐步建立科技檔案數字化、網絡化信息管理系統，實現科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢。其具有很強的經濟性，用戶不需投入較高成本，便可提升查閱檔案信息的效率，調動其使用檔案信息的積極性，提高了檔案信息資源的管理水平，實現了資源共享的目的。要依據實際情況，選用適合的科技檔案管理軟件，其體系結構、系統功能、適用網絡結構、后臺數據庫、與辦公自動化系統數據接口、以及科技檔案管理模塊等，均要符合信息化建設的要求，必須做好科技檔案案卷級、文件級目錄數據庫的錄入、查詢和維護工作。檔案管理人員從收集、整理、鑒定、保管到開發利用，逐步優化管理流程，建立、健全各種管理制度和操作規程，堅持創新和改進工作方法。(5)服務手段創新:首先，可設局域網，進行科技檔案查詢利用。在企業內部信息網上建立“科技檔案信息網”主頁，欄目設置主要有組織機構、檔案法規、業務建設、檔案查詢、電子郵件等。其中通過“檔案查詢”，鏈接科技檔案管理軟件系統，檔案管理人員負責用戶注冊，各部門用戶可根據權限進入系統，查找科技檔案案卷和文件目錄，查閱電子檔案全文。其次，通過因特網，企業中一些不需要加密的文檔，內容即可在網絡上公布。由于無加密設置，用戶便能直接在網上閱讀，或下載后查看，可方便快捷地查詢已開放的科技檔案信息。將檔案信息網并入企業因特網，所屬企業科技檔案文件、表格、單據、圖紙、照片、錄音、錄像等多媒體資料，通過網絡傳輸到科技檔案信息數據庫中，實現電子文件的自動歸檔、網絡查詢、數據一次輸入、多次輸出，提供科技檔案查詢服務。加強數字化檔案的利用，建立信息資源數據庫，能有效實現眾多電子信息的儲存、分類、檢索和查詢。建立、健全和完善電子檔案查詢使用制度，用制度確保涉密電子檔案的安全。特別針對有保密要求的企業內部網絡而言，可實現電子檔案信息的有效和快速歸檔，所屬部門、社會用戶在權限控制下，不僅能完好地保存一些電子文件，還能采用加密技術，保障科技檔案的安全，防止重要文檔被其他進行查閱和傳播。(6)服務方式創新:通過局域網和因特網，不再沿用過去查閱加目錄式的單一服務方式，而采取多種查閱方式并重，分別建立不同載體形式的閱覽區域:紙質、電子、聲像等。同時，還可提供兼有傳輸、檢索和利用功能的在線服務，可跨越時空，突破地域限制，實現科技檔案信息資源高度共享，使安全性和保密性，得到更好地保護和利用，充分有效預防和杜絕網上泄密、侵權或違法行為，實現信息網絡化、技術現代化及管理智能化。要在保障安全的基礎上，多形式、多渠道地拓展服務方式，迅速實現由被動、單一和封閉型服務，向主動、多元化和開放型服務的轉變。企業科技檔案部門應自始至終堅持“資源共享”的理念，最大限度地整合檔案資源。為使收集、處理、完善、存儲，以及使用檔案信息資源這一系列流程得以實現，應加大信息資源共享的力度，采取切實可行的措施，尋找有用信息，使文獻資源得到最大限度地存儲。逐步有效改善傳統中科技圖書、科技情報及科技檔案管理的現狀，建立一個完善的社會科技信息管理系統。使之具有易管性和整體性，以得到高度整合。應在建立社會信息管理系統的過程中，對科技檔案目錄的建立工作給予高度的重視，為企業科技檔案工作的快速、持續，以及穩定的發展，提供可靠的保障。創新是企業不斷進步的永恒主題，更是企業發展無窮的動力。科技檔案信息化管理程度的高低，直接影響企業整體信息化的管理水平。利用現代信息技術，充分發揮網絡技術及數據庫技術優勢，建立起科學適用的科技檔案管理系統，使科技檔案建設與企業信息化建設得到同步的發展，為企業的技術創新能力提供充分的技術支持。對增強企業科技創新能力，提高企業現代化管理水平，具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。

[1] 周興芳.中小企業科技檔案管理模式創新研究[J].中小企業管理與科技,2010(7).

[2] 胡曉霞.新形勢下加強企業科技檔案管理工作芻議[J].《機電兵船檔案》,2008(3).

[3] 張薇娣,張薇婭.新形勢下科技檔案管理模式創新研究[J].太原城市職業技術學院學報,2009(9).