探討高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題

王麗勇

（赤峰學院 辦公室，內蒙古 赤峰 024001）

探討高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題

王麗勇

（赤峰學院 辦公室，內蒙古 赤峰 024001）

檔案管理是一項重要工作，檔案詳細地記錄了個人及團隊的發展歷程，通過查閱、調閱檔案信息，不僅可以對個人及團隊的過往成績進行了解，還可以為未來的決策提供重要的經驗依據.而對于從事以教學、科研為主要業務的高校來說，其檔案管理的重要性更是不言而喻，尤其是隨著現代數字化技術的發展，海量的檔案信息充斥周圍，如何做好高校的檔案管理工作，并利用現代信息技術、數字化技術為高校檔案管理工作服務，已成為各大高校重點研究的主要課題之一，本文就高校檔案管理創新及檔案管理數字化的應用做幾點探討，希望能給有關人員帶來一些幫助和啟發.

檔案管理；數字化；高校；管理創新

1 我國高校檔案管理現行創新體制

高校的檔案管理是高校各項管理工作中的關鍵一環，對高校的教學、科研等工作的開展有著重要意義.因此，高校的檔案管理部門應該積極改革舊有的創新體制，發展靈活的現行創新體制，以提高我國高校檔案管理工作的效率和質量.

1.1 管理模式上的創新

在我國高校的檔案管理工作中，通常檔案管理部門只是歸屬于學校辦公室的一個分支部門，而不是一個獨立的部門，沒有各項制度的決策權，只有執行權力.隨著教育體制改革的推進，部分高校將作為學校辦公室分支部門的檔案管部門開始獨立出來，并給予獨立的決策權力，使得我國高校的檔案管理工作有了充分的主動權，檔案管理人員可以及時對工作中發現的漏洞進行決策處理，取得了很大進步.

1.2 思路上的創新

所謂思路上的創新是指要打破原有的陳舊觀念及管理思想，采用現代的管理觀念及思想，積極擴充檔案管理內容，采用多樣化的管理方式，全面的改善高校檔案管理體制.

1.2.1 觀念及思想創新

創新的關鍵在于打破常規，而打破常規的首要因素就是要改變原有的思維慣性，轉變舊有的觀念及思想，多角度、多側面的分析問題，并且要貫穿于整個創新過程.例如，高校的檔案管理不只是針對一些文字、表格、圖像等文檔信息的管理，也是對檔案管理人員的管理、對查閱檔案信息的來訪者的管理，要打破舊有的檔案管理觀念及思想，全面認識高效檔案管理工作，做好檔案信息的收集、整理、歸檔等傳統管理工作的同時，加強對檔案管理人員職責的管理、查閱檔案信息的來訪者的管理，務求照顧到檔案管理工作的方方面面.

1.2.2 管理內容創新

所謂管理內容創新是指不要拘泥于舊有的檔案類別、檔案編制體系等舊有內容的框架要求，要善于根據社會的實際情況、高校自身的實際情況，積極擴充檔案管理的內容，務求各類重要人物、事件等信息，都有明確的檔案記錄，以供日后查詢借鑒.

1.2.3 管理方式創新

一件事情的成敗很大程度上取決于對這件事情的管理方式，而因事情性質的不同而變革管理方式恰是事情成敗的關鍵.比如以前倡導的威嚴管理，主張領導者和決策者要樹立絕對的威嚴，因為只有絕對威嚴才能保證有足夠的執行力，才能確保每一項管理任務的落實.但是隨著現代社會的發展，人們越來越重視自身的尊嚴，普遍渴望能夠受到他人的尊敬，而此時如果在實行所謂的威嚴管理，很可能會引發員工的不滿，甚至產生抗拒心理，以致管理工作難以開展，因此，出現了所謂的人性化管理，在保留威嚴的同時，實行寬松的人性化訓導，活躍了氣氛，也不失執行力.

1.3 方法上的創新

這里所謂的方法創新，是指傳統的高校檔案管理工作主要以人力手抄為主，在信息技術快速發展的今天，尤其是數字化技術已經進入我們生活的今天，這種人力手抄的工作方式已明顯跟不上社會發展的步伐.利用現代信息技術、數字化技術，積極改革高校檔案管理方法，實現信息載體、信息傳輸、信息存儲等多方面的創新，對于提高檔案管理工作效率，增加檔案安全性等十分有益.

2 高校檔案管理數字化建設現狀

在現行的高校檔案管理創新體制下，我國高校檔案管理工作積極改革創新，引進現代的數字化技術，建設數字化的檔案管理平臺，取得了很大成績，但是由于開展時間尚短，依然存在一些不足.

2.1 檔案管理工作人員思想意識欠缺

雖然在現行的檔案管理體制下，檔案管理部門從學校辦公室分支里獨立出來，也搭建了現代的數字化檔案管理平臺，但是不少檔案管理工作人員依然停留在原先的思想水平，沒有主動決策的意識，認為只是換了個部門工作而已，其工作習慣和工作思維依然保持原狀，以致發揮不出檔案管理部門應有的主動性，搭建的數字化檔案管理平臺也沒有體現出應有的工作效率.

2.2 檔案管理工作人員缺乏專業的技能

由于信息技術、數字化技術都屬于新行的較為專業的技術，而高效內部管理檔案的工作人員大多數學歷較低，沒有接受過專業的信息技術、數字化技術培訓，缺乏相關的專業技能，導致不會操作，或操作不當，造成新建的數字化檔案管理平臺沒能發揮出應有的工作效率，或遺失檔案信息.

2.3 網絡安全隱患

建立數字化檔案管理平臺的目的是實現檔案信息的網絡共享，可以讓檔案信息通過網絡進行高速傳輸，但是目前的網絡環境依然缺乏有效的安全保障，近些年頻發的個人檔案信息泄露事件使得部分高校檔案管理部門甚為擔憂，心有顧忌而不敢開放高校內的數字化檔案管理平臺，以致限制了數字化檔案管理的發展應用.

3 加強高校檔案管理創新及數字化建設的措施

基于以上分析可知，加強高校檔案管理創新與加強檔案管理數字化建設，是我國高校檔案管理工作發展的必然.但是由于檔案管理工作改革興起的時間尚短，我國高校的檔案管理創新工作依然存在很多問題，尤其檔案管理的數字化問題，經本人多年的實踐總結，以及結合國內外各大高校的檔案管理工經驗，我們可以從以下幾方面加強措施.

3.1 開展講座，提高檔案管理工作人員的思想意識

各高校應該定期組織檔案管理工作人員參加講座，提高檔案管理工作人員的思想意識，認識檔案管理部門獨立出來的真正原因 (刪掉可以嗎)，樹立決策意識，以主人翁的姿態參與到檔案管理工作中去.

3.2 開設信息技術、數字化技術培訓班，提高工作技能

高校的行政部門或檔案管理部門應該開設信息技術、數字化技術的專業培訓班，提高檔案管理工作人員的工作技能，正確操作數字化檔案管理平臺，確保檔案管理的高效運行.

3.3 嚴打網絡犯罪，消除網絡安全隱患

國家立法部門應積極參與社會調查，制定針對網絡環境的完善法律法規，并嚴格依照制定的法律法規嚴打網絡犯罪，對蓄意攻擊檔案管理系統或盜取檔案信息的犯罪分子，要追究其刑事責任；同時，高校的檔案管理工作人員也要提高自身的網絡安全意識，增設高性能的軟、硬件防火墻，嚴格遵守檔案管理條例，依照規定正確操作數字化檔案管理平臺，確保將網絡安全隱患降到最低.

總之，高校的檔案管理工作是高校各項管理工作中重要一環，加強檔案管理工作中的管理創新，利用新興的信息技術、數字化技術，搭建數字化檔案管理平臺是高校檔案管理工作發展的必然.雖然，由于時間尚短，我國高校檔案管理工作依然存在很多的不足，但是只要我們積極面對，用于打破常規，敢于創新，那么我們就一定可以做好高校檔案管理創新工作，解決檔案管理數字化的難題.

〔1〕王穎.淺談高校檔案管理數字化[J].科教導刊(上旬刊),2011(05):192-193.

〔2〕劉小瑾.淺談檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].才智,2012(22):328.

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〔4〕趙華偉.淺談高校檔案管理創新思維[J].青年文學家,2011（02）:169.

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