高校就業評估與檔案管理

尹恒寧

（揚州職業大學，江蘇 揚州 225009）

就業評估是省教育廳對高校就業工作進行檢查的一種手段，也是對高校實行監督和考核的主要形式。就業評估加速了高校畢業生就業工作的改革速度，提高就業質量，檔案材料是否完整是一所學校能否達優的重要依據，直接影響就業評估的結果。因此，高校檔案與就業評估有著密不可分的關系，各高校應加強領導，增強檔案管理意識，建立完善的檔案管理制度，明確歸檔范圍和要求，加速推進檔案管理的信息化進程，切實提高檔案管理水平，確保檔案在評估過程中發揮更好的作用。

一 高校檔案對就業評估的影響

“就業評估檔案”是各高校根據教育廳印發的《普通高等學校就業工作水平評估方案》，以學校各類原始檔案為基礎，按照評估指標的要求，進行系統整理加工補充匯編而成的檔案，它與高校檔案各門類的關系是相互交叉和包容的，就業水平評估是對高校以畢業生就業工作為中心開展的全面檢查，檔案是學校在各項工作活動中形成的歷史記錄，客觀地反映了學校的發展變化。因此，學校各類檔案的科學、規范、齊全的管理是建立優質評估檔案的重要前提和保證。目前，各高校都把迎接就業評估工作當做頭等大事來抓，并以此為契機來推動學校的改革與發展，真正達到“以評促建、評建結合、重在建設”的目的，全面提升學校的就業質量。

（一）高校檔案是就業評估的基礎和依據

高校就業評估與檔案管理是一種相互聯系、相互依存、相互促進的辯證關系，檔案是在平時工作中逐漸積累整理起來的原始材料，是最真實的記錄、最直接的再現，具有權威性的作用，有著其它資料不可替代的功然和作用，是令評估專家信服的第一手資料。評估需要檔案，如果沒有檔案作為依據，任憑高校領導怎樣雄辯，評估專家也不能憑空相信，難以科學地對高校進行總結。評估專家獲取受評高校信息的途徑主要有兩條。一是獲取按評估指標體系整理、匯編的背景材料和支撐材料，這些材料大多來自檔案。二是通過調查訪問、現場聽課、聽取匯報、民意測評等形式直接收集評估信息，但由于受時間、人為因素的影響，此種途徑獲得的信息可能只是反映局部，暫時的表面現象，因此高校檔案仍然是評估專家對受評高校作出符合實際評價的原始依據。專家組大部分時間在審閱自評報告和查閱各種檔案資料，初步了解學校情況，然后通過實地查看、就業網絡操作演示、個別訪談、查閱問卷調查、測試、召開座談會等形式，對就業工作進行全面細致的了解和分析，最后作出定論。無論評估工作的程序、組織機構、指標體系如何確定，最終都將憑借大量的檔案材料，形成對一個高校客觀全面的評價，否則評估工作就會成為無源之水、無本之木而無法進行，那么就會影響評估結果。

（二）檔案在就業評估中發揮重要作用

檔案是在評估中不可缺少的依據和參考資料，它是我們了解過去，預測未來，從中尋求學校發展的過程和規律，做出科學決策的可靠依據，在評估中的重要作用是任何其他資料都不可替代的，高校評估結果直接關系到一個高校的前途和命運，也影響到廣大高校師生員工的切身利益，而影響高校評估結果的最直接因素就是高校檔案，就業評估過程中，由于評估專家組對被評高校各方面情況考察的時間十分有限，要想全面了解學校就業工作的動態運行情況，需要查閱大量的檔案資料。事實上，無論是什么形式的評估，都需要從大量的統計報表、數據、文字說明和其他載體的檔案資料中考察一所學校就業工作開展情況，就業工作的指導思想，就業管理人員的學歷層次，畢業生就業工作制度是否健全，就業經費的投入，就業工作設施的投入，就業指導工作的開展情況等等，高校檔案在評估中的表現既有助于檢閱高校檔案工作的成就，更便于及時發現檔案工作的不足，從而推動檔案管理相關制度的完善，促進檔案管理工作。高校檔案因其獨有的真實性、系統性而成為評估專家了解學校各方面辦學情況的依據，是全面展示學校工作與就業特色的信息窗口，是高校建設和發展的歷史見證，對于受評單位的工作起了重要的支撐和驗證作用，同時也是衡量學校就業質量和管理水平的一個重要標志。因此，收集齊全完整、整理科學規范的檔案資料是開展各種評估工作的基礎，是評估專家系統準確了解學校各項工作，進而對學校作出科學、合理的評估所必不可少的依據。如果沒有完整的就業檔案管理體系，要對一個高校作出客觀、公證、全面的評估是不可能的，換言之，要使學校順利通過專家組的評估，檔案工作規范化管理起了重要的作用。

二 就業評估工作促進高校檔案事業的發展

經濟的全球化，必將引起教育和文化的國際化，為使我國高等教育培養出既適應我國又適應全球經濟發展所需用的人才，我國采取了一系列措施，提高辦學質量和辦學效果，很抓就業質量，高校評估結果直接關系到一個高校的前途和命運，也影響到廣大高校師生員工的切身利益，而影響高校評估結果的最直接因素就是高校檔案。省教育廳主管部門對各高校就業工作進行了宏觀管理和指導，定期對高等學校就業工作進行評估，使高校檔案工作必將得到進一步的推動和發展。因為，高校就業工作水平評估，需要并依據大量的檔案材料，省教育廳還將實行不定期評估制度，這些工作無疑還要依據檔案，離不開檔案工作的有力支持，就業評估有利于提高各高校員工的檔案管理意識，進一步規范檔案管理，推動了檔案信息化的進程。

（一）以就業評估為契機加強學校檔案管理

在迎接評估的過程中，檔案資料是否完整直接影響著評估的結果，受評高校無一不把評估中的檔案建設作為一項重要工作來抓，打破了平時檔案工作游移于高校其它管理工作邊緣的局面，增強了檔案工作的管理職能，使高校檔案工作成為統領學校內部其它管理工作的主導力量，檔案工作管理職能與服務職能的建立，使高校的檔案機構名符其實地成為高校檔案信息的管理與服務中心，履行了高校檔案工作管理和服務的雙重職能。就業評估過程中，有些平時不易發現的問題，往往在這時會容易暴露出來，學校會明確檔案資料收集、整理、保管的責任人，嚴格按標準進行歸檔，檔案在評估過程中的全面亮相凸顯出了特殊的地位和重要作用，使高校各級領導開始重新審視檔案的價值，重新認識和理解“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一”。進一步明確各級各類人員的任務和職責，并將個人工作同評估結果掛鉤，學校就業部門強化檔案管理意識，積極做好檔案及時歸檔工作，加大檔案建設投入，購置就業專用計算機、打印機、掃描儀、復印機、存儲器、檔案盒和檔案柜以及相應的網絡設施等硬件設施，檔案數據庫、網絡服務平臺等基礎軟件設施，以便于原始材料完整地存放和查找，許多高校在就業評估中直接修正了以往對檔案“無足輕重”的思想認識偏差，已將檔案工作列入學校整體發展規劃，建立檔案立卷歸檔制度，檔案人員職責范圍、考核制度、檔案的保管制度、借閱制度，各種檔案材料的歸檔范圍和保管期限等，并對檔案管理者明確“以評促管”就是要通過評估來更新學校的檔案管理觀念，提高管理水平，就業水平評估是對學校辦學條件、特色、風格的評價，也是對就業部門管理水平和就業人員的就業工作水平的檢驗，通過就業評估，許多檔案管理工作中的不力之處可以被發現，評估中所暴露出來的檔案管理工作上的問題，給出了相關修改建議，從而為高校教學檔案管理工作的進一步完善指明了方向。檔案工作是學校管理工作的重要組成部分，檔案是就業水平評估材料準備的基礎，評估工作對評估材料針對性、層次性、原始性、真實性的要求反過來又對學校的檔案管理工作提出了更高的要求。

（二）就業評估加快高校檔案的信息化進程

目前高校檔案大部分呈現的是傳統手工管理模式，與信息時代的高等教育的發展不相適應，無法滿足時代賦予檔案工作的需求，特別是高校評估工作，要求快捷地、有效地、準確地檢索、調取所需要的檔案信息。因此，省教育廳指出：“緊跟時代要求，注重就業工作概念的更新”。開拓創新，豐富存儲信息，增加存儲量，使檔案信息資源配置更加合理，提高檔案信息利用的實效性，使檔案信息發揮最大的效益。信息收集方面，改變傳統的手工操作為電子文件，變被動工作為主動工作，利用先進的設備、科學的方法和手段通過網絡進行信息采集與核對，各部門隨時將重要電子文件通過網絡發送到檔案部門，積極建立比較完備的檔案信息數據庫，提高計算機對檔案信息采集、著錄、檢索、傳輸、服務的工作力度，以及充分利用校園網環境，將檔案管理系統同辦公自動化管理融為一體，以實現資源存儲數字化、傳遞網絡化、管理自動化、服務遠程化，提高信息采集、傳輸和服務的效能。通過建立開放式的檔案資源信息庫，充分利用計算機網絡，實現資源共享以及網上匯編資源的傳送，變靜態管理為動態管理，根據用戶層級不同，設置用戶訪問權限，使高校檔案管理系統成為相對安全的有選擇的開放系統，使畢業生方便查詢自己的檔案信，對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應及時數字化，加工成電子檔案保管，應用數字圖像技術、多媒體技術和數據庫等信息技術手段對檔案數據資料進行數字化處理，將紙質文件、照片、底片、圖紙、音像等檔案信息轉換為數字化形式存儲到計算機存儲介質中，采取切實有效的技術手段，如數據加密、限制使用范圍、建立數據備份、制作只讀光盤等安全措施，確保檔案信息資源的安全。另外，還要根據社會的需求動態及學校各層次的檔案信息需求，及時做一些預測、調研。

三 結 語

檔案管理與就業評估有著密不可分的關系，檔案不僅把學校所做的各項工作系統而準確地再現在評估匯報材料中，為評估贏得時間，有效地解決實際問題，把學校工作的一個個閃光點展現在專家組面前，在短時間內有力地證明學校各項工作匯報的真實性、客觀性。所以檔案既是學校評估改革和發展不可缺少的基礎和前提條件，也是學校長期以來積累的寶貴財富，就業評估工作將有力地推動高校檔案事業的發展。

[1]張桂蘭.高校檔案工作與本科教學工作水平評估[J].北京檔案,2008,(3):38-39.

[2]王立新.淺議高校檔案管理在高校評估中的作用[J].科技創新導報,2012,(4):36.