高等師范學校系部教學檔案管理工作的幾點思考

侯志東

（南通師范高等專科學校，江蘇 南通 226000）

高等師范學校系部教學檔案管理工作的幾點思考

侯志東

（南通師范高等專科學校，江蘇 南通 226000）

系部教學檔案管理是高等院校檔案工作的重要組成部分，是交流教學、科研經驗與成果的重要工具。本文對當前形勢下高等師范學校系部教學檔案管理現狀做了分析，并談談對如何加強教學檔案管理工作的思考。

高等師范學校 系部 教學檔案管理

教學檔案管理是高等師范學校（以下簡稱高師）檔案工作的重中之重，是學校教學工作中積累起來的重要歷史資料。因其師范學校自身特殊的特點，其教學檔案能豐富地展現出學校發展的時間與空間維度，它凝聚著學校發展的經驗與成就，體現了學校教學特色與管理水平。它在指導教學過程、促進教書育人及優化信息資源合理配置等諸多方面發揮著不可替代的作用，而且隨著時間的積淀和辦學歷史的延續，它的價值越顯得彌足珍貴。

近幾年，為了更好地發展，很多高師學校嘗試改革，實行系校二級管理體制，我校自2010年起也逐步按照高校模式建立黨政職能機構與教學業務機構并行的二級管理體制。在二級管理模式下，學校教學檔案管理也隨之發生了根本性變化。一些教學文件、個性化教學計劃等制定都由二級系部完成，原本由學校教務部門管理的一些文件都已下放至二級院系管理，如課程建設、教師工作量、學科建設等材料。

下面筆者結合所在學校工作實踐及省內周邊高師學校檔案管理現狀，談談自己的認識與思考。

一、系部教學檔案的重要地位

系部教學檔案是高師整體教學檔案的主體、核心和重點。它記載著系部一線教學活動的全過程和狀況，它往往不經加工保持真實原貌，能客觀地反映歷史。這種史實的記載作用是其他資料不可替代的。同時，教師可以通過對教學檔案的記錄予以分析，總結經驗，改進方法，強化教學效果。學校管理者亦可以根據教學檔案所反映的情況對教學過程進行統籌規劃，制訂科學管理方案。對系部教學檔案的管理直接影響到學校的辦學質量和辦學效益。

二、高師教學檔案管理現狀

（一）檔案管理意識不強，重視不夠。

由于長期以來很多高師院校對教學檔案管理重要性認識不足，再加之二級管理模式下，系部是從事教學活動的一線教學單位，承擔著很重的教學任務，從系部領導到教職員工更是始終把教學工作放在首位，對教學檔案管理缺乏應有重視，僅僅視為教學管理的附屬工作，常常是檢查時再突擊應付。更重要的是，大部分老師沒有檔案意識，對檔案管理知識、法規知之甚少，他們認為只要備好自己的課，教好自己的書，做好自己的科研就是已經盡職了。至于對工作中產生的文件材料、教科研文檔等，他們不注意或不愿意將原始教學檔案資料上交歸集。他們總認為是自己的成果，無理由歸檔或根本就不認為其為檔案。有的自認為有些材料已過時，便隨意丟棄或自行銷毀。以至部分檔案收集不全，白白流失了。

（二）檔案管理制度不健全，專職人員缺失。

由于二級系部的教學檔案管理工作起步較晚，還處于實踐探索階段，制度還不夠健全，缺少一套完整具體統一的規章制度，缺少健全的檔案組織機構。有的高師學校系部還沿用以前教務部門制定的教學檔案管理制度，很多陳舊的條文規定已無法滿足當前系部一線教學檔案管理的需要。加之現在省內很多高師學校優化合并，形成了“一校多區”的辦學格局，像筆者所在高師就是“一校三區”，二級系部跨區進行教學活動成了常態。這更使教學檔案管理工作呈現出多元性、復雜性。在此情形下，更嚴峻的是大部分系部教學檔案管理沒有專職甚至兼職的檔案員，檔案管理人員流動性很大，直接影響了檔案工作的穩定性、連續性和規范性。很多時候都是由部分老師臨時兼做檔案管理工作，他們由于沒有受過檔案管理專業知識的培訓，對檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號編目等規范程序不熟悉，導致教學檔案資料沒有統一的分類標準，按習慣存放，各行其是，重復歸檔或“檔案死角”現象普遍存在。如只注重文件的收集與整理，而不重視部門、系部自己形成的教學及教學管理材料的收集，致使一些資料沒能及時保存。

（三）檔案管理信息化程度不夠，檔案利用率低。

檔案利用是檔案管理工作的目的，不管檔案收集得如何漂亮，如果只是束之高閣就沒有任何意義。雖然，當今已經到了信息化網絡化的時代，但在檔案管理信息化方面還遠遠沒有跟上時代步伐。由于受傳統查詢方式的影響，教學檔案在服務師生方面作用不明顯，利用率低。由于大部分檔案還依靠手工處理，查準查全率低。如：經常會有人在需要文件時亂翻亂拿，借閱、轉閱不登記，自己不妥善保管也不及時歸還，以致無法發揮應有作用。

三、對加強系部教學檔案管理的幾點思考

（一）強化學習，加大宣傳，增強意識。

檔案意識的強弱直接決定了檔案管理工作能否科學順利地開展下去。要想提高優化檔案管理工作，首先要加強學習。隨著教學改革的日趨深化，教學形式和教學模式日益呈現出多樣化和復雜化的特點，但教學檔案工作的標準化是教學檔案工作現代化的基礎，可以說沒有標準化就沒有教學檔案工作的現代化。這包括教學檔案工作業務范圍的規范化，教學檔案術語的標準化，教學檔案工作技術與設備的標準化，以及檔案管理方法的標準化。因此，要提高系部教學檔案管理，首要任務是對檔案基本專業知識學習和認同。

其次，擴大宣傳，增強教職工全員檔案意識。為此，學校應制訂翔實的活動方案，可通過講座、展覽等形式切實讓大家了解相關知識法規，了解檔案工作的基本內容。系部教職工都應有該項工作的目標，二級系部檔案工作者要正確認識檔案工作自身價值，立足本職工作，服務于學校建設，大膽改革和更新一切不適應系部發展的因循守舊的思想局面，使檔案工作將目的性、自覺性、主動性、整體性和服務性融匯成一種行為規范。要廢除舊的用人機制，穩定檔案人員管理隊伍，提高工作人員積極性。既要爭取領導的重視，又要充分發揮自己的能動性，不斷提升檔案工作水平，把檔案的作用充分發揮出來，千方百計擴大服務范圍，只有這樣才能增強意識，打開檔案工作的新局面。

（二）健全制度，強化領導，落實責任。

教學檔案的歸集整理不是少數人的事，而是全體人員的責任。學校應確立校系兩級檔案管理機制，明確兩極管理權限與責任。

建立健全教學檔案管理工作的各項規章制度是優化教學檔案管理工作的基礎。應根據國家的有關檔案法規并從本校、系部的實際情況出發，逐步建立完善二級系部教學檔案管理的規章制度，使檔案管理有規可循。系部應根據自身實際，對教學檔案的歸檔范圍、保管期限、立卷歸檔原則及立卷歸檔程序等做出明確規定，為檔案工作人員提出明確工作目標和工作要求。最終使系部檔案管理走出雜亂元序現狀，從而步入系統化、規范化和標準化的管理模式。為了調動大家的積極性，可以嘗試引入考核激勵機制，按照考核細則標準對其工作內容、質量要求、完成時間等具體項目進行評比，在年中和年末，學校檔案職能部門應對各系部的教學檔案工作進行總結表彰，以此形成程序化、制度化的長效管理機制。

（三）優化服務，提高利用，擴大影響。

“檔案貴在活，而重在用”。做好檔案管理工作其根本就是做好檔案的服務工作。這是檔案管理工作的出發點和落腳點。它對教學工作會產生檢驗和積極的推動作用。那系部如何在諸多條件限制下最大限度地優化利用教學檔案呢？筆者認為只有將“死檔案”變成“活檔案”，將“文字檔案”變成“電子檔案”，在數字化、網絡化方面多做文章。我們可以嘗試從以下兩個方面入手：一是建成完備的檔案目錄查詢系統。將所有檔案目錄加以整理并數字化，方便查詢。二是將所有檔案逐步數字化，建立完備的電子檔案。在平時收集的過程中盡量搜集電子檔案，對系部在教學管理過程中產生的電子檔案進行整理，建成電子檔案數據庫。對利用率高、具有參考價值的重要紙質檔案進行掃描或錄入，并轉化為數字化檔案信息，逐步建成完備的檔案數據庫、多媒體數據庫，提高檔案利用率。

［1］柳向江.強化系統思維意識推進檔案工作標準化［J］.蘭臺世界，2005（3）.

［2］錢杏英.淺談高職院校系級教學檔案管理存在的問題及對策［J］.中國科教創新導刊，2008（35）.