房產檔案數字掃描操作程序規范化探索

孫慶萍

（鎮江市房產登記管理中心，江蘇鎮江 212000）

0 引言

房產檔案的數字化掃描工作千頭萬緒，比較繁瑣。有時幾件工作需要同時集中處理，如果每項工作沒有一定的規范性，那么就比較容易在具體操作時變得混亂、沒有頭緒。通過對最近提出的有關規范化工作流程的思考，筆者將平常的工作歸納總結為以下幾點。

1 掛失和查封等資料的接收與掃描

（1）掛失和注銷掛失的資料是由接待部移交的。其中掛失資料需要掃描，注銷掛失的資料一般情況下不掃描，只有特殊情況（如有遺失補證異議申請書等等）才掃描。掃描掛失資料時要做到3點：①要仔細核對被掛失房屋的丘權號、產權人姓名及所有權證號這些基本信息；②在掃描時要保證資料的完整性和圖像的清晰準確；③有部分掛失房屋的檔案是比較老的案子，這些老案子在過去掃描中，由于客觀原因會出現電子檔案丟失的情況，發生這種情況要及時補掃描。接收的掛失和注銷掛失資料都要進行記錄，以便于以后的查詢和檢查。（2）查封、解封、協助執行通知書及注銷權證的資料，是由法規科移交過來的。這些不同的資料都有不同的操作規范，在工作中要注意總結歸納。掃描時要嚴格按照規范的要求來執行。筆者將其歸納為4點：①所有的資料在掃描時都要核對房屋的產權人姓名、所有權證號及房屋坐落四項信息，確保掃描的準確無誤及完整清晰。②有關法院行政判決書的規定，這些資料的除了要掃描存檔，還要在審核表（一）上加蓋銷字章，進行電子檔案的覆蓋。③先查封許可證，后允許發證。解封是產權案的，把相關資料掃描至產權案。裝訂時，要裝在許可證內，并在產權案中注明。④和掛失一樣，如果在查封中發現沒有圖像的檔案要及時補掃描。法院查封、解封及協助執行的資料相當重要，對于其在掃描和裝檔的過程中要仔細核對，按照上面的規范認真地去完成。

2 修改案的接收與掃描規范

已經歸檔的檔案，在一般情況下是不能修改的。但由于房產檔案的復雜性，在前期的各個環節中難免會出現一些問題。這就涉及到可能會對已歸檔的案子進行修改。為了保證檔案管理的嚴格性和保密性，對檔案修改這塊進行了規范化的要求。

檔案的修改在方式上分為2類：一種是只在原檔案基礎上進行修改，這種修改是對電子檔案進行覆蓋；另一種是對原檔案進行替換、添加和抽出等操作，就需要對電子檔案與實物檔案都進行修改。

針對上述的2種情況，鎮江市房產登記管理中心專門設計了檔案信息維護聯系單，內容包括各業務科室對某些檔案資料信息的修改，和對資料的添加以及替換等（見表1）。采用規范化的工作要求，對修改檔案的原因與時間可以有直觀的了解。有利于提高工作效率，也有利于發現工作中的問題，通過不斷的總結和歸納，減少及避免問題，保證工作在規范化的流程中有序的進行。

表1 聯系單示例

3 工作中的疑難問題，用規范化方式解決

每項工作中都會出現棘手的問題，這些疑難問題需要工作人員憑經驗去分析，找到解決的方法。當然，解決問題也是需要一套規范化的方法，有步驟的進行。而不是毫無章法的胡亂去想，那樣既解決不了問題，還耽誤了時間，影響了工作。

在工作中筆者發現，少數案子會出現調閱不到電子檔案的情況。而這些案子可按掃描時間分為2類：一類是掃描時間在2004年以前的；另一類是2004年以后的掃描的。2004年以前的是還未分戶立卷的檔案，稱為老案子。老案子出現沒有電子檔案的情況較多，因為當時的掃描采用的是自己錄入的方式，難免會出現缺失的情況，對于這些老案子只要補掃描就行了。2004年后分戶立卷的新案子是通過點擊信息條目進行掃描的，出現這種情況的較少。但只要發現了問題，都應該不斷分析總結，用規范化的方式解決問題。

通過對新案子沒有電子檔案的情況進行分析，總結出以下幾種可能：（1）電子信息條目有誤，造成檔案無信息的現象。有些信息的權證號會出現一些錯誤，從而調不到電子檔案，可以用坐落或產權人姓名進行調閱，并把錯誤的丘權號改正過來既可。（2）如果用坐落和姓名仍未調閱到信息，就在掃描的流程中檢查該信息是否沒被點擊，就是未對信息條目進行保存，也會造成調不到電子信息。這種情況只要將此信息條目進行點擊保存就行了。（3）信息丟失現象，致使無法調閱電子檔，這是由系統原因造成的，目前由向信息中心提供此類檔案的案件編號、丘號等相關內容，由信息中心查明原因，從根本上解決這類問題。（4）信息被移到拆除系統中，此情況是近期才發現的。對沒有電子檔案的，都會調閱實物檔案查看，發現整幢樓房中某一戶的電子信息發生丟失，最有可能被移到拆除庫中。會與其他部門進行溝通，確認此房屋是否已被拆除，如果沒有就需從拆除庫中恢復。用規范化的方法解決工作中的問題，條分縷析、既有利于發現新的情況，也能對工作有全面性的了解，增加了解決問題的能力。

4 權限使用的規范化管理

工作權限的使用，需要嚴格的規范化管理。房產檔案不同于其他檔案，是一項保密性很強的檔案。在檔案中心工作會經常接觸到檔案，不管是電子檔案還是實物檔案，在利用時都要做到合法、合理。

每個人的電腦都要設置用戶名和密碼，個人的權限、工號和密碼都要自己保管好，不要隨意泄露。房產檔案是重要的資料，對產權人而言也具有隱私性，所以在工作中一定要對每一份案子負責，嚴格按規定操作。在掃描時，要保證每份檔案資料的完整性，不遺留一張紙片在手上。在調閱檔案時要有相應的記錄，誰在何時調閱了那一份檔案，都要有詳細的記錄，并且能夠查的到。

同時，要提高自身的覺悟。工作時打開的程序和系統，當人離開電腦時一定要隨時關閉。自覺主動的遵守權限使用的規定，在有效地利用檔案的同時，做好檔案的保密工作。

上面提到的幾點，是在工作中采用規范化方法的部分總結。當然，還有很多方面沒有提到。必須認識到，工作中如果沒有一套規范標準，會比較容易混亂，不便于管理。規范化的工作流程，可以使各項工作條理分明，大大提高了工作效率，減少錯誤的發生。