立足秘書崗位 提升工作水平

李霞

摘 要：辦公室作為一個組織的綜合辦事機構，其工作特性決定了它在單位組織運行中有著重要地位和作用。要做好領導的參謀助手，辦公室秘書必須立足崗位，提升工作水平，充分發揮參謀決策、綜合協調、組織保障三大職能，以保障政令暢通及組織各項工作的順利運行，并在工作中不斷提升秘書自身的創新意識，為工作開創新的局面。

關鍵詞：秘書；參謀；協調；保障

中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）01-0120-02

辦公室扮演著承上啟下、溝通內外、協調八方的重要角色，既是領導決策的參謀助手，更是聯系群眾的橋梁紐帶，辦公室秘書的重要性不言而喻。這就要求其必須具有較強的溝通能力、執行能力、公關能力、團隊協作能力和統籌規劃能力，還要具備高瞻遠矚的領導才華，充分發揮參謀決策、綜合協調、組織保障三大職能。下面將立足秘書崗位的角度，淺談如何提升辦公室工作水平。

1 服務前移，當好領導的參謀助手

牢固樹立大局意識和主動服務意識，把企業的中心工作作為辦公室關注和服務的重點，把更多的精力放在服務公司領導決策和抓決策的貫徹落實上，竭力找準參謀助手的立足點和著力點。自覺將自身工作置于企業工作前沿，主動研究帶有全局性、戰略性和前瞻性的問題，參與改革戰略和經營策略的制訂，發揮好參謀助手的作用。

作為辦公室秘書，工作必須要細致化：①在提高預見性上下功夫，必須做到想領導所想，察領導未察，力爭在某些情況的把握上先于領導，做到未雨綢繆；②引入時間管理，從實際出發，做好公司領導每天、每周、每月乃至每年的工作計劃和安排，列出每一時間單位內的工作，排出優先次序，合理分配，突出重點，確認完成時間，并適當安排“不被干擾”的時間，使領導不受任何干擾地進行戰略決策和工作部署；③制訂并推行信息請示匯報制度，提高管理水平和效率；④對于各類會議及時發布會議紀要，做到對公司決策準確無誤地進行傳達。

2 深入調研，為領導決策提供依據

作為辦公室秘書，在日常工作中，要認真貫徹公司和領導的決定，吃透上情、把握下情，必須深入調研，走進現場，進一步加強督查催辦工作，把理論和實踐緊密結合在一起，確保及時準確地督辦公司決策，在保證全公司政令暢通、推動決策落實方面應發揮不可或缺的作用。

重點圍繞公司的戰略目標和生產經營中心開展工作：①要堅持陪同公司領導現場辦公，及時整理辦公信息，并按時間節點和要求對整改任務進行督查和通報；②要定期定議題下基層調研，做好日常信息和材料的收集工作；③認真聽取基層領導和職工的意見、建議，包括一些焦點、熱點問題，一方面為領導決策提供依據，另一方面為高質量地完成各類文稿的起草積累素材；④對于辦公會議確定的各類工作，要抓好落實情況，并及時將落實情況反饋給公司領導。

3 立足全局，協調內外關系，提高服務水平

辦公室是公司重要的樞紐部門，需要對公司內外的許多工作進行協調、溝通，這就決定了辦公室具有工作繁雜、服務性強的特點。除了日常事務性工作外，經常有突發性和臨時性的事件需要及時處理，這就要求辦公室秘書協調并獲得公司內外相關部門和人員的配合及支持。在協調過程中，辦公室秘書始終堅持凡事與大家多溝通，多聯系，不搞獨立，不搞分離，以圓滿完成工作為目標，與所有相關方團結一致，共同努力，確保工作按計劃順利開展。

在工作中，辦公室一方面要加強公司內部各單位之間的密切協作，確保政令暢通；另一方面要做好公關和外聯工作，與政府部門、企事業單位建立和保持良好的關系，提升公司形象，提高社會地位。特別是在公司一些重大活動的組織、重要會議的安排、對外接待、公務用車的調派等方面，充分考慮和協調內外各方面的關系，做到事前準備好，事中服務好，事后改善好，讓領導滿意，讓客人滿意。

4 規范管理，提高工作效率

從基礎工作入手，進一步強化建章立制工作，為規范治企夯實基礎。辦公室秘書要適應公司機構、人員調整和機制建設要求，本著規范、科學、嚴格治企的方針，制訂、修編、完善部門規章制度。將各項工作內容認真梳理，落實人員責任，規范工作程序，嚴格績效考核管理，營造起“凡事有人管理，凡事有人落實，凡事有人考核”的良好氛圍。根據各項工作制度和流程，強化基礎管理，細化內部工作，明確崗位職責，杜絕工作失誤的發生。

狠抓日常工作的規范化、制度化、科學化建設，不論是辦文、辦會還是辦事，都要保證質量和效率。為了讓公司主要領導集中精力想大事、抓大事，要加強對重要活動、重要文件、重要會議、重大事項、重要接待任務和上下左右關系等方面的綜合協調管理工作，在以下三方面工作上下功夫。

4.1 做好“辦文”工作，提高工作質量

做好“辦文”的工作，按要求高質量完成好各類型匯報材料、會議紀要、領導講話稿、計劃、總結、信息等的起草、上報工作。

4.2 做好“辦會”工作，提高企業形象

做好“辦會”的工作，圓滿完成公司各類型會議的會務組織、會議服務、接待活動。確保會議的高效性和接待的規范化，接待服務要做到文明、周到、大方、得體。為提高企業形象，要加大商務禮儀知識的學習培訓力度，提升接待服務水平，把優質服務上升到規范服務，最終定格在品牌服務。

4.3 做好“辦事”工作，提升工作效率

做好“辦事”的工作，在公文處理、印章管理、費用預算、督辦督查及領導交辦的臨時工作中，做到“實”“快”“勤”。“實”，即求實。要真正了解實情，落實工作進展程度，掌握基層信息，樹立實事求是的思想，深入一線，去聽、去看、去問，從不同側面了解和掌握實情，實事求是地反饋信息。“快”，即快捷。牢固樹立時間觀念、效率觀念，辦事不拖拉、不疲沓，以只爭朝夕的緊迫感和責任感，做到當日事當日畢，急事急辦，特事特辦，好中求快，快中求好。“勤”，即勤快。眼勤、手勤、口勤、腿勤、腦勤，處處留心，遇事多問，經常想想，隨時記記，做到心中有數，以勤補拙，努力完成領導交給的各項工作。

此外，辦公室秘書要嚴格遵守公司保密紀律，養成良好的保密習慣，確保不泄漏公司任何機密。

5 學習創新，開創辦公室工作新局面

學無止境，辦公室秘書在緊張的工作之余，要重點加強對公文寫作、行為規范、電腦操作和經營管理等方面知識的學習，對各項工作都要做到心中有數，避免工作中出差錯。在進行業務知識學習的同時，也要進行文化修養的灌輸，學會做人做事，既要學會在“動”中干事，在“靜”中總結提高，也要使個人的知識、技能、性格、能力、品格、素質適應部門工作要求，逐步養成良好習慣，做事有分寸，工作積極主動。

為了適應新形勢，要求辦公室秘書具備兩種精神：①創新精神，要銳意改革，勇于創新，改變舊的工作方法、工作作風、工作手段和靠老經驗辦事的習慣，提高工作效率；②實干精神，要埋頭苦干，任勞任怨，嚴肅認真、一絲不茍、積極負責，扎扎實實地工作，提高工作的主觀能動性，多想、多學、主動考慮問題，主動做工作，主動去探索。只有具備不斷探索的創新意識，才能打破因循守舊的老框框，才能跟上日新月異的發展形勢，才能開創辦公室工作的新局面，為組織的發展作出應有貢獻。

6 辦公室工作無小事

勝任辦公室秘書工作光榮而艱辛，需要有強烈的事業心和責任感，更需要有出色的工作能力和管理藝術。從事秘書職業，應該時刻注重自我提升，在工作中發揮主觀能動性，努力提高自己工作的含金量，充分利用自己的職位優勢，想領導所想，急領導所急，成為領導的得力助手。

參考文獻

[1]姚懷山.WTO語境下中國秘書角色的重新定位[J].延安大學學報（社會科學版），2003（06）.

[2]王萍，張衛東.現代文秘工作實務[M].北京：機械工業出版社，2007.

〔編輯：白潔〕endprint