上海軌道交通數(shù)字檔案館的建設(shè)和探索

朱 英

（上海申通地鐵集團(tuán)有限公司，201103，上海∥館員）

上海軌道交通數(shù)字檔案館的建設(shè)和探索

朱 英

（上海申通地鐵集團(tuán)有限公司，201103，上海∥館員）

針對上海軌道交通網(wǎng)絡(luò)服務(wù)覆蓋面廣、運(yùn)營管理規(guī)模大、專業(yè)管理復(fù)雜性強(qiáng)和運(yùn)營保障要求高等特點(diǎn)，結(jié)合管理、生產(chǎn)需求，對其數(shù)字檔案館建設(shè)的架構(gòu)設(shè)計、資源管理、功能開發(fā)、服務(wù)使用、數(shù)據(jù)安全等方面進(jìn)行研究，以提升檔案管理信息化水平和檔案使用效率，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

城市軌道交通；檔案管理；數(shù)字檔案

Author’s addressShanghai Shentong Metro Group Co.，Ltd.，201103，Shanghai，China

隨著上海大規(guī)模的軌道交通網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的加速推進(jìn)，產(chǎn)生了大量的城市軌道交通建設(shè)項目竣工檔案資料。竣工檔案資料作為反映工程實(shí)施全過程的原始、真實(shí)的記錄，不僅是全面鑒定工程質(zhì)量的第一手資料，也是日后整個網(wǎng)絡(luò)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行長期維修、維護(hù)的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。同時，在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行過程中，還會動態(tài)產(chǎn)生大量的設(shè)施設(shè)備改造檔案。因此，保持網(wǎng)絡(luò)工程與改造項目檔案的覆蓋性、完整性、準(zhǔn)確性，以及查閱使用的便捷性，已經(jīng)成為城市軌道交通網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行管理的重要基礎(chǔ)。為使上海軌道交通檔案管理充分適應(yīng)“從線到網(wǎng)”發(fā)展需求，在深入調(diào)研摸清檔案管理“家底”并借鑒檔案管理先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，在建設(shè)上海軌道交通數(shù)字檔案館方面做了積極探索。

原上海軌道交通檔案管理體系基本沿用單位管理的模式，存在以下諸多問題：

（1）檔案存儲紙質(zhì)多。檔案存儲紙張是主要的存儲介質(zhì)，輔助的存儲介質(zhì)有磁帶、錄像帶、黑白照片、彩色照片和部分電子文檔資料。紙質(zhì)文件的保存和備份容易受到外界環(huán)境的損壞，同時利用不方便。

（2）檔案管理布局和分工欠合理。存在各單位檔案管理部門重復(fù)保管相同檔案的現(xiàn)象，導(dǎo)致部分新建線檔案庫房空置，而一些專業(yè)管理庫房容量卻已飽和。

（3）管理手段相對滯后。檔案查詢多為人工方式，個別采用電子檔案也是單機(jī)版，異地?zé)o法進(jìn)行檔案調(diào)用；各單位數(shù)據(jù)相互孤立，信息無法統(tǒng)一利用、資源共享；檔案的登記、保管采取人工操作方式，導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和水平因人而異。

（4）服務(wù)水平有待提高。檔案管理尚未建立電子化，檔案利用全部采取實(shí)地庫房的手工查詢方式，速度慢且效率低；專業(yè)技術(shù)技改檔案均為分散管理，無法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程、實(shí)時查詢等功能，給專業(yè)人員查詢調(diào)用檔案造成不便。

1 數(shù)字檔案整體設(shè)計

根據(jù)檔案綜合管理信息系統(tǒng)建設(shè)要求，需要將現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)硬件系統(tǒng)改造成集團(tuán)局域網(wǎng)加專網(wǎng)系統(tǒng)，將檔案綜合管理信息系統(tǒng)（軟件部分）建設(shè)成專業(yè)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺。

1.1 設(shè)計思路

以核心受控、服務(wù)高效、資源統(tǒng)籌、持續(xù)發(fā)展為基本思路，通過分析管理體制、運(yùn)行機(jī)制等背景需求，在摸清檔案管理“家底”，借鑒檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，提出功能需求，最終建立完善、高效、以專業(yè)化管理為基礎(chǔ)的檔案管理信息系統(tǒng)，并與辦公系統(tǒng)連接生成特定格式的檔案數(shù)據(jù)。

1.2 架構(gòu)設(shè)計

數(shù)字檔案館具有檔案信息采集、管理、利用全過程的業(yè)務(wù)體系。在檔案采集方面，與協(xié)同平臺實(shí)現(xiàn)實(shí)時對接，實(shí)時、完整、準(zhǔn)確地接收辦結(jié)歸檔的文件，實(shí)現(xiàn)真正意義上的文檔一體化信息管理，減少檔案數(shù)據(jù)重復(fù)錄入的工作，節(jié)約人力、物力，增強(qiáng)檔案管理的實(shí)力。其架構(gòu)如圖1所示。

圖1 上海軌道交通數(shù)字檔案架構(gòu)

1.2.1 管理架構(gòu)設(shè)計

管理架構(gòu)實(shí)現(xiàn)1個地鐵網(wǎng)絡(luò)檔案、N個獨(dú)立法人單位檔案。即將上海軌道交通網(wǎng)絡(luò)專業(yè)技術(shù)檔案（如基建竣工檔案、車輛檔案、專業(yè)技改檔案等）與集團(tuán)文書檔案等核心檔案集中納入一個全宗進(jìn)行管理，各獨(dú)立法人單位日常生產(chǎn)和經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的有保存、參考價值的材料等，由各單位自行建立獨(dú)立全宗進(jìn)行管理。

（1）建設(shè)上海軌道交通網(wǎng)絡(luò)檔案集中管理虛擬平臺，全面涵蓋核心檔案的目錄和主要電子數(shù)據(jù)文件，并由集團(tuán)檔案部門與各相關(guān)專業(yè)單位檔案部門按照分工共同實(shí)施遠(yuǎn)程維護(hù)。

（2）實(shí)體檔案按照分工由各專業(yè)單位實(shí)行庫房就近保管，但其中關(guān)鍵性、基礎(chǔ)性的基建竣工等實(shí)體檔案均集中在集團(tuán)公司庫房管理，專業(yè)性、動態(tài)性的技術(shù)改造實(shí)體檔案原則上由各專業(yè)單位庫房保管。

（3）各單位除根據(jù)分工要求維護(hù)保管軌道交通網(wǎng)絡(luò)的核心檔案外，通過自行建立并應(yīng)用本單位的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)施對本單位文書檔案和其他技術(shù)檔案的信息化管理，庫房自行保管。

（4）在1+N體系上建立集團(tuán)檔案監(jiān)控系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)檔案和各單位檔案的全覆蓋監(jiān)控和查詢。檔案管理架構(gòu)如圖2所示。

圖2 上海軌道交通數(shù)字檔案管理架構(gòu)

1.2.2 技術(shù)架構(gòu)設(shè)計

（1）應(yīng)用系統(tǒng)（見圖3）：包括集團(tuán)監(jiān)控系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)（數(shù)據(jù)交換平臺、檔案管理、檔案采集、檔案利用）。

（2）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)組件：包括多維數(shù)據(jù)報表基礎(chǔ)組件、數(shù)據(jù)導(dǎo)入/導(dǎo)出基礎(chǔ)組件、信息發(fā)布基礎(chǔ)組件。

（3）信息集成基礎(chǔ)服務(wù)平臺：包括密鑰管理及授權(quán)服務(wù)、統(tǒng)一用戶身份識別、即插即用基礎(chǔ)應(yīng)用組件模塊配置、數(shù)據(jù)索引配置服務(wù)、在線幫助文件配置與服務(wù)。

（4）系統(tǒng)軟件支撐平臺：采用Windows 2000 Server服務(wù)器、J2EE結(jié)構(gòu)，以及Power Builder軟件開發(fā)語言。

（5）數(shù)據(jù)庫：采用Sqlserver的分布式數(shù)據(jù)管理，以及在線數(shù)據(jù)分析、JDBC（Java數(shù)據(jù)庫連接）、其他各業(yè)務(wù)應(yīng)用結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理。

2 數(shù)字檔案館功能實(shí)現(xiàn)

2.1 功能框架

數(shù)字檔案館主要由前臺的檔案管理系統(tǒng)和后臺數(shù)據(jù)庫兩大部分組成。前臺的檔案軟件設(shè)計成B/S架構(gòu)。設(shè)置1臺程序應(yīng)用服務(wù)器，架設(shè)一條專用的網(wǎng)絡(luò)，客戶端可以不安裝任何程序，通過客戶端瀏覽器查詢某個固定地址，就可以登陸到程序中去。按照功能框架，數(shù)字檔案館分為檔案利用、檔案管理、檔案采集、權(quán)限管理。

后臺數(shù)據(jù)庫使用SQL Server 2008版。按照檔案的特殊性，數(shù)據(jù)分為數(shù)據(jù)庫信息和電子文檔信息。目前劃分為檔案目錄庫、檔案原文庫、多媒體檔案庫和管理過程信息庫。其中，檔案原文庫存有庫房中的檔案原文，多媒體檔案庫存儲在服務(wù)器的電子文檔目錄里，管理過程信息庫存放了數(shù)字檔案館中的所有數(shù)據(jù)，檔案目錄庫存放了每一年的檔案的所有類目中的案卷和卷內(nèi)目錄。

圖3 上海軌道交通數(shù)字檔案技術(shù)架構(gòu)設(shè)計

2.2 檔案存儲庫

（1）檔案目錄庫：保存所有檔案的目錄、類別等主要信息。這是數(shù)字檔案館的核心數(shù)據(jù)，在建立檔案目錄庫的基礎(chǔ)上才能進(jìn)行查詢檢索、統(tǒng)計分析、鑒定等工作。目錄庫的建立對數(shù)字檔案館起到舉足輕重的作用。檔案目錄庫包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等內(nèi)容，尤其在基本建設(shè)類中更具有地鐵特性，即竣工、技術(shù)改造分開；線路階段分開。

（2）檔案原文庫：保存完整檔案原文，包括發(fā)文稿、發(fā)文附件，收文的掃描文件、收文附件、其他文件的附件。檔案原文承載著檔案真實(shí)性、完整性、有效性。

（3）多媒體檔案庫：包括照片、錄音、錄像檔案數(shù)字化信息。這是對聲像檔案的擴(kuò)充，提供聲像檔案的采集、管理、利用。

（4）管理過程信息庫：包括針對檔案產(chǎn)生的過程信息，如工作流信息、領(lǐng)導(dǎo)處理信息等的管理。管理過程信息庫起到了解和分析檔案產(chǎn)生背景、確定檔案價值的重要作用。

2.3 檔案的采集

（1）電子信息交換：主要包括檔案館和下屬歸檔單位之間、檔案系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的信息交換。在數(shù)字檔案館中，體現(xiàn)為檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)（協(xié)同平臺）的數(shù)據(jù)交互。即辦公系統(tǒng)的辦結(jié)公文進(jìn)入檔案系統(tǒng)形成檔案，檔案系統(tǒng)的借閱信息進(jìn)入辦公系統(tǒng)進(jìn)行工作流處理。電子信息交換，為數(shù)字檔案館提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)來源。

（2）資源數(shù)字化：包括案卷目錄和文件級目錄的數(shù)字化、部分全文的數(shù)字化、音視頻模擬信號數(shù)字化。主要為軌道交通數(shù)字檔案館提供多種方式的檔案信息來源。尤其是歷史紙質(zhì)檔案這個信息源，必須通過這個功能來實(shí)現(xiàn)，以便為后期利用做好準(zhǔn)備。

2.4 檔案管理庫

（1）專題檔案管理：是通過對檔案資源和現(xiàn)行文件等信息的采集、管理形成的一種檔案，它具有綜合性的特點(diǎn)，是企業(yè)在實(shí)際工作中對利用頻繁的檔案的專題管理。

（2）實(shí)體檔案：是企業(yè)業(yè)務(wù)操作結(jié)束后形成的實(shí)體（紙質(zhì)）存儲形式的檔案。它具有歷史價值，具有證據(jù)性。因此，在實(shí)體檔案管理中不僅要注重檔案的數(shù)字信息，更要注意館藏保護(hù)。

（3）多媒體檔案管理：主要包括音視頻檔案管理。由于多媒體的特殊性（多媒體存在需要有物理介質(zhì)），對庫房要求較高，保管時需格外注意，控制好溫濕度。

（4）數(shù)字檔案館的電子檔案和實(shí)體檔案并存。

2.5檔案利用

（1）檔案查詢：具有條件檢索和模糊檢索功能的查詢手段，從查詢的數(shù)據(jù)層次來說，它既可查案卷也可查卷內(nèi)。

（2）熱線服務(wù)：提供一種快捷的檔案查詢方式，為應(yīng)急處理地鐵技術(shù)問題提供方便的查詢。

2.6 具體功能

數(shù)字檔案館的具體功能見表1。

表1 數(shù)字檔案館的具體功能

3 結(jié)語

上海軌道交通數(shù)字檔案館的建成投用，為整個軌道交通網(wǎng)絡(luò)的長期維護(hù)管理發(fā)揮了基礎(chǔ)性作用，使網(wǎng)絡(luò)檔案管理實(shí)現(xiàn)了全覆蓋、全過程，并為日常維護(hù)搶修提供高效的服務(wù)，為實(shí)現(xiàn)上海軌道交通在國際地鐵行業(yè)的“后發(fā)先至”戰(zhàn)略提供有力支撐。

［1］ 蔡偉東，朱英，唐海濤，等.上海地鐵數(shù)字檔案館研究報告［R］.上海：上海申通地鐵集團(tuán)有限公司檔案室，2011.

Construction and Exploration of Digital Archive System for Shanghai Rail Transit

Zhu Ying

To solve the problems of widespread scope of rail transit net services，large-scale operation management，complex specialties and high standards for operation and maintenance，Shanghai Rail Transit Digital Archive（SRTDA）system is established，which aims to meet the demands of administration and production on the basis of existing file management.Through exploration of the schema design，resource management，function development，service and use，and datum safety and so on，it is hoped that SRTDA will not only upgrade the overall management level of file archive information，but also promote the efficient use of Shanghai metro file，safeguard the file data as well.

urban rail transit；archive management；digital archive system

G 270.76：U 231

2013-11-28）