英國倫敦大都會檔案館工作印象

冷旭川

摘要：本文介紹了英國倫敦大都會檔案館館藏檔案的情況，館藏檔案的收集征集工作、利用工作以及大都會檔案館的庫房管理，大都會檔案館的宣傳和推廣工作。

關鍵詞：檔案機構大都會檔案館檔案工作

中國檔案培訓團于2013年9月26日出訪了英國倫敦大都會檔案館（以下簡稱大都會檔案館），檔案館館長吉姆·匹克先生親自接待了我們，并向我們介紹了大都會檔案館的工作基本情況。大都會檔案館建筑主管提姆·哈瑞斯先生全程陪同考察并與我們交流了檔案工作的相關問題，下面簡要介紹大都會檔案館的基本工作情況。

一、大都會檔案館簡介

倫敦大都會檔案館位于英國倫敦克拉肯威爾北安普頓路40號，是一座緊鄰街道的五層紅白相間的磚混建筑，整體建筑呈回廊形，與這座城市的建筑風格有機融和。檔案館對面社區花園里各類植物生機盎然，周邊環境恬靜而安適。大都會檔案館總建筑面積大約是14000平方米，現在使用的建筑前身是個印刷廠，于20世紀30年代啟用并改造成為現在的檔案館已經有30年。大都會檔案館設立于1883年，距今已有130年的歷史，檔案工作在倫敦金融城政府成立之前就已開展。1986年開始有了大倫敦市的概念，大倫敦市共有33個政府機構，包括32個自治區政府及金融城政府，大多數區政府都有了自己的檔案館，有些金融城之外的檔案就建議保存在各自區政府的檔案館，1986年以后大都會檔案館就不再干涉金融城外的檔案工作。

金融城在大倫敦市的地位較為特殊，一直保持獨立及高度的自治。金融城政府的管理者由伊麗莎白女王直接任命，該管理者具有和倫敦市市長同樣的級別，而倫敦市長則是由選舉產生的。大都會檔案館由倫敦市金融城政府進行管理，目前政府撥給檔案館的經費是每年400萬英鎊（約4000萬人民幣），全職工作人員90人。

二、大都會檔案館的館藏檔案情況

大都會檔案館的檔案工作與英國其他檔案機構的工作內容相似，包括對政府的現行文件管理及檔案的保護和修復工作。具體有倫敦金融城政府的文件、法院文件、著名的政治家私人的相關文件、相關的學校和醫院的記錄、圣保羅大教堂的婚姻和死亡墓地的檔案。館藏檔案不單只保存倫敦金融城的內容，也保存有整個倫敦市的檔案及更多關于倫敦城外的歷史記錄，其中記錄了很多倫敦乃至整個國家的大事件。如十四世紀爆發的黑死病、1666年的倫敦大火、二十世紀的兩次世界大戰；有長度達到十米的鐵路設計圖紙、泰晤士河上著名的倫敦塔橋的競標設計草案等。

金融城地處倫敦市的核心，其歷史已經超過了一千年，因此大都會檔案館館藏中有很多非常珍貴的與之相關的檔案，如大文豪莎士比亞（Shakespeare）的相關檔案；杰出的英國浪漫派詩人約翰·濟慈（John Ke？ ats ）以及對世界的司法史具有重要貢獻的《大憲章》等等。最早的館藏檔案始于1067年，是一份城鎮特許狀。1600年以前留存的檔案很多使用拉丁語記錄，之后大部分都是用英語記錄。館藏檔案數量排架長度達到了一百公里，在英國除了英格蘭的國家檔案館外大都會檔案館是第二大的檔案館，是全世界保存城市記錄最好的綜合檔案館之一。

尤其值得關注的是大都會檔案館中還有很多關于中國的檔案資料。其中最早的檔案資料是在1850年在上海進行中英貿易的照片檔案。另外在1968-1986年之間，倫敦市政府機構專門還對華人進行記錄，其內容來自倫敦市32個自治區的中國人社區。同時，大都會檔案館專門對華人進行口述史的記錄，形式包括檔案、錄像帶和錄音磁帶，其內容是華人如何移民英國并居住在倫敦的相關專題，近期將以多媒體形式出版發行。另外，他們和華人社區合作了一個名為“龍的足跡”的項目，鼓勵華人把個人記錄向檔案館捐獻，目前已經有19位卓越的華人捐獻了個人記錄，如第一家開設海外新華社的華人。

三、大都會檔案館檔案的收集和征集工作

英國法律要求出生死亡登記、法院、政府文件等由檔案館保存，大都會檔案館和金融城政府相關機構有很好的合作，雙方達成協議，每一年將文件記錄主動交到檔案館。移交單位將檔案按照法律、財務等大致分類后交給檔案館，館內工作人員再進行細致整理后上架保管。

除了依法接收檔案以外，公眾也會將文件記錄等以禮物形式贈送給大都會檔案館，機構則以租借保留所有權的形式向檔案館寄存檔案。同時，檔案館也會就一些主題內容征集相關檔案。目前，如奧運會的館藏檔案依法接收的比例是50%，其余的50%是主動征集和贈送的。

另外，大都會檔案館認為需要將檔案工作和現實生活及商業用途緊密地聯系起來，對相關機構的現行文件提供專業化的檔案管理，如對市政道路建設、教育機構、律師事務所的現行文件提供專業化的保管工作。其意義所在，一是這些機構能有專業的檔案管理，二是檔案館能系統地保存這些機構發展的歷史，三是能讓納稅人或公眾看清檔案館的現實作用，認識到納稅的意義。

四、大都會檔案館的利用工作

大都會檔案館的利用工作是在英國的相關法律環境下開展的，自1958年頒布的《公共檔案法》中規定，檔案的封閉期為30年，自檔案產生的下一年1月1日起滿30年將向社會開放。在2000年頒布的《信息公開法》中規定任何公共部門都應該將信息公開，不公開則需要批準。規定中確定任何人都可以到大都會檔案館利用檔案。在這里利用檔案既有收費項目，也有免費項目，在復制檔案時則適當收取一定費用，凡查閱檔案原件的利用者都要先進行身份注冊。據統計每年有3萬人到大都會檔案館利用檔案。其中，很多利用者在館藏檔案資源中尋找家族的歷史，一些現代建筑師在查詢倫敦歷史建筑檔案的同時，利用不同時期、不同風格的館藏檔案來參考設計現代建筑，以此來保障新建筑與歷史建筑的規劃設計上的協調統一。

大都會檔案館與利用者建立網絡互動方式以提供便捷一流的服務。例如開設網站、咨詢、電話、電子郵件等不同方式的服務措施。為此，網站上有600萬件館藏檔案的目錄信息，很多人可以在網上查找目錄后，再到檔案館繼續利用。2012年共收到25000份各類利用咨詢。公眾利用網站查檔檢索時，利用者在網上先注冊一個號碼，登錄以后再開始進行目錄信息檢索，檢索到所需要的目錄信息后，可以選擇是現在利用，還是在以后的一定時間進行利用，后臺工作人員都會及時處理。用戶也可以將自己檢索的記錄收藏，下次檢索時可以直接打開已經收藏的條目來提高效率。為此，檔案館網站去年的點擊量達到2800萬次。endprint

五、大都會檔案館的檔案數字化工作

大都會檔案館在做好基礎工作的同時還把檔案館重要的和利用率高的相關檔案進行數字化處理并及時呈獻給公眾。檔案館自身也為公眾提供掃描、復制服務。另外，檔案館與私人公司合作，完成重要檔案的掃描數字化工作。例如請專門的私人公司對出生、死亡等歷史登記檔案進行數字化工作，至今按照人名統計達到了7000萬個。由于館藏檔案數量龐大，目前已經數字化的檔案數量僅占全部館藏量的2%。

六、大都會檔案館的庫房管理

大都會檔案館大樓非常堅固，因此為檔案的安全保管工作提供很好的保障。由于檔案館在金融城中又處于倫敦市寸土寸金的核心地帶，因此檔案館的空間利用率就要求很高，庫房均采用了密集架。一些不常用的但是法律要求永久保管的檔案置于架子的最高層，檔案全部放在盒子里（檔案館根據尺寸用機器自己制作），同時對破損檔案盡量做一些修復工作。

檔案館還根據檔案的內容分類保存，依據載體分別存放在不同的庫房里。紙質檔案的庫房保管溫度是18℃、濕度是50%。館內總共35個庫房，采用設備調溫調濕的庫房只有一半，其他庫房全部是利用自身墻體控溫控濕，節省大量的運行費用。另外，檔案館每年會將保管期限到期的檔案交由專業公司銷毀。

七、大都會檔案館的宣傳和推廣工作

大都會檔案館非常重視宣傳和推廣工作，具體的推廣活動都在檔案館專門的網站上進行，期間會和使用者互動。網站設置了論壇，大家可以就共同感興趣的話題進行探討。檔案館網站和金融城、政府及其他機構的網站設有鏈接，但是之間也有競爭，如何吸引公眾的眼球和關注檔案館工作是他們宣傳中面臨的一個課題。目前網站廣泛使用社交網絡進行推廣，例如facebook公共軟件，在fleeker（音）社交網站中上傳了大量的照片，把館藏照片放在這個網上，是作為宣傳和推廣大都會檔案工作的一部分。

檔案館會利用館內空間作一些專題的展覽，平均每年推出3-4個展覽，如在2012年的倫敦奧運會舉辦時，需要展示出1908和1948年舉辦的兩屆奧運會的以往記錄，正好館藏檔案中有倫敦舉辦前兩屆奧運會的相關記錄，檔案館制作了相關的展覽和展示據此作了很大的貢獻。我們訪問期間館內正在展出的《莎士比亞的生活和時代展覽》（Life and Times Of Shake？ speare）。按計劃近期還要制作檔案修復工作的展覽。與此同時檔案館也會將這些展覽租借給其他機構使用，如博物館、檔案館、圖書館等。

檔案館也會舉辦一些檔案及檔案工作的普及活動。例如，請員工或志愿者來館給公眾講課，講授如何正確利用檔案館的普及工作和如何利用檔案學習、學術研究、探究家族史等相關知識。

另外，大概10年前檔案館就認識到對學生進行歷史和科技知識普及的重要性。檔案館每年都要針對不同年齡段的學生安排活動，同時專門配備了三個老師。就此專門制作了一個針對學校教育的小冊子，里面講述如何通過檔案查找他們感興趣的內容，檔案能夠給他們的生活帶來什么？如何通過檔案告訴孩子們成為一個良好的市民等等信息。小冊子中還包含了文化遺產方面的內容以及相關活動時間的介紹，在宣傳中這里的小冊子起到了很好的推廣作用。

檔案館也會定期深入社區和基層進行互動，展示檔案的重要性，普及檔案知識讓社區群眾有意識地記錄社區生活，如在社區里面進行口述史的相關記錄等，以此來推進和宣傳大都會檔案館的各項工作。

作者單位：北京市檔案局endprint