基于云計(jì)算的高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理

姜蘊(yùn)莉 付達(dá)杰

（江西財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)院，江西 九江 332000）

1. 引言

高職院校的教師業(yè)務(wù)檔案記載了教師在實(shí)際工作中的教學(xué)、科研、獎(jiǎng)懲、進(jìn)修、學(xué)歷、職稱等信息，能夠反映出教師的業(yè)務(wù)能力，也能反映出一個(gè)學(xué)校的教育教學(xué)水平，是教師個(gè)人的評(píng)優(yōu)評(píng)先、職稱評(píng)定、績(jī)效工資評(píng)定的重要數(shù)據(jù)依據(jù)，也是了解高職院校教師隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)、提高學(xué)校科研能力、規(guī)劃學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的一個(gè)重要數(shù)據(jù)依據(jù)[1]。隨著高職院校建設(shè)的不斷深入，各種教學(xué)活動(dòng)、評(píng)優(yōu)、科研申報(bào)等等越來越多，在全社會(huì)信息化的大背景下，雖然很多高職院校建立了電子教師業(yè)務(wù)檔案，但在實(shí)際工作中還存在著一些問題。

云計(jì)算是一種可以將互聯(lián)網(wǎng)上共享的軟硬件資源按需提供給用戶的計(jì)算模式，這種模式將連入網(wǎng)絡(luò)的資源看作一個(gè)資源池，向用戶提供按需付費(fèi)、自助、彈性擴(kuò)展、靈活訪問的服務(wù)，云計(jì)算服務(wù)可以分為基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)、平臺(tái)即服務(wù)、軟件即服務(wù)三種[3]。云計(jì)算概念是由Google的CEO艾里克·施密特于2006年首次提出的，從它被提出至今的8年間，全球各大IT企業(yè)都已紛紛推出了自?己的云計(jì)算服務(wù)，云計(jì)算已經(jīng)迅速地得到發(fā)展并開始漸漸地應(yīng)用到人們生產(chǎn)、生活中的各個(gè)領(lǐng)域。高職院校的教師業(yè)務(wù)檔案管理在當(dāng)今信息化時(shí)代顯得有些落后，本文以江西財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)院的教師業(yè)務(wù)檔案管理為例給出了基于云計(jì)算的高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理新思路。

2. 高職院校電子教師業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

目前全國(guó)各高職院校的電子教師業(yè)務(wù)檔案管理情況大多數(shù)可以分為兩種情況：第一，部分檔案仍以紙質(zhì)文書檔案的形式記載，往往因紙質(zhì)檔案保存過程中的破損、散失等導(dǎo)致檔案信息的不完整，又因這種形式的檔案長(zhǎng)時(shí)間不更新而有信息與實(shí)際不符的問題。在實(shí)際需要調(diào)用教師業(yè)務(wù)信息時(shí)，往往還是要臨時(shí)由教師本人再重新提交相關(guān)信息和證明材料。而部分電子數(shù)據(jù)形式的檔案也僅僅是以電子數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)設(shè)備中，缺乏一個(gè)檔案管理系統(tǒng)來管理。第二，部分學(xué)校雖有檔案管理系統(tǒng)，但在實(shí)際管理工作中存在著多頭管理的問題。教師業(yè)務(wù)所涉及到的不同業(yè)務(wù)分別由相應(yīng)的歸屬部門分別管理，部門之間的數(shù)據(jù)存在重復(fù)登記、相互不共享的問題[2]。而且對(duì)系統(tǒng)和存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)需要專業(yè)人員專門進(jìn)行管理，并需要做好重要數(shù)據(jù)備份，否則，如果設(shè)備出現(xiàn)問題或者遭到病毒入侵就可能造成重要的數(shù)據(jù)丟失、損壞，這無疑加重了學(xué)校在資金和人力方面的負(fù)擔(dān)。以上這些情況已經(jīng)不能適應(yīng)高職院校發(fā)展的實(shí)際需要，近幾年，高職院校的骨干院校建設(shè)工作、示范院校申報(bào)工作、教學(xué)評(píng)估工作等等都需要教師業(yè)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)支持，如果仍沿用傳統(tǒng)的教師業(yè)務(wù)檔案管理形式和方法，就不能夠及時(shí)地得到有效的原始數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)、分析結(jié)果。

3. 云計(jì)算在高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用

3.1 提高了教師業(yè)務(wù)檔案的管理水平

江西財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)院的教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)包括教師的基本信息、教學(xué)情況、進(jìn)修情況、科研情況、獎(jiǎng)懲情況等等，這些數(shù)據(jù)由人事處、教務(wù)處、科研處等不同的部門用不同的應(yīng)用程序進(jìn)行管理。以往的檔案管理中，各部門之間程序獨(dú)立，各部門分別進(jìn)行自己工作范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)的輸入、更新、維護(hù)、統(tǒng)計(jì)，往往會(huì)有數(shù)據(jù)的重復(fù)登記和管理，缺乏統(tǒng)一的教師業(yè)務(wù)檔案管理。需要資料時(shí)，往往要求教師臨時(shí)提交，這給教師帶來了不便，同時(shí)這種方式也不是一個(gè)有效的管理。現(xiàn)在，我們利用云計(jì)算服務(wù)中的“平臺(tái)即服務(wù)”就可以搭建統(tǒng)一的教師業(yè)務(wù)檔案管理云平臺(tái)，所有的教師業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都被存儲(chǔ)在云端統(tǒng)一地進(jìn)行管理。用戶只要憑借賬號(hào)和密碼就可以在自己應(yīng)有的權(quán)限內(nèi)進(jìn)行操作。教師將個(gè)人數(shù)據(jù)和憑證輸入，各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)的審核和管理。這樣就不會(huì)造成數(shù)據(jù)的重復(fù)存儲(chǔ)和管理，數(shù)據(jù)也能夠得到及時(shí)的更新，各部門之間也能夠及時(shí)溝通、共享數(shù)據(jù)，學(xué)校的教師業(yè)務(wù)檔案管理隨之變得有序、高效。

3.2 降低管理成本

信息技術(shù)、軟件需要不斷更新，設(shè)備也要更新，才能跟上信息化時(shí)代的步伐。教師業(yè)務(wù)檔案作為高職院校非常重要的數(shù)據(jù)，需要相應(yīng)的設(shè)備和軟件來進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，購(gòu)買、更新專門的存儲(chǔ)設(shè)備和軟件所需要花費(fèi)的資金和人力對(duì)于高職院校來說是個(gè)大的負(fù)擔(dān)。通過云計(jì)算服務(wù)中的“基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)”，學(xué)校可以租用云計(jì)算服務(wù)商提供基礎(chǔ)設(shè)施，所有數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理都由服務(wù)商提供的云端負(fù)責(zé)，用戶只需簡(jiǎn)單的終端設(shè)備即可向云計(jì)算服務(wù)商申請(qǐng)按需服務(wù)并完成教師業(yè)務(wù)檔案的管理工作。

3.3 提高了教師業(yè)務(wù)檔案的利用率

基于云計(jì)算的高職院校教師業(yè)務(wù)檔案不是分散地存儲(chǔ)在校內(nèi)各部門的設(shè)備上，而是存儲(chǔ)在云端，用戶只要通過簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)、手機(jī)等終端就可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過網(wǎng)絡(luò)訪問搭建好的教師業(yè)務(wù)檔案管理云平臺(tái)，進(jìn)行輸入數(shù)據(jù)、獲取數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)等操作。每個(gè)用戶都可以隨時(shí)隨地在自己的權(quán)限范圍內(nèi)獲取、使用相應(yīng)的檔案資源。這樣，大大提高了教師業(yè)務(wù)檔案的利用率。

3.4 解決數(shù)據(jù)安全問題

以往的高職院校數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在學(xué)校內(nèi)部的設(shè)備上，如果設(shè)備狀態(tài)和人員管理水平出了問題就會(huì)影響到數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)，設(shè)備損壞、感染病毒或者人為操作錯(cuò)誤都會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)的損壞和丟失，這對(duì)學(xué)校是巨大的損失。云計(jì)算服務(wù)商的設(shè)備和技術(shù)要遠(yuǎn)遠(yuǎn)先進(jìn)于一般的高職院校，而且云會(huì)自動(dòng)備份存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，利用云計(jì)算服務(wù)將學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案的電子數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)在服務(wù)商提供的“云端”，就避免了數(shù)據(jù)的丟失和損壞，用戶不用再擔(dān)心數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全的問題。

3.5 解決了技術(shù)人員缺乏問題

目前的高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)需要專業(yè)的技術(shù)人員開發(fā)和管理，而高職院校的主要任務(wù)是教學(xué)、培養(yǎng)實(shí)踐型人才，缺乏專門的系統(tǒng)管理、維護(hù)技術(shù)人員。基于云計(jì)算的高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理可以將設(shè)備維護(hù)、平臺(tái)維護(hù)這些問題統(tǒng)統(tǒng)交給云端處理，解決了學(xué)校的相關(guān)技術(shù)人員缺乏的問題。使用云計(jì)算平臺(tái)的用戶無需了解云計(jì)算技術(shù)原理，也不需要進(jìn)行平臺(tái)的維護(hù)，只要會(huì)使用個(gè)人電腦就可以方便地使用云平臺(tái)根據(jù)用戶的需求定制相應(yīng)的服務(wù)，并根據(jù)用戶的要求進(jìn)行相應(yīng)的部署，如果不需要了也可以隨時(shí)取消定制。

4. 未來教師業(yè)務(wù)檔案管理的發(fā)展對(duì)策

云計(jì)算使得一切都可以以服務(wù)的形式被提供，企事業(yè)單位的各項(xiàng)管理云端化是一個(gè)趨勢(shì)，高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理云端化也必將推廣開來。但是，云計(jì)算在檔案管理中的應(yīng)用還處于探索階段，在未來，我們需要注意一些問題。第一，需要規(guī)范的云計(jì)算檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，目前還沒有有關(guān)檔案管理的云計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)，這給學(xué)校選擇合適的教師業(yè)務(wù)檔案管理的云服務(wù)商造成了困難，所以要敦促相關(guān)部門盡快制定相關(guān)的云計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)；第二，不能將所有數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)到云端，教師業(yè)務(wù)檔案中的有些絕密的重要數(shù)據(jù)不能存儲(chǔ)在云端，需要專人在本地設(shè)備上存儲(chǔ)、管理[4]。

5. 結(jié)束語

高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理的好壞關(guān)系著教師的個(gè)人發(fā)展和學(xué)校的發(fā)展決策，十分重要。基于云計(jì)算的高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理模式解決了傳統(tǒng)高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理的困境和問題，值得積極推廣應(yīng)用。不過，云計(jì)算在高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用還處于探索階段，還需要在未來不斷地完善。

[1]梁杰.高職院校教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐探索[J].瀘州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，(02)：52-56.

[2]蔡溶.云計(jì)算在鐵路檔案管理方面的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程，2014，(09)：117-119.

[3]庚邦.淺談云計(jì)算在高職院校檔案信息化管理中的應(yīng)用[J].中小企業(yè)管理與科技，2013，(06)：281-282.

[4]金淑紅.云計(jì)算技術(shù)在檔案中的應(yīng)用探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2014，(07)：54.