建筑工程中檔案資料管理的重要性及策略研究

李金環

河南省住房和城鄉建設執業資格注冊中心（450000）

建筑工程中檔案資料管理的重要性及策略研究

李金環

河南省住房和城鄉建設執業資格注冊中心（450000）

檔案資料管理是工程建設過程中十分重要的工作，檔案資料作為建筑工程的重要組成部分，發揮著無可取代的作用，因此加強對建筑工程檔案資料的管理十分重要。根據我國建筑行業的發展現狀，這里對建筑工程檔案資料的重要性進行了詳細論證，并且指出了現階段檔案資料管理存在的問題，針對這些問題提出解決辦法。

建筑工程；資料管理；重要性；策略

隨著建筑行業的不斷發展壯大，建筑工程中產生的資料數據也相應增多，加強對建筑工程中檔案資料的管理已經成為建筑行業的發展需要。

1 建筑工程檔案資料管理的重要性

一個系統的建筑工程的工作量巨大，涉及到的數據繁多，因此，建筑工程中需要進行整理的資料也就相應增多，規范化管理對工程建設的順利進行提供了有力的保障。因為建筑工程項目的隱蔽性特點，所以對工程質量的檢驗就需要通過檔案資料來進行。建筑工程中檔案資料保存完整與否與對工程項目的評價直接相關。可見加強對建筑工程中檔案資料的管理非常重要。從現代建筑行業的觀點來看，對建筑工程檔案資料管理的水平可以直接反映出該企業的管理水平及發展前景。

應建設部的要求，各建筑企業對建筑工程中檔案資料進行妥善管理，并把建筑工程檔案資料的規范程度作為衡量工程質量的重要指標，等等。所有這些都證明了建筑工程檔案資料管理的重要性[1]。

2 建筑工程中檔案資料管理存在的問題

2.1 對建筑工程中檔案資料的管理不夠重視

在一些建筑行業管理者的思想中，對于檔案資料的管理沒有足夠的重視。他們一般注重工程建設的質量和速度，認為只有這些才是與工程利益直接相關的。他們的這種想法落后陳舊，是不切實際的。

2.2 對建筑工程中檔案資料的管理不到位

建筑工程的檔案資料包含了多方面的數據資料，其中包括管理、施工、設計、質檢等部門。各部門分工合作,致使檔案資料完整存在相當大的難度。例如，在工程施工或竣工驗收過程中，檔案管理人員必須到現場才能對有關施工問題的檔案規整記錄,檔案資料記錄的全面性和準確度才能得到保證。如若不然,施工過程中的檔案就得不到及時整理，或者在工程竣工驗收過程中出現差錯，而且這些差錯很難被發現。

2.3 建筑工程中檔案的管理制度不健全

目前，施工企業的檔案管理依據是20世紀80年代末國家有關部門頒布的城市建設檔案管理規定，該規定對檔案資料管理的具體步驟沒作詳細規定。雖然有的地區制定了相關的制度，但是宣傳不到位,施工企業管理人員對此沒有給予足夠重視，直接導致了建筑工程檔案資料管理制度無法落實。

2.4 建筑工程中檔案資料管理人員的職業素質偏低

建筑工程中檔案資料管理的從業人員應該具有相應的專業基礎,接受過正規的職業訓練。但建筑工程中檔案資料管理工作起步較晚，這些從業人員根本沒有接受過對口教育，只接受過一些簡單的短期訓練，文化程度一般偏低，即使接受訓練，職業素養的形成也很緩慢。這些問題導致建筑工程中檔案資料管理從業人員的工作受阻，對于問題的掌控能力較差。甚至有的施工企業根本就沒有專業從事檔案資料管理的人員，一般由企業中其他崗位的人員兼任，導致員工無法專注于檔案資料管理的工作。有的施工企業雖然有專職的檔案資料管理從業人員，但是從事這一工作的員工更換頻率過快，不利于對建筑工程中檔案資料的高效管理[2]。

3 建筑工程中檔案資料管理的策略

通過以上對建筑工程中檔案資料管理的重要性及管理中存在的問題的分析，我們深刻認識到完善和改革檔案資料管理制度的重要性，以下為改善建筑工程檔案資料管理的策略。

3.1 提高建筑工程中檔案資料管理從業人員的素質

要做好建筑工程中檔案管理工作，首先要從提高從業人員素質做起。檔案資料管理從業人員必須接受相關的專業教育，對建筑工程的相關知識和國家政策有一定的了解,有一定的計算機操作能力。因此，企業在進行檔案資料管理從業人員的選拔時一定要嚴格，不能徇私舞弊，要對所選人員進行崗前培訓。此外,檔案資料管理從業人員要具有高度的責任感，按照國家法律和公司規定辦事，認真負責，做好自己的本職工作。檔案資料管理從業人員還要經常進行自我反思，反思自己是否按時完成了本職工作，怎樣才能和企業其他部門做好交流，反思自己是否對建筑工程項目進行嚴格審核，審核是否合理規范，自己是否采納或者考慮過客戶意見，是否及時進行工作的自我批評和總結，用積極樂觀、認真負責的態度去完成工作。檔案資料管理從業人員要勤于思考、樂于奉獻,多和企業中的其他部門進行技術經驗交流，樹立積極學習的理念，不斷獲取新知識，加強專業知識的訓練，保證做好建筑工程中檔案資料管理工作。

3.2 建筑工程檔案資料管理職責應該得到規范

一個合格的建筑工程檔案資料管理從業人員只有明確了自身的工作目標,才能提高工作效率。就當前建筑行業的發展形勢來看，建筑工程檔案資料管理從業人員的職責是：搜集、記錄、規整企業相關部門的檔案資料和數據；對工程施工部門的施工過程、進度進行檢查；檢查工程中的各項檔案資料的記錄情況；對工程建設的有關資料做好記錄，在需要時能夠及時找到;檢查各部門的工作進展程度；加強與企業管理人員的聯系，對于建筑工程設計中有更改的地方做好跟蹤記錄；對企業圖紙、文件等要妥善保管,對借出去的資料要做好相關記錄；獲得企業領導許可以后到其他企業借閱資料；建筑工程的檔案資料多為機密性文件，檔案管理從業人員要對進出資料室的人員進行盤查；對于企業安排給個人的其余的工作也要認真完成。只有檔案資料管理工作得到保障,建筑企業的其他工作才得以更好開展。

3.3 對建筑工程中檔案資料管理制度進行優化

建筑工程中的檔案資料管理是一個龐大的工程，要想保證管理的有效性，就必須采用制度化的管理措施，使得檔案資料的管理更加規范合理。這成為建筑工程順利實施的堅強后盾。要進行檔案管理制度的優化，首先要對檔案管理的范圍做一個界定。建筑工程中的檔案資料界限明確，它主要包含了建筑工程資料、設備檔案、有關工程建設的內部資料等，其機密程度很高，對于這些資料的管理必須要嚴格保密。作為一個合格的建筑工程檔案資料管理從業人員，必須要有良好的職業道德和扎實的專業基礎，對企業的檔案資料根據企業制度進行妥善保管,并且實施嚴格保密制度，不得有任何故意泄露公司機密的行為。對于需要借閱檔案資料的人員要進行嚴格盤查，不得讓其他人員直接接觸檔案資料。如果該人員獲得了企業領導的批準需要進行相關檔案資料的查閱，檔案資料管理人員必須對他的證件進行仔細查閱，確認無誤后才能允許他查閱檔案資料，并做好有關記錄工作[3]。對于整理好的檔案資料要排列整齊有序，切不可亂堆亂放，也不要把不相關的雜物和檔案資料放在一塊，確保檔案查找方便、快速。要注意檔案資料的外借時間，對于借閱期限已滿但是還未歸還的檔案資料要及時追回。為了保證檔案資料的完整性和清晰度，對容易破損的資料要加以保護。檔案資料管理人員應運用現代化的知識理念提高工作效率。

4 結語

隨著施工企業對建筑工程中檔案資料管理重視程度的提高,檔案資料的管理工作將更加完善，必定會有效促進工程建設的實施，推動企業發展。

[1]馮小艷,何偉.淺談工程資料管理在施工過程中的作用[J].華章,2011,(2):273.

[2]佟櫻.淺談民用建筑工程檔案資料的有效管理[J].山西建筑,2010,36(1):231～232.