關于工程建設資料全面有效管控的思考

桑利軍

河南工業大學（450000）

關于工程建設資料全面有效管控的思考

桑利軍

河南工業大學（450000）

這里對工程建設資料存在的問題進行分析，提出實行規范化管理和全面有效控制的思考。

工程資料；問題分析；有效控制

經濟建設的快速發展，為建筑行業開創了廣闊的發展前景。一座座高樓大廈——生活小區、學校、醫院、商店、體育館、文化館等設施如雨后春筍般拔地而起，極大地滿足了人們生活、學習、工作、文化、娛樂的需求，也提高了廣大人民群眾的生活水平。

然而，任何一個行業的快速發展，都不可避免地出現這樣或那樣的問題，建筑行業同樣如此。作為一名從事工程建設管理的工作人員，筆者多年來參與了大大小小十幾個建設工程項目。長期的工作實踐，使我深切感受到建筑行業日新月異的發展和變化，也清楚地認識到在行業突飛猛進發展的過程中，應與其發展相適應的工程管理水平卻相對滯后，由此所引發的工程延期、成本增加、資金浪費乃至工程安全等問題時有發生。百年大計質量為先。工程質量與人民群眾的生活息息相關，一項優質的建設工程必須以嚴謹態度、科學高效、嚴格規范管理為基礎。

下面結合筆者的工作經驗，著重對建設工程管理中十分重要又容易被忽視的——工程資料管理工作所出現問題進行深入分析，并闡述其在工程建設中的重要性和迫切性。

工程建設資料是隨著工程的立項、設計、施工、監理和竣工驗收等活動的進行逐步積累形成的，它客觀反映和真實記錄了建設活動的整個過程。完整、準確、系統、規范的工程資料也是建設工程今后管理、維護、改建或擴建的重要依據。因此，必須對工程資料的收集、整編、審核、驗收等工作實行嚴格規范的管理和全面有效的控制。

1 對工程資料規范化管理過程常見問題的分析

1.1管理不到位，導致資料缺乏完整性和真實性

每一個建設工程項目都須經歷立項、勘探、規劃、設計、施工、竣工驗收、結算等漫長的過程，少則一兩年、多則三五年，甚至更長的時間。在這個過程中積累形成的資料則涵蓋了項目申請報告、可行性研究報告、地質勘探報告、上級批復文件、規劃設計圖紙、招投標文件、合同、預算、施工管理、竣工驗收以及竣工圖紙等各個階段的原始資料，涉及到建設、設計、施工、監理等不同的參建單位和各個專業技術和管理人員。由此可見，工程資料的收集、整理、編制是一項內容復雜、文件種類繁多、數量巨大且要求規范、嚴格、準確、細致的龐大的系統工程。

在實際工作中，一些參建單位卻往往把工作重點放在抓工程進度和趕工期上，忽視了工程資料的管理。工程資料管理制度的執行與落實、人員的配備等環節不夠到位，如無專職和專業的資料管理人員，且相關人員更換頻繁，工程資料交接不及時，甚至不按規定進行交接,出現管理上的失控和真空，造成工程資料的缺失。等到工程竣工驗收時，再臨時突擊整理資料。例如，某個建設工程項目在進行結算前，工程項目負責人四處請人幫助，推薦和介紹工程資料管理人員，要求在規定的時間內盡快完成工程資料的收集、整理、編制等工作，并承諾給予高額回報。經過了解，該工程項目施工單位自認為工程規模不算太大，因此從工程籌備、開工、施工到竣工的過程中始終沒有配備工程資料管理人員，到了工程竣工結算時，才急于尋找資料管理人員，應付差事，以求工程結算之需。結果送審的工程竣工結算資料中，關鍵的技術資料不齊全。技術變更、現場簽證等資料與工程建設實際情況嚴重不符，施工日志等原始資料缺失，竣工圖沒有顯示出設計變更的真實狀況等等。因此，該施工單位報送的竣工結算資料幾次被相關部門退回，進行重新修訂、補充和整改……如此形成的檔案資料無疑是缺乏完整性和真實性的,它即不能真實反映工程的實際情況，也不能使工程的驗收、結算工作順利進行。

1.2 工程資料管理人員專業素質不高,影響資料的的規范性

工程資料的收集、整理、編制、歸檔有其遵循的原則、標準、規范和要求，相關人員不僅要熟知《檔案管理辦法》、《建設工程文件歸檔整理規范》等專業的檔案知識,還應具備一定的專業技術能力，以負責任的工作態度參與整個工程建設活動，才能編制出具有規范性、完整性、真實性的高質量、高標準的工程資料。

但由于檔案管理意識的薄弱，管理隊伍的不穩定，加之檔案管理人員缺乏基本的管理和業務素質，在資料的收集、整理、編制、立卷中出現許多不規范、不統一、不合理等現象。

1）工程準備階段文件不按規定使用原件，且無發文單位加蓋的公章。所發文件的紙張、規格不符合規范要求。這樣勢必會造成二次返工、重新整理，以致于浪費不必要的人力和物力。

2）施工過程中設計變更單、現場簽證單、技術核定單等資料不按照要求加蓋參建單位印章或相關負責人簽字不全；變更單編號與工程資料編號不一致。這類資料是將來的工程結算依據，牽涉到工程造價，若簽字蓋章不全，在工程結算時將被認為是無效的結算資料而不能作為結算依據，這樣肯定會給施工單位帶來巨大的經濟損失。另外，簽字蓋章若不及時處理而采用事后補簽完善的方式，由于人員變動大，時過境遷，從而導致簽證內容與實際不符。

3）原始記錄書寫不規范、潦草、出現錯別字等，使用鉛筆或圓珠筆，而非要求的碳素墨水或藍黑墨水。鉛筆和圓珠筆字跡隨著時間的推移會出現褪色、模糊不清的現象，不能長期保存，因此不能在需要存檔的工程資料上應用。

4）原件缺失，以復印件頂替。按照建筑行業相關規定，需要存檔和備案的資料必須要以原件為準，若以復印件頂替即違反相關規定。

5）竣工圖不按規定進行編制。設計、技術變更部分未在圖中標注或標注不完整。工程竣工圖紙不僅是結算的依據，而且也是將來工程更新、維修、改造的基礎資料，是十分重要的一項竣工資料。有些施工單位在提交竣工圖紙時僅僅是在原來的施工圖上加蓋竣工圖章，而不把相應的設計變更和新增內容標注在相應的位置，這樣會為以后的工作帶來很大麻煩。

2 對工程資料實行規范化管理和全面有效控制的思考

2.1 增強管理意識，強化管理措施、規章制度和用人政策的有效管控

參建各方必須充分認識到，工程資料管理與工程進度、工程質量管理在工程建設中具有同樣重要的意義，是一項不可忽視、不可缺少的重要的管理工作。應從項目建設初期即制定行之有效措施，明確工作職責，注重相關措施的執行與落實，摒棄在用人上的隨意性、隨機性等不嚴謹的做法，配備符合專業要求、細心、耐心、有責任心的資料管理員；同時要適時做好專業知識和職業技能的培訓和教育工作，確保相關管理人員的穩定性，為工程資料的規范化管理奠定基礎，實現對規章制度和用人政策的有效管控。

2.2 對工程資料收集、整理等進行全過程的有效管控

參建單位須做到資料的收集整編與工程建設同步進行，嚴格落實工程資料編制“三同步”的原則，即工程立項開工與資料收集同步、工程施工過程與竣工資料形成同步、工程完工驗收與竣工資料驗收同步。配合工程進度定期對每一階段資料的收集、整理情況進行檢查、審核，對出現的資料不完整、不真實、不統一、不規范等現象及時發現、認真整改，并使該項工作制度化，對工程資料的收集、整理、立卷等每個環節實行全過程的有效管控。

工程資料管理人員要直接參與工程立項、設計、施工到竣工驗收等全過程。根據工程的進展情況，每完成一個階段，工程資料按照專業、時間等規范要求收集、整理一個階段。同時，認真審核資料是否完整、分類和編排是否合理，防止資料的缺失，確保形成的工程資料符合規范化的要求。

施工現場資料和監理資料是工程建設資料中非常重要的兩個環節，這兩類資料的整理者是施工單位和監理單位。筆者重點闡述一下建設單位資料管理人員如何加強對施工單位和監理單位的資料管理。

1）建設單位應在相關合同中約定工程資料保證金制度。針對目前施工單位及監理單位在資料整理及移交方面存在的問題，建設單位可以在合同中約定從工程款中預留一定的數額作為工程資料保證金，待工程竣工結算完成后再返還，這樣可以督促施工單位和監理單位對工程資料進行規范化管理,確保其移交的資料能真實有效地反映施工過程。

2）賦予工程資料管理人員一定的權利。責任和權利是相輔相成的，因此賦予工程資料管理人員一定的權利也是非常重要的。例如，如何從施工開始就對資料進行規范化整理,杜絕工程資料造假、與工程進度相比嚴重滯后的現象發生。筆者認為，可以與工程款支付聯系起來，工程款支付要參考資料管理人員的意見,需經過管理人員的認可后才能支付，這樣才能使施工和監理單位重視工程資料的收集和整理。

3）建設單位應制定規范的資料管理模板。一個大的建設項目的施工會由不同的施工和監理單位參建，各個單位整理和裝訂工程資料的模式形式各異，不可能統一，在這種情況下建設單位應根據自身的存檔要求制定統一的模板，讓參建單位作為參考，避免二次返工。

2.3 對工程資料移交、審核、驗收的有效管控

作為工程資料管理過程的一個重要環節——資料的移交、驗收，也須實施有效的管控。

參建單位應建立嚴格的工程資料交接、審核制度，對移交的工程資料必須嚴格把關。工程管理人員會同檔案管理人員應高標準、嚴要求，依據《建設工程文件歸檔整理規范》及合同相關條文，認真審核資料內容是否完整統一，數據是否準確，文件整理、歸類、書寫、立卷是否規范，竣工圖編制是否符合要求，移交的電子版資料是否與紙質資料相符合等。經審核工程資料符合規范要求，建設單位及參建單位相關領導及管理人員在移交清單上簽字、蓋章,然后接收、歸檔。

2.4 采用智能化管理，以提高工程建設資料的編制、歸檔、查閱的效率

目前，傳統的資料管理還是以人工存檔、計算機制表、復印機復印、手工填寫等方式為主，這樣不僅需要非常大的儲存空間、消耗大量紙張，還不利于資料的查閱和檢索。因此采取一種方便快捷的智能化管理軟件就顯得非常重要。目前，市場上已經研究開發出各種各樣的檔案智能化管理軟件，供選擇的范圍也非常廣泛。

工程資料的規范性、真實性、完整性、系統性決定了它的重要性，其重要性決定了它全過程有效管控的必要性、現實性和迫切性。只有做到了工程資料管理過程的有效管控，才能編制準確、規范的工程資料，并充分發揮它的科學和依據作用。