國防科技查新質量優化策略研究

王瑛++王敏芳

〔摘 要〕國防科技查新的目的是為國防科研項目的立項、鑒定、成果報獎、專利申請等的新穎性評價提供理論參考依據，因此，國防科技查新報告必須客觀、公正、準確地反映委托查新項目的真實情況。本文從規范國防科技查新工作流程、合理利用文獻資源、優化檢索過程、規范查新報告、以及查新人員素質等方面，探討了提高國防科技查新質量的途徑。

〔關鍵詞〕國防科技；查新質量；優化策略；制約因素

DOI：10.3969/j.issn.1008-0821.2014.02.021

〔中圖分類號〕G252.62 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821（2014）02-0098-05

國防科技查新是由具有國防科技查新業務資質的信息咨詢機構通過計算機和手工檢索等途徑獲取相關文獻信息，通過對委托查新項目的查新點與獲取文獻進行相關性對比分析，判別查新點是否具有新穎性，從而為國防科研項目的立項、鑒定、成果報獎、專利申請等提供理論支撐。國防科技查新報告必須客觀、公正、準確地反映委托查新項目的真實情況。南京理工大學早在1983年1月就建立并開通了國際聯機情報檢索終端，開始進行國防科技項目、特別是兵器項目的資料檢索服務，1988年、1997年、2010年又分別被確定為首批國家發明獎國防項目查新指定單位、江蘇省科技項目指定查新機構和教育部科技查新工作站，長期承擔著學校及周邊地區科技項目的查新任務，以及華東地區高等院校、科研院所、部隊、軍工企業等單位的國防類科技項目查新。多年來的國防科技查新工作為我國國防科技的發展做出了貢獻，而如何提高國防科技查新質量，也始終縈繞在查新人員的腦際。本文從規范查新工作流程、合理利用文獻資源、優化檢索過程、規范查新報告、提高查新人員素質等方面，探討制約國防科技查新質量的主要因素和應對策略。

1 完善國防科技查新工作流程

1.1 制約因素完成一份國防科技查新報告需經過查新員獲取委托查新項目信息→檢索、篩選、獲取相關文獻信息→對相關文獻信息與查新點進行相關性對比分析→撰寫具有新穎性判斷結語的查新報告4個階段。第一階段由委托人協助查新員完成，查新員根據委托人提供的資料或與委托交談了解項目的科學技術要點與查新點，制訂文獻檢索策略式，委托人必須提供完善的查新項目信息。但在實際工作中，經常碰到前來辦理查新委托的人并不是項目組成員，對委托查新項目內容不甚了解，查新委托書只是簡單填寫了項目簡介，關于項目的科學技術要點、查新點等填寫不夠準確，使查新員無法獲取有效信息。國防科研項目往往存在保密問題，委托人因為項目的涉密性質，有時委托書只填寫了項目名稱和幾個檢索關鍵詞，根本沒有涉及項目創新性的詳細內容，讓查新員無從下手；有時又相反，委托人認為查新點越多越好，列出很多假設創新點；更有些委托人自創專業術語，有意無意將查新點表達模糊[1]。這些現象都干擾了查新員的檢索思路及檢索策略的制定，增加了查新員的工作量。工作中還碰到有些委托人在上交立項材料、整理鑒定會材料等時，發現需要有科技查新報告，才匆忙委托查新，希望盡快拿到查新報告。

1.2.1 充分溝通了解項目內容清晰完善的查新委托書直接關系著查新報告的質量，“科學技術要點”反映著查新項目的背景、關鍵技術、主要技術性能和參數、應用情況等，“查新點”是查新項目新穎性所在，查新中檢索詞和檢索策略的制訂、相關文獻的篩選、對比分析以及新穎性判斷都是圍繞“查新點”展開的[2]，查新員必須對查新點理解透徹。對于非涉密國防科技查新，查新員在委托人處得不到有效信息時，可以利用電話、QQ等通訊工具與項目組成員溝通，了解項目的詳細內容，委托方可以利用電子郵件完善委托資料。對于涉密國防項目，查新員應向委托人解釋清楚，涉密項目查新都由相應級別的涉密人員完成，涉密人員會嚴格執行涉密工作的規章制度；同時提醒委托方在完善查新委托書后，委托資料須履行涉密資料的遞交手續，由委托單位保密部門簽字蓋章后，通過機要通道或專人送達查新機構（如圖1）。當涉密項目的委托資料表達不清楚時，查新員必須與委托人進行當面溝通，不能在電話、QQ、E-mail等通訊工具中交流涉密信息；同時在盡可能的情況下對涉密項目信息進行降密處理，如國防型號產品的型號名稱用“×××”代替等。圖1 委托單位保密部門簽字蓋章

對于查新點較多的情況，查新員可以與委托人一起分析查新項目，利用查新員概念組配能力較強的優勢，準確挖掘和提煉出查新點[3]。查新員要引導委托人使用專用術語表述，杜絕自創術語。查新員在充分了解查新項目后，在針對查新點檢索前，還可以通過檢索一些與項目相關的綜述性文獻，迅速獲得與查新項目相關的背景技術資料，了解查新項目的發展概況。

1.2.2 制定規范的查新流程國防科技查新過程具有嚴密系統性和邏輯性，高質量的查新報告須有科學合理、規范的查新工作流程支撐。南京理工大學查新站經過多年的發展，形成了《查新須知》、《查新工作程序》、《檢索查新員工作守則》、《科技查新檔案管理制度》等一系列標準化的制度來規范科技查新工作、保障查新報告質量。針對國防科技查新還制訂有《國防涉密項目查新保密規定》、《涉密計算機操作人員規定》、《涉密人員崗位職責》等規章制度。涉密國防科技查新與一般科技項目查新流程相比存在一定區別，主要體現在4個方面（如圖2）：（1）涉密項目的委托查新資料須履行涉密資料的傳遞程序，查新員與委托人的溝通須遵循涉密項目操作規范；（2）查新員在文獻檢索時，應增加檢索國防特色數據庫資源及涉密文獻資源；（3）密切相關文獻需通過中間機導入涉密計算機；（4）查新報告的撰寫、打印必須在涉密計算機和涉密打印機上操作。查新報告交付時也必須履行涉密載體的簽字登記手續。查新機構在承擔國防涉密項目查新時，須嚴格按程序進行，特別強調查新過程的管理與監控。而一份高質量的查新報告必須有一定的時間保障，按規定少于4天的查新委托，不予接受。

2 豐富國防科技查新文獻資源endprint

2.1 制約因素國防科技查新機構主要是原國防科工委系統內的高校和專業情報所，這些機構經過多年的積淀擁有著涉及該行業領域的比較完備的館藏資源和數據庫資源，如果單就該行業的文獻資源種類和數量而言，勝過全國的各類圖書館和情報機構[4]?？萍疾樾率且詸z索到的相關文獻作為新穎性的判斷依據，查新質量必須由豐富的文獻資源作保障。國防科技是集電子、通信、計算機軟硬件、機械、化工、圖2 國防科技查新工作流程

材料等多種技術、跨多個學科的高精尖端科技領域，國防科技項目的查新勢必涉及多個專業數據庫資源。國防科技查新中，不僅要檢索與查新項目專業密切相關的文獻數據庫，還要檢索關聯專業數據庫，更要檢索國防類專業數據庫和涉密文獻資源。此外，國防科技項目的申報和成果評審受理時間具有很強的時段性，導致國防科技項目查新集中在某一時段，國防科技查新機構經常應接不暇。有些教育部綜合性高校也承擔著國防科研項目，這些項目組的查新委托在國防科技查新機構得不到滿足時，會求助于本校科技查新機構，而這些查新機構并沒有完善的國防科技查新文獻資源作支撐，這些因素嚴重制約著國防科技查新的質量。

2.2 應對策略對于沒有完備的文獻資源支撐的委托查新項目，查新機構應主動拒絕，做到不跨行業查新，應引導委托人去相關單位查新。而提高國防科技查新質量，既需要國防科技查新機構重視文獻資源建設，也需要查新員從多渠道獲取文獻信息。

2.2.1 中文數據庫資源國防科技項目查新中，常規檢索的中文文獻數據庫包括：中國專利數據庫（CNIPR）、萬方數字資源系統、維普信息資源系統、中國期刊全文數據庫（CNKI）、中國科學技術成果數據庫、中國學術會議論文全文數據庫、中國學位論文全文數據庫、中國重要會議論文全文數據庫（CNKI）、中國優秀碩士學位論文全文數據庫（CNKI）、中國博士學位論文全文數據庫（CNKI）、國家科技成果網、國家科技圖書文獻中心、中國科技論文在線、中國學術會議在線、中國科技經濟新聞數據庫等。同時還要檢索相應的國防類數據庫，如中國兵器館藏文獻數據庫、國防工業科學技術數據庫、國防工業重要專題數據庫、國防武器裝備產品數據庫、中國兵工專業文獻數據庫、國家軍用標準全文數據庫、國防科技報告數據庫、《世界炮兵防空兵年鑒》全文檢索系統、《外軍炮兵》全文檢索系統、世界機載雷達數據庫、中國國防科技信息中心——文獻服務系統等。

2.2.2 外文數據庫資源對于外文文獻數據庫，根據項目專業選擇的常規檢索數據庫包括：歐洲專利局（EPO）專利檢索系統、美國專利商標局（USPTO）專利檢索系統、日本專利局（JPO）專利數據檢索系統、EI（工程索引）數據庫、IEEE/IEE（美國電氣電子工程協會和英國國際工程技術協會）、INSPEC（英國科學文摘）數據庫、PQDT（國外博碩士學位論文）文摘索引數據庫、SCIE（科學引文索引）數據庫、Springer電子圖書全文數據庫、Springerlink期刊全文數據庫等；還要增加檢索國防類的一些數據庫，如美國國防部標準化文件（簡稱美軍標）、AD（國外國防科技報告）數據庫、Aerospace（美國航天航空文摘）、AIAA（美國航空航天協會）、NASA（國外航空航天科技報告）、NTIS（美國政府研究報告）等。另外，還應輔以國際聯機檢索系統——美國DIALOG系統進行補充，如File 65：Inside Conferences、File 80：Gale Group Aerospace/Defense Markets & Technology、File 92：IHS International Standards and Specifications、File 95：TEME-Technology and Management、File 99：Wilson Applied Science & Technology Abstracts、File 104：AeroBase、File 108：CSA Aerospace & High Technology Database、File 264：DIALOG Defense Newsletters、File 266：Federal Research in Progress（FEDRIP）、File 587：Janes Defence and Security News、File 589：FI Defense Market Intelligence Reports、File 624：The McGraw-Hill Companies Publications Online等數據庫資源。

2.2.3 網絡信息資源眾多的數據庫檢索系統為國防科技查新工作提供了有力保障，但也只能作為查新工作中的必查數據庫，在一些互聯網站上也會提供各類專題信息，如由中國國防科技領域中的航空、航天、兵器、船舶、核、電子六大行業的7家國家級科技信息研究機構聯合推出的國防科技信息綜合服務平臺。國外政府機構網站如：美國國防部網站、英國國防部網站等，這些網絡信息資源在國防科技查新工作中也具有不可或缺的作用。

3 優化國防科技查新檢索過程

3.1 制約因素國防科技查新的目的是判斷查新項目的查新點是否具有新穎性。科技查新規范中明確“新穎性是指在查新委托日以前查新項目的科學技術內容部分或者全部沒有在國內外出版物上公開發表過”。為保證查新報告結論的科學性、客觀性與正確性，查新過程中必須做到相關文獻信息的查全與查準。只有查全相關文獻才能如實反映項目新穎性，相反，片面追求查全而不求查準，同樣查新也沒意義。

3.2 應對策略

3.2.1 制定合理的檢索策略“查全”和“查準”是衡量“文獻檢索范圍”和“檢索策略”是否合理的重要指標。檢索策略是為實現檢索目標而制定的檢索計劃和方案，檢索策略的制定直接影響檢索效果[5]。理想的檢索效果是查新員能夠方便、高效、全面而準確地得到與查新點密切相關的文獻信息。在國防項目查新中，科研立項、專利申報等查新項目的查新點大多為原創的，須將查新點與大量的相關文獻比對，通過排除法才能證明查新點具有新穎性，此時查全是首要的。對于項目鑒定、報獎等成果查新，由于研究已歷經一段時間，檢索策略應力求查準，只要有一篇相關文獻的有關論述與查新點相同，就足以否定查新點具有新穎性。endprint

3.2.2 提高相關文獻的查全率檢索詞的選擇決定著相關文獻的查全率、查準率和數據庫文獻的利用率，查新中關鍵是要準確制定涵蓋全部查新點的檢索詞和檢索策略式。在檢索詞選擇時應力求規范，并要根據詞的同類、隸屬、相關性等關系列出所有檢索詞。并要對檢出的相關文獻中用到的同類詞進行補檢。提高相關文獻查全率還可以從擴檢入手，擴大檢索式表達概念的外延，降低檢索詞專指度、進行截詞檢索、忽視大小寫檢索、邏輯“或”組配檢索、檢索詞的關聯檢索、降低檢索式的網羅度、增加檢索途徑、運用分類號組合檢索[6]等手段。手工檢索也是確保國防科技查新質量的一個重要環節?；趪揽萍柬椖康纳婷苄?，許多敏感信息都不會公開發表，對內部資料或涉密資料進行手工檢索就尤顯重要，在國防科技查新報告格式里也明確表明須有涉密檢索一欄（如圖3）。南京理工大學查新站在國防科技查新中，還增加手工檢索中國國防科技信息中心等單位出版的《國防科技情報》、《國外陸軍武器裝備與技術信息》、《兵器光電與火控技術信息快報》、《兵器快報》、《世界兵器發展年度報告》、《裝備參考》、《國外兵器情報》、《國外兵器參考》等內部資料。實踐證明，手工檢索是完成高質量國防科技查新報告的必要補充。

圖3 國防科技項目查新報告格式

3.2.3 提高相關文獻的查準率在國防科技項目查新中有時會遇到密切相關文獻為“零”的結果，并不表明該項技術一定創新，由于項目的涉密性質，很多信息在公開發表的文獻中很難查到。查新員一方面應從查準入手，重新審視檢索詞和檢索策略式，采用逐漸逼近法、提高檢索詞專指度、邏輯“非”組配檢索、邏輯“與”組配檢索、外表特征限定檢索、限定位置符檢索等手段提高查準率；另一方面，可以擴大數據庫資源和涉密文獻的檢索范圍；還可以發揮查新咨詢專家的作用。一般查新機構都設有查新咨詢專家小組，這些專家在所屬專業領域內具有一定權威性，實踐證明，查新咨詢專家小組是保證國防科技查新報告質量的有力保障。

4 規范國防科技項目查新報告

4.1 制約因素國防科技查新報告是國防科技查新機構用書面的形式就其處理的查新工作及其結論向查新委托人所做的正式陳述，直接反映著國防科技查新質量。查新報告應當客觀、公正、準確、清晰地反映查新項目的真實情況?？萍疾樾乱幏吨忻鞔_要求查新報告必須書寫規范、結論嚴謹。但在實際工作中由于受查新員數量限制，查新員有時會接一些跨自己專業的項目，對專業技術理解不透；此外，國防科技查新工作時段相對集中，在這時段查新員需加班加點趕任務，這些因素都將造成查新報告分析力度不夠、密切相關文獻漏檢等現象。目前國防科技查新報告中都設有審核員簽字一欄，但實際工作中有些審核是走過場[7]，只是審核員在審核欄簽個字，或者只是對查新報告形式進行審核，而沒有對查新報告進行實質審查。

4.2 應對策略

4.2.1 規范國防科技查新報告的撰寫格式科技部和教育部分別于2000年、2003年、2009年發布了《科技查新規范》、《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規范（試行）》，規范中均明確規定了查新報告的撰寫要求。查新員必須嚴格執行這些規范，撰寫查新報告時，應時刻把握查新報告的客觀性、公正性、準確性，結論要緊扣查新點，新穎性的判斷要以檢出文獻為依據，論點表述必須準確、明晰、無歧義，不能夾雜個人的觀點和意見；文字表述要規范化。

4.2.2 嚴把國防科技查新報告審核質量關查新報告審核是國防科技查新的最后一環，也是實施查新質量控制的重要環節，審核人員必須嚴把查新審核關[8]。南京理工大學查新站對查新報告采用了一查二審制度，從查新員本人、查新員之間到審核員，層層把關，先由查新員對查新報告進行嚴格自查，再由查新員之間進行查新報告互審，再到審核員的最終審核簽字。在審核過程中，需嚴格執行科技查新規范，從技術要點的填寫、查新點的歸納、檢索詞的選擇、檢索策略的制定、文獻資源的利用、相關文獻的選擇以及查新報告的撰寫等方面都進行嚴格審核，保證國防科技查新報告的科學性和可靠性。

5 提高國防科技查新人員素質

5.1 制約因素國防科技查新從查新員了解委托查新項目、檢索相關文獻進行比對、撰寫、審核查新報告、都屬于查新員或審核員的個人行為；國防科技項目又集多種技術、跨多個學科的特殊性，要求國防科技查新人員具有多方面的專業知識；隨著科技的發展，新興學科不斷產生以及資源檢索途徑和工具也在不斷演化，查新人員需不斷拓展自己的知識面，熟悉新的信息檢索技巧。高素質的查新人員是提供高質量的查新報告的必要條件[9]。

5.2 應對策略國防科技查新機構要加強對查新人員隊伍的建設和管理。南京理工大學查新站建立了一套規范的查新人員培訓和考核制度，要求查新人員必須不斷接受學科知識、信息檢索、文獻分析等方面的培訓，并進行嚴格考核，持證上崗；查新站還注重培養查新員的交流、溝通能力，使之能夠迅速從委托人那里獲取有效信息；同時，查新站還十分重視查新人員的業務培訓和考評，不定期地組織查新人員輪流參加學校舉辦的各種專業知識講座，每年組織查新人員參加國防情報知識和查新業務培訓，特別是參加所從事查新專業的專業會議和國防軍工專業知識培訓，為完成高質量的科技查新報告打下扎實基礎。

6 結束語目前，我國國防科技查新工作雖然存在一些問題，但是隨著國防科研人員、科研機構以及科研管理部門對科技查新工作的認識越來越深入，科技查新機構加強查新員素質建設以及建立相應的一系列工作制度，一定能使國防科技查新工作更加規范化、有序化。

參考文獻

[1]張曼玲，王月杰.科技查新審核模式研究[J].圖書館建設，2009，（6）：55-57，61.

[2]曾召.科技查新報告質量控制探析[J].圖書館論壇，2009，29（2）：109-111.

[3]曉夏.制約科技查新質量的因素[J].圖書與情報，2009，（4）：125-129.

[4]趙千.國防科技行業查新機構競爭能力與發展策略[J].情報理論與實踐，2008，31（2）：271-274，217.

[5]張嵐，張柏秋，于非，等.探討科技查新中檢索策略式的制定[J].現代情報，2008，（10）：151-152，157.

[6]王志強.分類法檢索在科技文獻查新中的運用[J].圖書館工作與研究，2010，（3）：74-76.

[7]魯程.科技查新工作的質量控制[J].圖書館學研究，2007，（7）：60-61，69.

[8]周旭毓，羅公發.查新報告的常見問題及審核中的動態反饋[J].圖書館論壇，2002，22（2）：82-84.

[9]趙研，王敏芳，等.論查新員業務素質在企業科技查新中的作用[J].現代情報，2009，29（2）：164-166.

（本文責任編輯：馬 卓）endprint