電網物資結算手續不健全引發的風險探討

石孝華　周軼

摘要：本文闡述了物資集中采購有關資金結算辦理過程中可能出現銀行承兌匯票背書支付審核不嚴、質保金提前支付和ERP系統出現的合同與采購發票不一一對應導致資金多付的現象，針對存在的問題提出了增加審核手續等相關對策，以確保財務管理適應物資管理。

關鍵詞：電網物資采購 結算手續 資金安全風險

一、 電網物資集中采購有關資金結算手續辦理的現狀

省級電網公司的物資集中采購管理分為物資計劃管理、物資招投標管理、合同管理（含供應商關系管理）、倉儲及物資配送管理、質量監督管理、廢舊物資管理、物資資金收付管理等7個環節。物資集中采購有關資金的結算主要伴隨物資合同管理環節與質量監督管理環節同時辦理。如果這兩個環節出現問題，將引發電網物資結算資金不安全的隱患。

（一）合同管理與資金結算手續辦理的現狀

物資采購到貨款的結算、物資預付款的支付、質保金的支付均是依據合同履行，因此合同管理質量的好壞，在一定程度上影響物資結算資金支付的質量。對于到貨款的核算，首先各地市物資公司各項目單位為供應商辦理進度支付證明，辦理驗收、入庫等手續，出具質保期滿合格證明，然后由供應商提供這些證明票據到省級電網公司所屬的物資公司的供應商大廳辦理核算程序，由省級電網公司所屬的物資公司收集匯總付款憑證、進行發票效驗、制作付款申請，通過ERP系統，完成基本的核算流程，由省電網公司物資部審核付款計劃，然后由省級電網公司財務部審批物資資金預算，最后由省級電網公司所屬的物資公司的財務部門支付集中采購物資的貨款。對于預付物資款的核算，在合同簽訂后，供應商依采購合同進行保函登記，并進行預付款申請，由省級電網公司物資公司審核預付款申請，并報省電網公司物資部和財務部審核預付款資金預算，由省級電網公司物資公司支付。如果合同管理按這兩個流程進行，合同管理是適應資金結算支付預算需求的。但是，目前合同管理存在不適應物資結算資金管理工作的方面，如ERP系統中采購訂單與合同要求一一對應，但在實際的集中采購物資環節，會出現一張發票對應多個采購訂單與多個采購合同，如合同管理部門與財務部門不認真，就可能導致集中采購資金重復支付的可能。

（二）質量監督管理與資金結算手續辦理的現狀

省級電網公司所屬的物資公司在進行集中采購物資監督管理的各項工作時，會發生各種質量檢測費用與監督管理費用，這些均由省級電網公司所屬的物資公司財務部門支付，各地市物資公司的財務部門負責本地市公司管轄范圍內的質量檢測費用報銷。對于集中采購物資的質保金結算，是供應商在走完質保金期滿驗收流程后，填寫質保單，由地市物資公司各項目單位簽字，供應商進行質保款的申請，省電網公司所屬的物資公司審核質保款申請，并報省級電網公司物資部和財務部審核質保款資金預算，由省級電網公司所屬的物資公司支付。

在質量檢測各環節中，如發現物資質量問題應及時督促供應商進行消除；如果物資質量問題已發生，又無法協調供應商解決，各地市物資公司的管理部門應將質保單妥善保管，不能提前交到供應商手中。但在實際工作中，地市物資公司各項目單位在進行簽發投運單時不核對合同的質保期限，憑經驗和與供應商的關系，存在提前簽發投運單的情況，而省級電網公司所屬的物資公司財務部門又無法在ERP系統中核查投運記錄，只能憑紙質的手續辦理支付質保金，這將會造成質保金提前支付的財務風險。

二、電網物資采購結算手續不健全引發的風險

（一）銀行承兌匯票授權書的真實性難以判斷，存在資金安全風險

根據某省電網公司2012年末的統計資料，2012年支付集中采購物資款約46億元，其中銀行承兌匯票支付達16億元，占支付集中采購物資款的34%。目前省級物資供應公司用于支付集中采購物資款的銀行承兌匯票來源于各市電網公司電費口徑收取的銀行承兌匯票，收取電費款的這些銀行承兌匯票由地市電網公司的財務部門交給省電網公司財務部，省電網公司財務部進行背書登記交給省物資公司財務部，省物資公司財務部辦理銀行承兌匯票的二次背書手續，用于支付各供應商的集中采購物資款。

目前這種財務管理模式存在以下資金安全風險：（1）市級電網公司在ERP財務管控系統中對收取的銀行承兌匯票票面信息審核不嚴，增加復核工作量。（2）財務公司實行銀行承兌匯票不過夜的管理方式，導致省物資供應公司沒有時間行使審核職能，增加銀行承兌匯票在途的保管風險。（3）由省級物資供應公司審核供應商領用銀行承兌匯票手續，因業務水平有限，未能高質量地審核供應商授權書等資料的真實性，增加票據管理的風險。（4）銀行承兌匯票電子流轉和紙質流轉不同步，往往電子流轉晚于紙質流轉，影響票面信息真實性的審核。

（二）質保金申請單審核不嚴，存在質保金提前支付風險

質保金是省級電網公司與供應商對采購物資進行質量保證的最后一道防線。有些項目物資主管部門，在實際工作中未嚴格審批質保金支付申請單，存在物資的投運時間還沒有達到質保期限，就在質保金支付申請單上簽章的情況；另外還存在部分供應商業務員偽造物資需求單位的相關物資主管部門和人員的簽章，自行修改設備投運時間的現象。由于項目多、合同多，涉及的物資需求單位業務部門和人員也多，且物資需求單位的簽字人員未預留印鑒章，無法全面、嚴格審查合同，在相關手續齊全的情況下，辦理了質保金的支付，導致提前支付供應商質保金，給公司物資質量保證增加了風險，也給財務部門帶來了較大的資金風險。

（三）ERP系統資金支付“取數”有缺陷，存在合同款多付的隱患

目前電網ERP財務子系統中資金支付申請單中所支付的物資集中采購到貨款，是通過ERP財務子系統后臺抓取發票校驗金額的一定比例作為集中采購物資貨款的申請。供應商在開具增值稅發票時，如果兩個合同金額開在同一張發票上，物資管理部門在ERP物資管理子系統中完成發票校驗后，發起其中一個合同到貨款支付申請時，ERP物資管理系統抓取本張發票的全部金額，但這個合同到貨款支付金額是兩個合同金額之和，存在財務管理ERP系統對此合同到貨款多支付的隱患。endprint

三、增加資金安全的審核手續以確保財務管理適應物資管理

（一）增加項目單位與財務部在ERP中對銀行承兌匯票的審驗手續

用于支付供應商貨款的銀行承兌匯票經過市物資供應分公司、省財務公司、省物資供應公司、物資供應商等多個單位，在項目單位取得銀行承兌匯票時，其授權委托書的真實性難以判斷，會造成省物資供應公司支付資金的安全性問題。因此，其一，增加市公司在ERP財務管控系統中對收取的銀行承兌匯票信息進行審核的責任。在收取銀行承兌匯票時，市公司財務部門應配備相關人員進行詳細審驗，并在審驗處蓋章簽字，其銀行承兌匯票原始憑據的真實性由市公司財務部門負責；然后再將審驗結果錄入財務管控系統，以供省財務公司與省物資供應公司核對銀行承兌匯票的票面信息。其二，在省財務公司背書給省物資供應公司的銀行承兌匯票時，應在ERP系統中預留其審核的時間，實行其再審職能。其三，在省物資供應公司將省財務公司背書的銀行承兌匯票進行第二次背書給供應商時，應在供應商大廳配備專職的人員審核物資采購供應商授權書的真實性，以確保第二次背書的銀行承兌匯票支付給了真正的物資供應者，降低票據管理的風險。其四，各業務部門要在收到銀行承兌匯票的當日及時辦理電子流轉手續，使電子流轉手續早于或同時于紙質流轉，另一方面，如果ERP系統中無電子審核流轉手續，其紙質流轉不能往下一程序進行，確保銀行承兌匯票的背書、轉讓真實有效，增加資金支付的安全性。

（二）規范物資與基建部門對紙質質保單與ERP系統的審核手續

為防止質保金的提前支付，應規定物資與基建部門在紙質的質保單上簽字時，查核安裝運行的記錄，在紙質質保單上的付款單據上明確簽署：“投運一年，無違反合同規定的質量問題”等規范性語言，并附簽字人的名字與簽字日期，且在省物資供應公司要預留有權在質保單簽字人員的印鑒，以查核其質保單上簽字的真實性。另外還應在ERP系統中對質保單上所簽署的投運時間通過相應的關鍵字段查找，物資與基建部門的電子簽字也應通過ERP系統走質保單的審核流程，以保證質保單從最基層運行單位傳遞至省物資供應公司時，紙質的質保單與ERP系統的電子簽字記錄能進行適時比對，省物資供應公司的財務部要認真審核原始簽字的真實性及與預留的印鑒比對，并與ERP系統質保單電子手續進行第二次審核程序，在確認無誤后，才能開具質保金的支付憑單，確保質保金的支付安全。

（三）完善ERP物資與財務子系統，以優化采購合同、發票的對應關系

針對多支付合同到貨款的情況，在ERP財務子系統中應設置預警功能，當一張發票對應多個合同時，在進行發票校驗時，設為“不通過”，由財務部門相關人員在ERP系統中采取人工（手動）核對措施，在ERP財務子系統中將發起付款的合同不按發票金額進行到貨款申請，而按發起付款合同上的金額進行到貨款資金的處理，將另一個合同的取值金額在ERP系統中約定為零。這樣集中采購物資到貨款的申請就與支付的合同金額達成了一一對應，防范了資金重復支付的風險。X

參考文獻：

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