高校畢業(yè)生檔案意識淺析

周毅

(常州工學院延陵學院,江蘇常州213002)

1 高校畢業(yè)生檔案的組成

高校畢業(yè)生檔案分為學籍檔案和人事檔案，兩者記錄的內容不同，作用也不同。

高校畢業(yè)生學籍檔案包含了學生的學籍卡、成績單、入學登記表、體檢表、獎懲記錄、各方面評語、黨團關系、畢業(yè)生登記表、就業(yè)派遣通知書、本人戶籍檔案等原始材料，以證明該學生的學習經歷，以及在德、智、體、美、勞等方面的情況。學籍檔案真實、詳盡、全面地反映了畢業(yè)生在校期間的學習狀況、政治思想面貌、品德行為、實踐能力以及個性特長，是大學生在校期間的履歷證明，為用人單位考察和選拔人才提供了重要依據。學籍檔案作為國家檔案事業(yè)的重要組成部分，對畢業(yè)生本人、用人單位和國家有著不可估量的作用。[1]

高校畢業(yè)生人事檔案是國家機構、社會組織和人事部門在人事管理活動中形成的，記錄了高校畢業(yè)生在校期間的經歷和表現以及實習工作經歷等方面的內容。高校畢業(yè)生人事檔案是由其學籍檔案轉化而來的，當畢業(yè)生簽訂就業(yè)協(xié)議后，學校將派發(fā)的報到證等材料放入畢業(yè)生學籍檔案中，以報到證為依據，將學籍檔案按一定程序轉交給畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門，如畢業(yè)生的就業(yè)單位不接受學籍檔案則可以交由委托的人才交流機構，如此，畢業(yè)生的學籍檔案便轉變?yōu)槿耸聶n案。

我國高校大學生畢業(yè)后的人事檔案實行的是統(tǒng)一領導、分級管理的模式。原則上，高校畢業(yè)生人事檔案的保管只能是具有人事檔案保管權限的單位的人事部門以及人才交流機構，其他未經授權的單位和個人不得管理。高校畢業(yè)生人事檔案作為畢業(yè)生信息的重要載體，是畢業(yè)生在參加考試(如碩士研究生入學考試、國家公務員考試)、職稱評定、出國政審等必不可少的證明材料，同時關系到畢業(yè)生工齡計算、享受社會福利等。

2 高校畢業(yè)生檔案意識概述

2.1 高校畢業(yè)生檔案意識現狀

在對一些應往屆高校畢業(yè)生的調查中發(fā)現，許多畢業(yè)生，甚至是已經參加工作一兩年的畢業(yè)生中，存在對個人檔案不甚了解和管理意識淡薄的問題，并且在認識方面存在較嚴重的誤區(qū)。在一項針對高校學生檔案意識的調查問卷[2]中，得出的統(tǒng)計數據特征顯示，約有89.6%的被調查者不知道《高等學校檔案管理辦法》，21%的學生不知道有大學生檔案，37%的學生表示從來沒有接觸過檔案知識或信息。對于檔案應具有的特征的多項選擇中(選項：原始性、準確性、權威性、憑證作用、參考作用、隱私性、真實性)，值得肯定的是學生選擇“真實性”的占85.8%，而對于“原始性”、“憑證作用”、“參考作用”則未過半數，61.3%的學生選擇“隱私性”則是混淆了檔案的“保密性”特征。

從高校學生檔案意識總體來看，突出表現：片面理解檔案，對個人人事檔案關心不足，并且“棄檔”現象較為嚴重?！皸墮n”是對檔案漠不關心，完全忽視檔案?！皸墮n族”較多的為以下四類人群：自費出國留學及辦理移民手續(xù)人員、非公有制單位打工人員、跳槽者和異地求職人員。由于高校畢業(yè)生在一段時間內工作不穩(wěn)定，以及一些用人單位不接收畢業(yè)生人事檔案等原因，使得許多畢業(yè)生成為“棄檔族”。

2.2 高校畢業(yè)生檔案意識薄弱原因

高校畢業(yè)生檔案意識薄弱的原因，從學生自身和外部原因來看，主要總結為以下四方面。

第一，高校檔案管理體制的原因。畢業(yè)生在辦理離校手續(xù)時，學校嚴禁畢業(yè)生或他人私自攜帶、領取檔案，檔案歸檔、管理、轉移的整個過程，學生都不能夠接觸到自己的檔案，使學生將檔案看做是神秘不可知的事物。因此，對于檔案工作服務的改革趨勢，可在允許的條件下，向學生提供查閱自己檔案或是公開檔案的內容，消除學生對檔案的神秘感。

第二，高校畢業(yè)生由于找工作而忽視了檔案的管理。較多畢業(yè)生認為托管手續(xù)麻煩、費用高，認為工作待遇和工作能力更重要，沒有意識到檔案的作用，也沒有意識到檔案是畢業(yè)生本人重要的社會信息。

第三，高校對檔案工作的宣傳和提供的信息不夠，對學生缺乏檔案基本知識教育。有些高校檔案服務工作做得不到位，對畢業(yè)生在辦理檔案工作時答疑解惑不耐心，服務被動、工作思想保守，不愿意與學生有過多地溝通和交流。

第四，計劃經濟體制下檔案管理方式帶來的影響很大。由于市場經濟就業(yè)方式更為靈活，而檔案管理改革較為緩慢，未能與快速發(fā)展的市場經濟完全契合，有些高校畢業(yè)生的思想還停留在傳統(tǒng)的“檔隨人走”的管理模式，認為檔案會由組織來落實。

因此，不論從內因或是外因來看，都需要加強高校畢業(yè)生檔案知識的教育，高校應承擔起檔案知識教育的責任。

高校畢業(yè)生普遍檔案意識薄弱，相關檔案知識匱乏，對于檔案和自身關系的認識不夠，但有近97%的被調查者希望學校能夠提供關于檔案知識的培訓[3]，反映了相當數量的高校畢業(yè)生即使不清楚檔案的作用和意義，也非常渴求能夠對檔案知識進行學習和了解。

2.3 高校畢業(yè)生缺乏檔案意識的后果

在現行的人事檔案管理制度下，畢業(yè)生尤其要重視個人的檔案問題。雖然人才流動頻繁，檔案的決定性特點有所弱化，但在畢業(yè)生以后的職稱評定、政審環(huán)節(jié)以及國家推行的一些福利政策的享受，如養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、醫(yī)療保險等方面，仍需用到人事檔案。

畢業(yè)生檔案意識薄弱，對于學籍檔案和人事檔案的區(qū)別認識不清，有些畢業(yè)生認為檔案留校沒什么影響。但是，如將檔案留校，則畢業(yè)生檔案性質仍然是學籍檔案，檔案留校不僅會給高校學生檔案管理工作帶來不便，而且會使檔案失去應有的作用。

對高校畢業(yè)生的調查發(fā)現，有近半的畢業(yè)生不了解或較少關注檔案對個人的重要性，不知道自己的檔案在哪，沒有意識到檔案問題沒有處理好可能會帶來的麻煩，僅有少部分畢業(yè)生對檔案的作用有所認識。大部分畢業(yè)生不知道畢業(yè)后檔案該如何管理，有部分畢業(yè)生認為“用人單位不看檔案，只看個人的技術能力，找工作帶上簡歷、證件就可以了”。在對已就業(yè)的畢業(yè)生的調查中發(fā)現，有近4成為“棄檔族”，還有較多的畢業(yè)生認為等到需要的時候再辦理。整體來看，畢業(yè)生對于其檔案不了解、不關心，或者不了解檔案的作用及保管方式。畢業(yè)離校之時，到人才交流中心辦理檔案手續(xù)和咨詢的高校畢業(yè)生不在少數，有相當多的畢業(yè)生認為只要辦理好檔案托管即可，卻不懂得檔案托管的維護，導致數量龐大的畢業(yè)生檔案長期“酣睡”，甚至還有少數畢業(yè)生自己保存檔案。

“棄檔”會在一些與檔案相關的人事、勞動、社會保障服務等方面造成影響。有些畢業(yè)生沒有將檔案提交到單位，也沒轉入相應的人才服務中心，在評職稱時會因手續(xù)不全而影響評定，或者即使畢業(yè)后將檔案交由人才服務中心保管，但由于沒有及時辦理就業(yè)手續(xù)，在調轉工作時也會受到影響。很多畢業(yè)生在找到工作后，沒有及時辦理參加工作的相關手續(xù)，學籍檔案未能轉為人事檔案，導致其身份在幾年后仍是學生，影響工作的轉正定級、工齡和退休金的計算。對于出國留學人員，如果沒有妥善存放人事檔案，可能會被當成“無業(yè)人員”，社會保險年限就會出現斷檔，影響其應當享受的社會保險待遇。對于購買房屋的畢業(yè)生，在辦理銀行貸款手續(xù)時也會因檔案沒有及時轉出轉入、妥善放置等問題而受到影響。另外，畢業(yè)生對于檔案遷入政策的不了解也會對其在調動工作、戶口遷移等方面造成影響。

3 高校畢業(yè)生檔案知識教育的意義和實施途徑

3.1 高校畢業(yè)生檔案知識教育的意義

畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生過往經歷的有效證明，直接關系其切身利益。畢業(yè)生檔案記錄了畢業(yè)生整個學生生涯的經歷，是學校管理的重要方面，為高校評估在校生提供了重要依據，可以使用人單位快速了解學生的情況，為國家提供高素質人才檔案的原始信息，有利于建立健全國家公民檔案管理信息系統(tǒng)。高校畢業(yè)生檔案的意義主要體現在對國家、用人單位和畢業(yè)生個人三方面。

首先，高校畢業(yè)生作為國家人才的重要組成部分，其人事檔案是國家了解畢業(yè)生就業(yè)情況、工作經歷等信息的重要手段，便于國家制定教育方針和政策、人才發(fā)展策略，做好就業(yè)工作以及培養(yǎng)人才規(guī)格等方面的宏觀調控。

其次，對用人單位而言，高校畢業(yè)生檔案具有無可替代的作用。人事檔案反映的畢業(yè)生學習及工作經歷、思想道德等重要內容有利于企業(yè)掌握畢業(yè)生基本信息，發(fā)現、選拔和分配合適的人才，做到人盡其用。同時，對于畢業(yè)生基本信息的掌握，便于用人單位制定合理的人力資源戰(zhàn)略，在招聘過程中更具針對性，有利于組織安排合理的人才培訓與發(fā)展體系。在國家公務員的報考與招錄過程中，審查高校畢業(yè)生檔案是必不可少的環(huán)節(jié)。

第三，對高校畢業(yè)生而言，就業(yè)、干部身份的取得、工作考核、應享受的福利待遇等都與其切身利益息息相關。因此，檔案在維護高校畢業(yè)生合法權益方面有重要的意義，應當受到畢業(yè)生的高度重視。

3.2 高校畢業(yè)生檔案知識教育的實施途徑

高校畢業(yè)生檔案意識淡薄、檔案知識欠缺主要有兩方面原因：內部原因是高校畢業(yè)生自身對檔案重要性缺乏認識；外部原因是檔案管理部門和高校對于檔案知識的宣傳與教育工作不足。檔案知識的培訓是幫助高校畢業(yè)生了解和認識檔案的重要性、提升檔案意識和管理個人檔案的重要手段，加強畢業(yè)生檔案知識培訓，提高畢業(yè)生檔案管理意識是高校的職責。

1)提高學生檔案管理意識。加強高校畢業(yè)生檔案知識教育，應從提高學生檔案管理意識入手，有針對性地開展檔案知識專題講座，幫助學生充分了解檔案與自身利益的關系，也可通過案例介紹、參觀檔案室等，使畢業(yè)生理解檔案的作用和意義，提高學生管理檔案的意識。

2)改變檔案部門服務方式。檔案管理工作在查閱和審查方面有著嚴格的程序及手續(xù)，確保了檔案的完整性和保密性，卻忽略了檔案的使用者，使檔案被廣大的學生群體認為是神秘的、未知的，阻礙了檔案宣傳教育工作的開展。對高校畢業(yè)生學籍檔案派遣和人事檔案辦理事項，檔案部門應提供良好的服務，消除畢業(yè)生對檔案的神秘感，增強檔案部門服務的主動性，及時公布檔案相關信息，積極關注畢業(yè)生檔案的轉投去向，做好畢業(yè)生離校后的后續(xù)檔案管理、咨詢、答疑等工作。

3)多渠道提供檔案知識。除了增強畢業(yè)生檔案意識和開展檔案服務工作外，高校還應通過多渠道提供檔案知識，如開展專題講座、就業(yè)指導、班主任工作，印發(fā)檔案知識手冊，開展檔案知識競賽，舉辦展覽等，選取與生活、學習、工作相關的檔案信息，使學生能夠直接有效地感受到檔案的作用，指導畢業(yè)生學會具體的檔案收集、整理、保存、利用的方法。

加強高校畢業(yè)生檔案知識教育，除了對國家、用人單位有著重要的作用和意義，關系到高校畢業(yè)生的切身利益之外，還能夠在很大程度上幫助畢業(yè)生快速適應從學生到社會工作者的角色轉換，提高畢業(yè)生的職業(yè)意識。