高校圖書館期刊采購招標策略

孫圣迪 趙 莉

（1.吉林大學珠海學院 圖書館，廣東 珠海 519041；2吉林大學 圖書館，吉林 長春 130012）

圖書館期刊資源建設(shè)是長期連續(xù)逐漸積累的。由于國家采購法和招標投標法的頒布和實施，大多數(shù)高校根據(jù)本校情況相繼制定出本校的招標采購政策，成立了專門的采購招標管理部門。高校圖書館在文獻資源的采購中也隨之實施了招標采購方法，將高校圖書館文獻資源采購工作正式納入到學校的整體采購管理監(jiān)督中，規(guī)范了圖書館文獻資源采購招標和供應(yīng)商的投標行為，是提高高校圖書館資源采集質(zhì)量的有效措施。

1 期刊采購招標的內(nèi)涵

1.1 摒棄供應(yīng)商壟斷，節(jié)省購刊經(jīng)費

由于期刊載體具有的特殊屬性，期刊供貨商總是憑借其在發(fā)行中的渠道優(yōu)勢，進行壟斷經(jīng)營。如期刊的獨家代理商及一家壟斷等。在很多情況下期刊的價格和服務(wù)都是由期刊供應(yīng)商定的。一些較大的期刊供應(yīng)商在制訂訂購合同時，只單方面的約束圖書館，很少涉及自身應(yīng)履行的責任和義務(wù)，如發(fā)刊的時間和方式、缺失期刊的賠償?shù)葐栴}。因此，期刊招標采購在圖書館采集期刊中確實是一種有效的方法，既打破了大公司的壟斷經(jīng)營，有利于提高供應(yīng)商的服務(wù)效益，使各書商在有序的競爭中提供價格的優(yōu)惠和有效的服務(wù)，也使圖書館能節(jié)省經(jīng)費，實現(xiàn)投入產(chǎn)出最大化。

1.2 不斷規(guī)范市場競爭，促進行業(yè)清廉

由于期刊資源具有內(nèi)容新穎、信息含量大、傳播速度快等特點，已成為高校讀者教學和科研的主要參考文獻。目前，一般高校圖書館每年期刊資源的訂購費用是幾十萬，有的甚至是幾百萬。利用采購招標的方式，由學校各職能部門共同參與，紀檢部門嚴格監(jiān)督。采購的透明度增加了，期刊采購中拿到的折扣，攤在桌面上、寫進合同里，體現(xiàn)了市場競爭中“公開、公平、公正”和誠實信用原則，圖書館的期刊采購工作也進入規(guī)范性的良性運作，在一定程度上避免了書商間盲目“殺價”而產(chǎn)生的不良經(jīng)營，使圖書館與書商互惠互利。

1.3 加大期刊加工的附加功能，減輕期刊人員工作強度

期刊出版發(fā)行業(yè)的不斷競爭，使一些實力雄厚的供應(yīng)商提高服務(wù)質(zhì)量。在期刊采購招標中，對其供應(yīng)商可提出一些配套方面的服務(wù)要求，而供應(yīng)商為了獲得訂單，往往加大服務(wù)力度，增加期刊加工功能，如蓋館藏章、貼防盜磁條和書標、免費提供所采期刊數(shù)據(jù)編目等。實現(xiàn)提供期刊目錄、發(fā)訂迅速、送刊及時的一站式服務(wù)，減少圖書館在這方面投入的資金和人力，也減輕期刊工作人員的工作強度，有利于期刊工作人員開展深層次的工作。

2 期刊采購招標的形式及程序

2.1 期刊采購招標的不同形式

期刊采購招標的標準不同，其形式各異。常見的有邀請招標、公開招標、單一來源、競爭性談判和詢價采購等多種形式。高校圖書館在采購中文期刊時，由于市場經(jīng)濟條件，加上一些期刊發(fā)行商（如北京國家圖書館和武漢三新書業(yè)、北京人天等）瓦解了郵局長期以來發(fā)行期刊的壟斷局面，發(fā)行渠道加大，所以一般都采取公開招標的方式。在采購?fù)馕钠诳瘯r，因需國家新聞出版總署授權(quán)，有進口外文原版期刊權(quán)的公司較少，只有“中國教育圖書進出口公司”、“中國圖書進出口（集團）總公司”和“北京中科進出口有限責任公司”等幾家，所以在采購中一般采取邀標的方式。而對于外文版權(quán)期刊的采購，因是國家出版授權(quán)的獨家代理，一般都是采取單一來源招標采購的方式。

2.2 期刊采購招標程序

通常，一個比較規(guī)范及完整的期刊采購招標程序如下：（1）圖書館提出采購項目，報請學校采購部門備案。（2）采購部門負責審定和修改采購招標書，確定采購招標時間和程序以及該項目的招標組成人員。一般高校都是由采購部門召集，財務(wù)、審計、監(jiān)察、圖書館領(lǐng)導(dǎo)、國有資產(chǎn)管理等部門人員共同參加組成評標工作組。（3）評標工作組負責審定和評議投標書商的資質(zhì)、業(yè)績、價格、信譽及服務(wù)等綜合情況。（4）確定期刊供應(yīng)商。

3 編撰期刊招標采購書

期刊采購招標書是投標和評標的主要依據(jù)，內(nèi)容由學校采購部門統(tǒng)一編制期刊采購招標書。包括：招標項目和要求、投標人資格審核、投標報價要求、評標標準以及簽訂合同時的主要條款等。合同條款具體有以下4點：（1）給供應(yīng)商的邀請函。（2）投標說明。進一步說明和規(guī)定投標書商的內(nèi)容。如標書的編寫要求、采購項目的評審標準、定標的原則和評標方法等。（3）標書的編寫。這是期刊招標要求的說明，如期刊的供貨形式、期刊配套服務(wù)、期刊價格折扣以及書商違約需承擔的責任等。（4）合同主要條款的擬定。是從法律的角度對招投標雙方行為進行約束，提供權(quán)利保障，一般包括的條款有：期刊訂到的比例、價格及付款方式、送貨地點、驗收標準、售后服務(wù)以及違約責任等。主要條款要求詳細、科學和嚴謹，符合有關(guān)法律并避免發(fā)生糾紛。

4 開標、評標、定標流程

（1）學校期刊采購工作組人員在規(guī)定的時間和地點公開開標，宣布招標程序和評標原則；（2）各投標商分別介紹各自的投標情況；（3）采購工作組根據(jù)招標的具體要求和投標商的情況認真和嚴格地進行評議；（4）評標專家依照各項評分標準分別打分，綜合打分結(jié)果確定中標書商。

5 通知中標商并簽訂合同

中標書商評定后，學校采購部門及時將中標結(jié)果通知中標商和所有未中標的投標商。規(guī)定中標商應(yīng)在中標通知書下發(fā)之日起30日內(nèi)按照中標通知書上指定的時間、地點，按招投標書內(nèi)容要求與采購部門簽訂期刊采購的書面合同。

6 現(xiàn)存的問題與對策

期刊采購?fù)ㄟ^招標的形式，其目的就是使圖書館投入和產(chǎn)出達到最優(yōu)比，既在價格和服務(wù)上獲得最優(yōu)化。因為期刊采購在總體上要求應(yīng)具有一定的連續(xù)性、完整性和系統(tǒng)性，特別是能及時提供閱覽服務(wù)的需求，所以期刊是否訂到和到貨是否及時顯得尤為重要。現(xiàn)階段期刊已經(jīng)采取招標采購的圖書館，普遍仍存在有以下問題。

6.1 行業(yè)間盲目的競爭，其服務(wù)質(zhì)量必然下降

書商間有序的競爭是良好服務(wù)的前提。從現(xiàn)階段圖書館期刊招標采購中看，招標過程較多地考慮價格折扣成最大的誤區(qū)之一，這也是導(dǎo)致書商間惡性競爭的根本所在。有些書商為了獲得訂單，以最低報價中標。因為不考慮自身的成本和實際承受能力，供應(yīng)商必然在服務(wù)等其他方面力不從心。如一些專業(yè)性很強的期刊，因其出版發(fā)行量較低，只有較少的折扣空間，個別書商會以漏訂、停刊或訂不到為由來降低成本。而這類專業(yè)期刊一般都是學校重點學科領(lǐng)域需要的核心刊，館藏不全嚴重影響到讀者對這些期刊的利用，也必將導(dǎo)致圖書館服務(wù)質(zhì)量和館藏期刊質(zhì)量的降低。

6.2 招標過程缺乏有效的監(jiān)管機制

從目前期刊采購招標的全過程看，在監(jiān)管方面缺乏有效的監(jiān)管機制。如在評標過程中，評標專家只能根據(jù)書商提供的標書和介紹來判斷，對投標商的服務(wù)能力和信譽等方面很難做出審查，更難判斷投標商的承諾能否踐行。對于中標的個別書商是否兌現(xiàn)承諾，自然就成了圖書館與供應(yīng)商的事。

6.3 書商的服務(wù)承諾和違約責任

期刊由于內(nèi)容新、傳播速度快且信息含量大而備受讀者的歡迎，是高校教學和科研的主要參考文獻。因此，訂購期刊質(zhì)量的好壞不但直接影響到館藏期刊質(zhì)量，更影響到學校教學科研工作。尤其是價格昂貴的外文期刊，一旦出現(xiàn)缺刊或漏訂等問題，會給圖書館造成極大的損失。因此，在期刊采購招標中，應(yīng)特別注意將服務(wù)承諾內(nèi)容和違約責任以書面合同的形式記錄下來，明確責任權(quán)利關(guān)系，詳細規(guī)定違約補救措施。

7 應(yīng)對策略

細化具體評標方法和各項評分標準，為評標小組專家提供參考。以中文期刊為例，標準如下：

評標項目，包括評標值、評標項目及分值、評標說明、得分四項。

（1）資質(zhì)（35 分）。 1）注冊資金：＞500 萬元（10 分）；＞300 萬元（5 分）；＜300 萬元（0 分）。 2）商務(wù)網(wǎng)站：功能完善、性能穩(wěn)定（5分）；無專業(yè)商務(wù)網(wǎng)站（0分）。3）財務(wù)狀況：財務(wù)狀況良好（5分）；財務(wù)狀況一般（3分）；財務(wù)狀況差（0分）。4）采購能力：及時提供刊目及價格（15分）；提供部分刊目及價格（10分）。

（2）服務(wù)（35 分）。 1）訂到率：98%以上（10 分）；92%以上（5分）；92%以下（0 分）。 2）到刊周期：7 天以內(nèi)（10 分）；15 天以內(nèi)（5分）；超過 20 天（0 分）。 3）送貨服務(wù)：專人免費送達（10 分）；郵寄送達（5 分）。 4）同行評議：第一名（5 分）；第二名（3 分）；第三名（1 分）。

（3）投標報價（30分）：折扣率正常刊價 20%以上（20分）；正常刊價20%以下（10分）。

總之，高校圖書館實行期刊采購招標制，從實踐看既能節(jié)省人力物力和財力、提高采購質(zhì)量，又能規(guī)范行業(yè)和市場。隨著招標采購機制的建立和完善，高校圖書館在期刊招標采購中必將更為成熟和規(guī)范，從而不斷加強高校圖書館的期刊資源建設(shè)。