談城建執法檔案的管理

薛潔瓊

(呂梁市城建管理綜合執法支隊，山西呂梁 033000)

城建行政執法是縣級以上建設行政主管部門或受委托的執法部門把國家法律、法規、規章和規范性文件的規定適用于具體對象或案件的活動。一般指對從事城市建設、園林綠化、市容市貌、市政公用事業、風景名勝事業等方面活動進行監督檢查并對違法行為進行糾正、查處的行政行為。而城建執法檔案是在執法過程中形成的有保存價值的執法文書，是行政執法的重要組成部分。執法檔案的歸檔和管理，有利于監督執法，推進和完善監督機制，維護有關人員的合法權益，有利于通過案卷分析、總結，用于業務培訓，提高執法隊員素質和執法水平，有利于通過檔案資料的分析、比較、論證，為決策提供依據，有利于促進城建行政執法進一步規范化。

城建監察行政執法檔案是城建監察部門在城建監察行政執法檢查活動中對違反有關法律法規規定的案件的處罰過程中形成的文字、數據、圖表、照片、音像等各種法律文書和材料，是城建監察執法活動的真實記錄，是城建行政執法活動的重要依據和憑證。

1 城建執法檔案的收集和整理

執法人員要將執法過程中形成的材料立卷歸檔，做到“材料齊全、排列有序、裝訂整齊、便于查閱”。城建執法檔案分為兩類:一般執法檢查記錄文書和行政處罰案卷。

1.1 一般執法檢查文書的收集整理

1)卷內目錄;2)檢(巡)查記錄;3)調查或詢問筆錄;4)與案件有關的書證;5)視聽資料;6)證人證言;7)勘驗筆錄或現場筆錄;8)調查報告;9)被查對象整改情況。

1.2 行政處罰案卷包括的材料

1)卷內目錄;2)檢(巡)查記錄;3)案件立案審批表、行政處罰審批表;4)詢問筆錄、調查筆錄;5)與案件有關的書證;6)視聽資料;7)證人證言;8)勘驗筆錄和現場筆錄;9)鑒定結論;10)行政處罰事先告知書、聽證告知書;11)責令改正通知書、停工通知書;12)當事人陳述、申辯和聽證材料;13)城建監察行政處罰通知書;14)復議材料;15)訴訟材料;16)調查或監審工作報告;17)結案審批表。城建監察執法人員要及時收集、整理各類法律文書材料，認真檢查行政執法全過程的文書材料是否齊全，以便及時采取措施補救，再開展整理、立卷工作。城建監察檔案管理人員負責案卷的歸檔和管理。

2 城建行政執法檔案的裝訂

執法檔案專業性強、數量龐雜，歸檔時按照形成的先后順序以一定的方法裝訂和保管，防止各種不利因素對檔案的損毀，保證執法檔案的完整和安全機密性。

1)城建監察行政執法檔案，應當根據要求將各種材料按照一定的程序裝訂好后，在規定的期限內，編寫好歸檔清冊再向檔案管理員移交歸檔。移交時由檔案管理員清點無誤后，雙方要在歸檔清冊上簽字并登記交接時間。2)未作出城建監察行政處罰的，制作一般卷宗，可以案卷的多少，按月、季度或年度順序裝訂成冊。保存期一般不少于3年。3)城建監察行政處罰案件要一案一卷，將有關材料裝訂成冊立卷，并按年份的立案時間順序各編流水號，作永久保存。4)不能隨文書裝訂立卷的照片、音像等證據，要放入證物袋中隨卷歸檔，標明名稱、攝制時間、地點、數量和主要內容。音像證據要在備考表上注明有關詳細情況。5)文書檔案按一定程序排列后，要立卷，編制目錄并逐頁編號。

3 城建行政執法檔案的管理

1)城建執法文書檔案由單位集中管理，不得丟失破損。2)行政執法檔案不得被任何人占有，也不得拒絕受歸檔。按照有關規定，經有關負責人簽字同意并辦理登記手續后，可以借閱或摘抄。檔案一經歸檔，不得涂畫或抽取、添加材料。3)對超過保存期限或無保存價值的檔案，按規定辦理銷毀手續后可銷毀處理。

4 城建行政執法檔案管理中存在的問題

1)對執法檔案不夠重視。在城建管理檔案中行政執法文書檔案是非常重要的一塊，但往往相關人員對文書檔案的管理很重視，對執法檔案的管理卻不夠規范，沒有專人管理行政執法文書檔案。2)行政許可文書的統一規范及歸檔管理辦法不健全，行政許可審批文書多樣、程序簡單，歸檔案卷目錄不清晰、材料無順序。另外，行政許可檔案整理存在申請材料多，不好裝訂;規劃類“一書三證”辦理時間跨度大，不好及時整理、歸檔。3)由于行政相對人法律意識淡薄、行政執法人員業務水平不高等原因，存在行政處罰案卷詢問筆錄不夠具體、全面，內容表達不夠規范、準確，現場勘察記錄、現場繪圖存在隨意性，部分重大行政處罰行為缺少聽證記錄等。4)由于行政強制法出臺后，缺乏統一規范的行政強制程序文書，行政強制無法實施。5)檔案沒有集中存放。有些文書檔案沒有檔案編號，有些資料是袋裝，有些是夾子夾的，還有放在執法人員抽屜內的。6)在行政執法檔案材料的收集過程中，收集文字材料較多，對照片、聲像等的新技術資料收集不多。即使有時有收集到的電子、聲像等資料，也沒有存檔，有時可能造成流失。

5 做好城建行政執法檔案管理的幾點意見

5.1 加強領導，提高認識

搞好城建行政執法檔案的管理，關鍵在于領導。各行政執法單位要提高對行政執法檔案管理工作，主要領導親自安排，分管領導具體抓，明確責任專人管，把加強檔案管理工作列入議事日程，逐步推進檔案管理工作規范化、標準化。

5.2 嚴格執行執法程序，明確責任

根據《行政處罰法》《行政許可法》《行政強制法》及相關的法規、規章的規定，制定完善行政執法案卷檔案管理辦法、檔案管理人員責任制、報管制度、保密制度等，強化檔案管理人員的履職意識、責任意識。修訂《行政處罰文書》，規范《行政許可文書》《行政強制文書》，嚴格執行執法程序，依法送達法律文書，正確使用法律法規。

5.3 加強法制培訓，提高業務素質

要加強城建行政執法人員的業務培訓，提高行政執法人員對法律、法規和規章條文的理解能力，強化責任意識，強化行政執法檔案收集、整理、立卷、歸檔業務能力，提高執法人員對行政違法行為的調查取證和分析判斷能力，對行政執法文書的制作運用能力。

5.4 推進行政審批“兩集中、兩到位”改革

加強行政審批改革，將所有行政審批和服務類項目全部集中到行政審批大廳統一辦理，抽調業務和技術骨干，進駐政務審批大廳集中辦公，真正做到“一站式”審批，使行政許可事項從受理、審查、決定、送達文書的整個程序更加規范、合法，案卷歸檔更加及時、統一、有序，打造規范、便捷、高效的行政執法環境。

6 結語

通過規范執法文書，加強行政執法文書檔案的管理，可推動城建行政執法工作更加規范、快捷，促進依法行政工作，更好地為城建事業快速發展服務。