淺談藥品研發中的文件管理要求

北京市藥品審評中心（100061）張蘇 田曉娟 佟利家

藥品研發的質量管理是整個藥品質量體系構建的基礎，其水平高低決定了最終的藥品質量。良好的文件和記錄管理是研發質量管理的基本要素，也是藥品質量體系的基本要素，能夠確保藥品研發規范有序標準化地開展。藥品研發階段的文件包括藥品研發過程中涉及的制度、程序、標準、操作規程及過程中產生的記錄、報告、圖譜等。一個研發實驗室（機構或部門）的有效運行應軟硬兼施，在提升試驗室設施、設備硬件水平和人員素養的同時，建立科學、規范、持續改進的文件管理系統，以作為硬件與人員之間的紐帶。明確管理責任和崗位職責，為研發管理及具體操作提供指導，使藥品研發各環節有章可循；以書面文件做出規定可減少信息傳遞錯誤；保證同崗位行為的一致性；良好的記錄便于監督檢查及對信息的追溯，從而最終降低藥品研發中的質量風險。

1 藥品研發文件管理的現狀及不足

目前由于沒有專門針對藥品研發質量管理體系強制執行的要求，與生產企業或部門的GMP要求相比，大多數藥品研發實驗室的文件體系管理較為松散，具體表現為未建立文件管理制度，文件管理責任部門職責不明確，文件或記錄分由不同部門管理，文件間的關聯性差；操作規程等指導性文件在正式批準前沒有事先充分征求管理人員特別是使用者的意見，流程描述脫離實際，審批人專業水平不足，可操作性較差；發放控制體系不嚴密，變更隨意；程序及規程生效前培訓不足或效果不好；原始記錄無編號；報告格式不統一，紙張形式差異大；記錄歸檔保管方式不當，無集中統一的保存場所，未建立保管制度及合理的檢索系統。

2 改進藥品研發文件管理的主要措施

2.1 研發實驗室應建立基本的文件管理制度 研發涉及學科門類多，情況復雜且經常發生非預期事件，因此實驗室管理者應結合研發實際需要，建立適應研發工作特點的文件管理制度。對于基本的管理制度、操作規程、標準、記錄及報告等，應起草、修訂、審核、批準、替換或撤銷、復制、保管和銷毀等程序。此外，還應包括文件分類、編碼原則、受控標識及文件格式等。文件應內容確切、清晰易讀、保管有條理，不得產生差錯。同時明確文件管理的職責部門和崗位，以便統一管理。

2.2 完善研發實驗室的文件系統，注重使用實效 研發實驗室的文件系統通常可分為4級：政策性文件包括國家的法律法規、藥監部門批準的證明性文件、企業的質量手冊、職責說明書等；指導文件包括藥典、各級標準、各類指導原則；標準操作規程：經批準用來指導藥品研發各崗位活動的通用性文件；原始記錄及報告。

實驗人員是項目任務的具體操作者，但其較大的流動性常使得培訓不及時不到位，導致試驗操作不規范，記錄不完善，結果不可信。完善的文件系統可以讓一名新員工閱讀完其崗位相關文件后就明白該干什么、該如何干、如何證明自已干了。研發實驗室文件的起草應盡量遵循誰用誰起草的基本原則，由具體使用部門或崗位負責起草，以保證文件的實用性、全面性和準確性。對操作規程、記錄及報告模板等文件的編寫應采用自下而上的方式。

3 注重原始記錄管理，用記錄“說話”

原始記錄是研發工作的原始依據，真實、規范、完整的實驗記錄是研發文件系統的基礎。原始記錄的具體要求應參照國家局2000年印發的《藥品研究實驗記錄暫行規定》，做到記錄原始、數據真實、字跡清晰、資料完整。同時須注意原始記錄應有編號，按品種類別歸檔保存；檢驗報告書作為具有法律效力的技術文件，應長期保存并按公司質控部統一的規范格式書寫打印；電子圖譜、數據的保存應另有備份，最好采用不同儲存介質；原始記錄模板設計應注重實際應用，須給關鍵步驟、數據、excel計算結果留出足夠書寫或粘附空間；記錄應及時如實反映必要的試驗信息，如旋光度試驗，須記錄儀器型號，測定時的溫度，供試品的稱量及其干燥失重或水分，供試液的配制，旋光管的長度，零點（或停點）和供試液旋光度的測定值各3次的讀數，平均值以及比旋度的計算等。而核查中常見問題為記錄僅提供幾個讀數和計算結果，對于試驗環境、樣品、配制過程均未詳細記錄，無法支持回顧分析或溯源。