高校檔案管理中如何充分發(fā)揮檔案的教育功能

房潔

（山東青年政治學(xué)院，山東 濟(jì)南 250103）

高校檔案管理中如何充分發(fā)揮檔案的教育功能

房潔

（山東青年政治學(xué)院，山東 濟(jì)南 250103）

高校檔案有著無(wú)可替代的教育功能，而在高校教學(xué)中，檔案的教育功能一直沒(méi)有被重視，被充分利用，以至這些寶貴信息財(cái)富不能發(fā)揮其作用，如何更好的發(fā)掘和利用檔案的教育功能，不斷提高高校檔案管理水平，為教育事業(yè)提供更多可靠、詳實(shí)、完備的檔案信息資源，使檔案的教育功能充分發(fā)揮出來(lái)，對(duì)推動(dòng)和完善高校教育活動(dòng)有著積極的促進(jìn)作用和現(xiàn)實(shí)意義.

高校檔案；教育功能；發(fā)揮

高校檔案是高等學(xué)校在國(guó)家教育方針指導(dǎo)下，通過(guò)對(duì)高校教學(xué)、科學(xué)研究、校務(wù)管理，師生集體活動(dòng)積累形成的，包括文字記錄、圖表聲像、電子制品等各種形式，有留存被查的需要，和高校發(fā)展的每個(gè)時(shí)間段的真實(shí)記錄.是信息資源在高校的收集與利用的具體體現(xiàn)，受過(guò)去教育體制影響的原因，高校對(duì)于檔案工作一直處于教學(xué)工作的次要地位，沒(méi)有被重視，沒(méi)有被充分利用，造成很多信息資源的缺失和浪費(fèi)，近年來(lái)隨著信息化、數(shù)字化進(jìn)入到高校，通過(guò)檔案獲取知識(shí)信息已經(jīng)成為高校師生學(xué)習(xí)的重要手段之一，開(kāi)發(fā)檔案教育資源，使其發(fā)揮育人的教育功能，達(dá)到高校教育和檔案工作并重[1].

1 高校檔案教育功能不能充分發(fā)揮的原因

1.1 高校檔案管理思想滯后，重視不夠，投入不足

由于受傳統(tǒng)思想影響和發(fā)展時(shí)間、空間的限制，我國(guó)高校一直以來(lái)還是以抓教學(xué)，重教材，高分?jǐn)?shù)等傳統(tǒng)思想為主，忽視了學(xué)生全面發(fā)展的需要，再由于我國(guó)高校發(fā)展時(shí)間短，經(jīng)驗(yàn)少，對(duì)檔案的功能認(rèn)識(shí)不夠，檔案管理重視不夠，以至于在高校的各項(xiàng)投入上，圖書(shū)館、檔案室資金投入不足，無(wú)法使檔案走上科學(xué)的、嚴(yán)密的、系統(tǒng)的管理之路，不能使檔案形成專業(yè)化、技術(shù)化、規(guī)范化，2008年?？谕韴?bào)報(bào)道稱：“依照新發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，海南省17所高校，僅有1所高校建成檔案館.”因此在檔案管理中也就無(wú)從發(fā)揮檔案的教育功能，不能為教育活動(dòng)提供更多寶貴的知識(shí)財(cái)富.

1.2 檔案管理專業(yè)人員匱乏，致使檔案管理工作滯后

近年來(lái)，在設(shè)有圖書(shū)檔案管理專業(yè)的高校中，檔案管理專業(yè)的分?jǐn)?shù)線相比其他專業(yè)是較低的，即便如此，該專業(yè)還是無(wú)人問(wèn)津，院系中有相當(dāng)一部分學(xué)生是從其他專業(yè)被調(diào)劑的低的，與此同時(shí)，其檔案專業(yè)院系設(shè)置也比較小，人民大學(xué)、南開(kāi)大學(xué)、四川大學(xué)每年的招生人數(shù)分別在60人、30人、50人左右.杭州市人力資源和社會(huì)保障局公布：參加2012年度浙江省檔案系列初、中級(jí)專業(yè)技術(shù)資格考試合格人數(shù)為16名（其中初級(jí)12名，中級(jí)4名）[2].可見(jiàn)檔案專業(yè)不被人們重視，參加檔案專業(yè)資格考試合格人員寥寥無(wú)幾，說(shuō)明專業(yè)人才匱乏，青黃不接，這直接導(dǎo)致了檔案管理工作滯后，檔案信息資源開(kāi)發(fā)緩慢，制約了高校檔案事業(yè)建設(shè)和發(fā)展.同時(shí)影響了檔案教育功能在高校教學(xué)活動(dòng)中的充分發(fā)揮運(yùn)用.

1.3 高校檔案管理人員意識(shí)不強(qiáng)，檔案丟失、缺失嚴(yán)重

在高校檔案管理人員中，具有檔案專業(yè)技術(shù)資格的人員寥寥無(wú)幾，高校檔案管理人員大多是一些退居二線的教師，非專業(yè)人員居多，對(duì)檔案管理重視程度不夠，規(guī)范操作不強(qiáng)，致使檔案丟失、缺失嚴(yán)重，2008年荊楚網(wǎng)報(bào)道的“鄂州大學(xué)多名學(xué)生檔案遺失事件”，2009年中國(guó)青年報(bào)報(bào)道的“14名大學(xué)畢業(yè)生檔案集體丟失事件”等等，都說(shuō)明檔案管理人員思想意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，專業(yè)不強(qiáng)，造成檔案丟失、缺失嚴(yán)重，特別是一些教師優(yōu)質(zhì)課的教案，各學(xué)科有價(jià)值的實(shí)驗(yàn)活動(dòng)數(shù)據(jù)，學(xué)生實(shí)習(xí)中的實(shí)踐活動(dòng)、高校施工建設(shè)、各級(jí)部門對(duì)高校教學(xué)活動(dòng)檢查結(jié)果，教師任職評(píng)估材料等檔案的缺失，直接導(dǎo)致檔案的教育功能無(wú)法實(shí)現(xiàn)，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的功能.

1.4 檔案信息化、數(shù)字化應(yīng)用不到位

隨著全球范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)信息化的興起，將人類帶入了數(shù)字化和智能化時(shí)代，高校檔案建設(shè)向信息化、數(shù)字化邁進(jìn)已經(jīng)成為發(fā)展趨勢(shì)和全球共識(shí)，由于投入資金不足，高校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)還嚴(yán)重落后，數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)檢索、電子圖書(shū)等還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高校師生對(duì)知識(shí)的需要，因此檔案的挖掘和開(kāi)發(fā)利用，檔案館的建設(shè)都要緊緊圍繞著信息化、數(shù)字化，用來(lái)滿足學(xué)生對(duì)未知領(lǐng)域知識(shí)的需求，使檔案成為師生獲取知識(shí)的重要渠道和信息來(lái)源，同時(shí)信息化、數(shù)字化的廣泛應(yīng)用更加規(guī)范了檔案管理，大大減輕了管理人員工作量，避免了操作流程上出現(xiàn)的失誤，但目前高校由于投入的匱乏，缺少專業(yè)人員，致使檔案管理信息化和數(shù)字化應(yīng)用不到位，阻礙了檔案教育功能的發(fā)揮.

1.5 高校教學(xué)過(guò)程中，檔案教育功能融入不夠

高校檔案館收藏的檔案資料，涵蓋了學(xué)校歷年來(lái)的在各個(gè)方面的各項(xiàng)工作，全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的記錄了學(xué)校在各個(gè)時(shí)期的發(fā)展建設(shè)和管理、教育、教學(xué)等情況，既是高校的歷史記錄又是高校的“大百科全書(shū)”，真實(shí)而清晰的反映出高校在國(guó)家教育方針政策指導(dǎo)下，本校的辦學(xué)理念、教育思路、學(xué)校定位、教學(xué)水平、科研成果以及應(yīng)用等方面的真實(shí)體現(xiàn)，還有在教育教學(xué)管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，這些都是真實(shí)存在的寶貴財(cái)富，在學(xué)生的教學(xué)中把檔案融入其中，使師生對(duì)學(xué)校各個(gè)方面，各項(xiàng)工作都能了解，掌握，成為指導(dǎo)其學(xué)習(xí)的第一手寶貴資料，目前在高校教學(xué)過(guò)程中，真正重視學(xué)校檔案，發(fā)揮檔案教育功能的還不多，積極開(kāi)發(fā)，合理利用還不夠，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)高校檔案利用率不到40%，在一些高校里具有文獻(xiàn)功能的檔案利用率更低，這也就造成了檔案常年躺在檔案館里呼呼睡大覺(jué)，發(fā)揮不出其教育功能.

2 高校檔案如何充分發(fā)揮其教育功能

2.1 重視檔案建設(shè)．適當(dāng)提高資金投入

要使高校檔案應(yīng)有的作用和功能充分發(fā)揮出來(lái)，必須離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)、教師、管理人員對(duì)檔案建設(shè)的重視與和大力支持.不能只停留在固有的物質(zhì)條件下．在軟、硬件建設(shè)上加大資金投入，為高校檔案工作施行科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理提供強(qiáng)有力保障，各高校按照《中華人民共和國(guó)檔案管理法》中的要求,建好檔案館或檔案室，日常工作由校辦主任親自領(lǐng)導(dǎo)，檔案館（室）負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全校的文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案和科學(xué)技術(shù)檔案.業(yè)務(wù)上受上級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查.為學(xué)校教育教學(xué)及各項(xiàng)工作提供服務(wù)，只有這樣才能高校檔案的教育功能才能發(fā)揮.

2.2 培養(yǎng)素質(zhì)水平高，專業(yè)過(guò)硬的檔案管理者

高校檔案工作的任務(wù)是收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)學(xué)校的全部檔案，編制檢查工具，并積極提供利用，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù).而要做好檔案的收集、整理、保管等工作就需要有專業(yè)的檔案人員來(lái)完成，高校教師在勤懇工作教書(shū)育人的同時(shí)還要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，通過(guò)檔案專業(yè)資格考試，逐步成為合格的檔案管理人員，高校領(lǐng)導(dǎo)要在這方面給予投入和大力支持，使檔案工作向?qū)I(yè)化邁進(jìn)，施行專業(yè)化管理，才能為高校教育教學(xué)工作提供更多、更好、更完備的檔案資料，發(fā)揮檔案的教育作用.

2.3 重視規(guī)范化管理，落實(shí)《檔案管理法》

高校在檔案管理上通過(guò)軟硬件設(shè)施的投入到位，專業(yè)人員到崗，才能真正使檔案管理步入正軌，才能規(guī)范化管理，同時(shí)要認(rèn)真貫徹《檔案法》，廣泛宣傳檔案的重要性，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，建立和健全學(xué)校檔案管理制度.這樣才能使高校檔案體現(xiàn)出學(xué)校工作和教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是本校的寶貴財(cái)富高校各部門在教學(xué)及其它各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，都是檔案教育功能的表現(xiàn)和真實(shí)反映.高校檔案蘊(yùn)藏著豐富的教育資源，學(xué)校在開(kāi)展教育教研活動(dòng)時(shí)都可以從檔案中尋找到好的素材和經(jīng)驗(yàn)，檔案的教育功能是隱形的，只有師生在教育活動(dòng)中才能挖掘出來(lái)，因此檔案的規(guī)范化管理，使檔案具有時(shí)間性、參考性、可查性，只有這樣才能隨時(shí)隨地的為高校教學(xué)活動(dòng)提供寶貴的信息資料，也只有這樣，才能充分發(fā)揮出檔案的教育功能來(lái).

2.4 高校檔案要為教師提供更多的學(xué)習(xí)資源

“學(xué)高為師，身正為范”高校教師的思想覺(jué)悟、個(gè)人修養(yǎng)、學(xué)識(shí)水平直接影響著教學(xué)活動(dòng)，對(duì)教師的教育，一是新教師的培訓(xùn)，二是師德操守教育，這些在檔案中都有著豐富可利用資源，因?yàn)闄n案記載了歷年來(lái)學(xué)校出現(xiàn)的師德模范、樂(lè)于奉獻(xiàn)、刻苦鉆研、一生奉獻(xiàn)在三尺講臺(tái)上的先進(jìn)事跡和優(yōu)秀個(gè)人等，同時(shí)檔案還保存著一代一代教師的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、科研成果、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等等，教師通過(guò)對(duì)本校檔案的學(xué)習(xí)即了解了本校的發(fā)展歷史又可以充實(shí)、提高自己思想覺(jué)悟，掌握更多的知識(shí)，更多的經(jīng)驗(yàn)，才能更好的完成高校教學(xué)任務(wù)，達(dá)到教書(shū)育人的目的，因此要發(fā)揮出檔案的教育功能，高校教師要定期不定期的學(xué)習(xí)本校檔案，發(fā)掘出有利于教學(xué)工作的信息資源，把檔案的教育功能充分發(fā)揮到教學(xué)活動(dòng)中去.

2.5 檔案管理向信息化、數(shù)字化大步邁進(jìn)

快速提升以科學(xué)、高效的檔案管理.作為重要信息資源的高校檔案．其價(jià)值越來(lái)越被社會(huì)所認(rèn)同，高校檔案開(kāi)放式的網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)日漸成為師生的渴求．高校檔案向信息化、智能化建設(shè)的步伐要加快，只有這樣才能盡可能的在檔案使用過(guò)程中降低時(shí)間，節(jié)約空間，避免出現(xiàn)差錯(cuò).如傳統(tǒng)的管理方法對(duì)學(xué)生的入學(xué)檔案、學(xué)籍管理、畢業(yè)、就業(yè)必須經(jīng)過(guò)“歸檔”后才能利用．現(xiàn)在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字電子檔案就能隨時(shí)查找掌握情況.因此檔案管理信息化、數(shù)字化是高校完善教學(xué)活動(dòng)，提高教學(xué)質(zhì)量的必由之路，

2.6 高校檔案隨時(shí)融入到教育教學(xué)活動(dòng)中去

高校教師在學(xué)生的教育教學(xué)中把檔案融入其中，是高校檔案教育功能的最好體現(xiàn)和利用，如對(duì)新入學(xué)學(xué)生，通過(guò)對(duì)本校檔案中學(xué)校發(fā)展史的學(xué)習(xí)，使師生對(duì)本校發(fā)展有著深刻的認(rèn)識(shí)和了解，從而提高新生對(duì)學(xué)校的熱愛(ài)，對(duì)歷年來(lái)模范教師的崇敬，同時(shí)也培養(yǎng)了新學(xué)生對(duì)所學(xué)學(xué)科更高的興趣和求知欲.高校檔案要融入教育教學(xué)的各個(gè)方面，所謂“溫故而知新”這樣才能讓師生對(duì)高校的各項(xiàng)工作都能了解，掌握，成為指導(dǎo)學(xué)習(xí)的第一手寶貴資料，即避免了教學(xué)過(guò)程中出現(xiàn)彎路，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題還能夠及時(shí)找到解決辦法，可謂一勞永逸.可以說(shuō)把高校檔案始終融入到教育教學(xué)中去，才能使教育功能發(fā)揮的淋漓至盡.

教育功能在高校檔案管理中充分發(fā)揮其作用，有利于高校教育、教學(xué)和管理工作的提高，有利于人才培養(yǎng)和學(xué)校建設(shè)發(fā)展，有利于高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展和完善.只有不間斷的挖掘高校檔案的教育功能，與時(shí)俱進(jìn)，才能使高校檔案管理工作更好的為教育教學(xué)活動(dòng)提供信息資源，也只有這樣才能充分發(fā)揮出檔案的教育功能.

〔1〕李殷青馮建和開(kāi)發(fā)高校檔案教育功能淺談[J].大眾文藝（理論）,2008（4）：77-78.

〔2〕陳一紅.提高高校檔案教育功能見(jiàn)解[J].辦公自動(dòng)化,2011（8）：18-19.

〔3〕盧麗明.信息時(shí)代民辦高校檔案管理[J].蘭臺(tái)世界,2008（5）：45-46.

〔4〕馮惠玲.檔案學(xué)概論[M].北京：巾國(guó)人民大學(xué)出版社, 2006.293.

〔5〕崔海莉“學(xué)高為師,身正為范”——上海師范大學(xué)檔案學(xué)系原主任丁光勛教授訪談[J].檔案管理,2011（7）：35.

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