加強(qiáng)檔案管理 服務(wù)農(nóng)機(jī)事業(yè)

竇建云

加強(qiáng)檔案管理 服務(wù)農(nóng)機(jī)事業(yè)

竇建云

農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案是農(nóng)機(jī)監(jiān)理執(zhí)法的重要業(yè)務(wù)工作，對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理基礎(chǔ)地位、農(nóng)機(jī)化事業(yè)發(fā)展以及農(nóng)村社會(huì)穩(wěn)定都起著重要的作用。

農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作是根據(jù)《道交法》、《農(nóng)業(yè)機(jī)械促進(jìn)法》等法律法規(guī)對(duì)農(nóng)機(jī)實(shí)施行政管理。農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案是農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)構(gòu)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和行政管理的規(guī)定及要求，用科學(xué)的方法對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案進(jìn)行管理和應(yīng)用。農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案是一項(xiàng)技術(shù)性、科學(xué)性、系統(tǒng)性、保密性、復(fù)雜性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，在農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作中占有十分重要的地位。因此，加強(qiáng)對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理人員，特別是檔案管理人員，提出了更高的要求。

一、農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的內(nèi)容

農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案是農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理機(jī)構(gòu)將已經(jīng)辦理完畢又有保存價(jià)值的文書進(jìn)行立卷歸檔，是各級(jí)農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)關(guān)在日常工作中形成的具有保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案包括農(nóng)業(yè)機(jī)械注冊(cè)登記、檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)籍及變更；農(nóng)業(yè)機(jī)械駕駛操作人員考核、發(fā)證、異動(dòng)登記；農(nóng)業(yè)機(jī)械駕駛操作人員違章及農(nóng)機(jī)事故處理等內(nèi)容。

二、加強(qiáng)農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理的措施

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理

農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理是一項(xiàng)繁重而細(xì)致的工作，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理，是做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作的前提。首先是領(lǐng)導(dǎo)要高度重視和支持。各級(jí)農(nóng)機(jī)部門應(yīng)確定一名分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案管理工作，實(shí)行分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。要給予檔案管理各方面的支持與投入。硬件上，要建立獨(dú)立規(guī)范的檔案室，維護(hù)檔案的完整和安全；設(shè)備配備要充分保證工作需要；在檔案管理人員配備上要抽調(diào)懂業(yè)務(wù)、辦事認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員從事檔案工作。其次是檔案管理人員要有敬業(yè)精神，工作要細(xì)致認(rèn)真，從原件受理，表格填寫到車輛及駕駛?cè)藛T相片拍照、號(hào)碼拓印和測(cè)量參數(shù)方面，避免誤差。這樣，才能保證檔案中的原始材料及參數(shù)的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，才能為農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)辦理提供準(zhǔn)確可靠的依據(jù)。

2.完善制度，明確職責(zé)

在農(nóng)機(jī)檔案管理工作中，必須制定檔案管理制度。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和農(nóng)業(yè)部有關(guān)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作業(yè)務(wù)規(guī)范要求制定適合本地區(qū)的農(nóng)機(jī)檔案管理工作規(guī)程和制度，并張貼上墻。

檔案管理制度應(yīng)當(dāng)包括：（1）明確拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)等農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案立卷歸檔的主要材料與內(nèi)容；（2）明確農(nóng)機(jī)駕駛操作人員的檔案立卷歸檔的主要材料和內(nèi)容；（3）農(nóng)機(jī)事故檔案立卷歸檔的主要材料內(nèi)容；（4）違章證據(jù)材料，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督、整改、檢查筆錄、影像等其它必要材料。

檔案管理人員的職責(zé)應(yīng)當(dāng)包括：（1）檔案室由專人負(fù)責(zé)，規(guī)范《檔案調(diào)閱登記薄》，并建立相應(yīng)的保管制度和檔案人員崗位職責(zé)和獎(jiǎng)罰措施。（2）所有單位因公需要查詢有關(guān)檔案資料的，檔案管理人員審核查詢公函和經(jīng)辦人工作證明后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，查閱檔案應(yīng)在閱覽室進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在場(chǎng)。需要出具證明或者復(fù)印檔案資料的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（3）任何單位或個(gè)人，不得擅自涂改、故意損壞、私自偽造檔案，否則，將依法進(jìn)行處理。

3.嚴(yán)格要求，依法辦事

農(nóng)機(jī)監(jiān)理是一項(xiàng)法律性，原則性很強(qiáng)的工作。在工作中，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)及工作規(guī)范流程辦理，達(dá)到資料齊全、有效。舉例來說，在辦理拖拉機(jī)等農(nóng)用車輛入戶時(shí)，就要做到“四合一”。車輛來歷證明（購車發(fā)票）、整車合格證、交強(qiáng)險(xiǎn)保險(xiǎn)單與實(shí)際車輛的車型、發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)、車架號(hào)必須一致，車主姓名與身份證登記的姓名要一致。材料審核齊全后，符合目錄和參數(shù)要求的進(jìn)行登記、準(zhǔn)予受理許可，再交由車輛檢驗(yàn)員進(jìn)行驗(yàn)車、拓印。檢驗(yàn)員詳細(xì)測(cè)量并填寫車輛的各項(xiàng)參數(shù)。這一系列的工作，必須嚴(yán)格按農(nóng)機(jī)監(jiān)理規(guī)范來辦理。機(jī)手提供的材料必須清晰，不得涂改。檢驗(yàn)員認(rèn)真核對(duì)，完整無誤方可填表并簽名，做到誰檢車誰簽名，誰簽名誰負(fù)責(zé)。這樣才能保證檔案材料數(shù)據(jù)填寫的真實(shí)性，也可避免在出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，各崗位相互推諉。對(duì)于拖拉機(jī)辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)，牽涉到財(cái)產(chǎn)與責(zé)任等方面的問題，要嚴(yán)格依據(jù)拖拉機(jī)登記規(guī)定辦理轉(zhuǎn)移業(yè)務(wù)。首先上網(wǎng)核對(duì)該拖拉機(jī)的事故情況及抵押查封情況，并查閱該車原始檔案。如果檔案不全或沒有及時(shí)更新，就不能保證查詢與核對(duì)的準(zhǔn)確性。經(jīng)查詢，在確認(rèn)沒有不予辦理的情況后，現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)拖拉機(jī)，并拓印發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)及車架號(hào)，防止車輛在使用過程中改裝和變更部件及參數(shù)，保證行車證與實(shí)際車輛一致。核對(duì)無誤后，填寫規(guī)范的購車合同。這樣，既維護(hù)了買賣雙方的正當(dāng)權(quán)益又避免了日后的糾紛，保證了農(nóng)機(jī)產(chǎn)權(quán)過戶的合法與便捷，也促進(jìn)了檔案的同步完善。

4.加強(qiáng)交流，信息共享

在規(guī)范檔案管理工作中，農(nóng)機(jī)主管機(jī)關(guān)各部門之間首先要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，相互交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，互相配合，互通有無，信息共享。這是規(guī)范農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案必要條件。其次，要搞好與交警等職能部門的信息共享。農(nóng)機(jī)檔案記載的是農(nóng)機(jī)及駕駛操作人員的原始信息，是事故處理及農(nóng)機(jī)監(jiān)理的主要依據(jù)。農(nóng)機(jī)事故多數(shù)發(fā)生在省道、國(guó)道上，主要由公安交警部門處理。在國(guó)道、省道上的違章行為，證件暫扣與吊銷等也由交警人員處罰，這樣，就勢(shì)必牽涉到檔案的查詢和補(bǔ)充記錄。因此，在工作中，要求農(nóng)機(jī)監(jiān)理部門同交通管理部門密切配合，建立信息溝通體制，定時(shí)交換與傳遞材料，保證檔案的及時(shí)更新、完善。

5.技術(shù)創(chuàng)新，科學(xué)管理

（1）科學(xué)分類。科學(xué)的檔案分類有利于使用檔案時(shí)快捷便利順暢。科學(xué)分類要求分類歸檔要有科學(xué)性和系統(tǒng)性，這一環(huán)節(jié)做好了，有利于今后工作中的檔案查詢，為檔案的管理提供便利。

（2）加強(qiáng)農(nóng)機(jī)監(jiān)理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理電子化網(wǎng)絡(luò)化。為了使檔案工作與監(jiān)理工作需要相適應(yīng)，必須建立“微機(jī)為主，人工為輔”的人機(jī)管理體制，將拖拉機(jī)檔案、駕駛操作人員檔案、事故檔案和其它檔案錄入電腦，進(jìn)行系統(tǒng)的分類與管理，省市區(qū)縣間進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)文字錄入，圖片掃描、證件審批辦理等方面的微機(jī)管理，促進(jìn)檔案的規(guī)范化。