簡析海外水電建設項目檔案管理存在的問題及解決的對策

夏巧榮

(四川圣達水電開發有限公司，四川樂山 614900)

1 概述

隨著中國電建集團堅定不移地推進國際業務優先發展的戰略目標落地，集團國際經營業務已經成為集團持續發展的重要支柱，集團投資建設運營的海外水電站項目相繼投產運營。為確保海外項目建設規范、完整，集團組織了首個海外項目檔案驗收，旨在保證將工程建設過程中大量的、與工程相關并具有保存價值的資料收集完整、整理系統準確，為今后海外項目提供管理模板。筆者作為海外一水電項目檔案驗收組成員，在參與驗收過程中發現了工程存在的一些問題，根據國家檔案局對項目檔案驗收的有關規定，結合海外工程檔案管理實際，就存在的問題及對策簡要論述如下。

2 海外項目檔案管理基礎工作薄弱，難以保證工程檔案的完整性、準確性、系統性

水電建設工程具有保存價值的竣工檔案資料是電站基本建設活動的真實記錄。完整、準確、系統地收集和編制工程檔案是全面鑒定該項目工程質量、正確使用和維護水電站設施的重要依據。特別是海外BOT水電站建設項目涉及到幾十年后移交給當地政府運營，所記載的建設過程的技術資料就顯得更為重要。但目前一些海外水電項目由于檔案管理基礎工作薄弱，隨著工程的完成，其產生的資料、檔案也隨之散失，從而造成很多工程檔案資料收集歸檔難。筆者認為主要存在以下幾方面問題。

2．1 檔案工作人員配置與機構設置不到位

在海外工程建設中，建設單位由于人員編制緊張，建設任務繁重，領導缺乏檔案管理重要性意識，普遍存在以下幾種現象:一是不設檔案管理工作崗位，而是委托監理單位履行檔案管理主體責任;而監理單位也只能負責收集整理施工過程文件，對于項目前期文件、階段驗收文件、設備等文件監理單位因權限問題無法收集，因此而造成竣工檔案不完整;二是對于設有兼職檔案管理崗位的，由于其專業培訓不到位，人員素質和能力無法保證工作需要，不能切實履行建設單位檔案管理、監督的職責，無法指導參建單位規范收集整理檔案，監理和施工單位的工程技術人員全憑個人在國內項目工程積累的經驗完成，從而造成案卷質量無法保證。

2．2 檔案管理制度與項目適配度不夠

由于海外工程項目與國內主管單位相隔較遠，信息交流不便，項目公司未制定一套建立在本單位實際基礎之上的檔案管理制度，而是直接套用總部檔案管理制度，因此而未能形成具有本項目特點的檔案管理辦法及分類方法，從而使項目部和參建單位無章可循，其結果必然是造成海外工程項目文件資料的收集、歸檔工作難以開展，如將竣工文件納入合同管理;監督處罰機制不健全;沒有明確的檔案工作管理界面;建設期未實行領導責任制，導致部門和有關人員檔案工作責任不太明確等。最終結果將導致一些檔案資料在項目發電幾年后竣工驗收時從國內召回大量人員整改完善，既造成人力物力的浪費，又增大了投資成本。

2．3 海外項目檔案的保管和利用水平有待進一步提高

集團公司近幾年來對海外項目檔案工作非常重視，及時添置了檔案庫房等硬件設備，但仍與檔案規范保管工作存在差距。由于大部分項目所在國家氣候潮濕、氣溫較高，對項目檔案的保管未采取有效的防潮濕、防高溫、防有害生物措施，有些紙質檔案在很短的時間內已出現字跡暈染等現象，導致檔案的真實、準確度降低。

在檔案利用方面，項目檔案未使用計算機管理，也沒有形成紙質臺賬，從而給利用者帶來不便，體現不了檔案為經營活動服務的價值。

3 加強海外水電建設項目檔案管理的幾點對策

根據國家檔案局《關于加強駐外機構和境外企業檔案工作的意見》中對檔案管理的基本要求“歸檔材料齊全完整、整理科學合理、保管相對集中、利用方便安全”。針對上述存在的問題，筆者建議采取以下對策加強對海外水電建設項目檔案的管理。

3．1 加強海外水電建設項目檔案規章制度的建設

針對日趨增多的海外工程項目，面對與國內不同政治、經濟與文化環境等特殊性，檔案工作制度必須做一些適當的調整。國內總部既要建立健全一套統一、完整、高效、覆蓋國內外工程檔案的工作制度并在全公司推行，同時又要考慮到海外工程的特殊性，不能對其檔案工作搞“一刀切”，而應結合國內外及項目自身特點制定既具有特色、又有可操作性的項目檔案管理及分類辦法。

一是要明確建設項目檔案管理的主體責任是業主。將勘測、設計、施工、監理等單位形成的檔案集中匯集到業主單位統一保管，形成一個完整的項目檔案;明確歸檔文件內容、歸檔工作管理、歸檔文件材料整理方法等。

二是業主要在承包合同中明確竣工檔案完整和規范的移交條款，并采取有效措施與竣工結算密切掛鉤，如采取結算支付需要檔案人員簽字等手段，以保證其單位移交的檔案符合歸檔要求。

三是要嚴格執行工程竣工檔案“三納入”、“四同步”制度，即將檔案工作納入工程計劃中，納入工程規章制度中，納入項目領導和工作人員崗位職責中;檔案工作與工程建設立項同步，與工程建設進度同步，與工程工作檢查同步，與工程竣工驗收同步，避免海外項目人員因流動性大而造成“人走檔案走、人走檔案無人管”的現象，進而保證項目檔案的完整性。

四是建立業主、設計、監理、施工單位等參建單位領導和專、兼職檔案人員組成的檔案管理網絡，明確領導責任和檔案人員工作責任，履行參建各方檔案工作職責，業主重點抓好指導、督導、考核工作。如明確監理單位應對項目監理活動中形成的文件進行收集、整理，對有關單位形成的文件進行審核并按要求簽署意見，向建設單位移交;明確施工、安裝、調試單位收集、整理施工、安裝及調試項目文件，按有關規定和合同約定編制竣工圖及竣工圖編制說明，經監理人員審核后向建設單位移交等職責。

3．2 提高檔案人員素質，不斷提升海外水電項目檔案管理水平

根據目前公司在海外投資項目的檔案管理現狀，特別是在經濟發展落后的國家，檔案人員素質的提高已迫在眉睫。提高檔案人員素質的有效途徑有以下幾個:一是提高領導對檔案管理工作的重視，這是提高檔案人員素質的關鍵。領導具有較強的領導力和號召力，起著帶頭垂范的作用，領導如果重視檔案工作，在企業中就會形成一種支持和熱愛檔案事業的氛圍，對檔案意識和作用就會進一步強化，檔案人員學習、培訓機會就會增多，從而有助于提高檔案管理人員的業務水平;二是加強檔案人員的培訓、完善自身知識結構。海外檔案人員不僅要學習檔案管理知識，還要學習工程技術知識，還要懂外語，同時還應做到勤思考、勤探索、勤總結，才能使自己的綜合能力得到提高，才能滿足海外項目檔案管理的需要。

3．3 建立高效的檔案網絡管理系統，發揮項目檔案為國際化經營服務的作用

在具有國際化形象和謀求國際合作業務的企業，檔案管理已成為企業管理的基礎和內在管理水平的標識，成為項目能否順利合作的重要細節。一個具有國際競爭力的企業，檔案資源共享勢在必行。一是可以通過全集團的廣域網，在平臺上建立“檔案專欄”，既可以將有關檔案管理的規章制度、管理標準等內容編輯發布在網上，使境內外的檔案人員、工程技術人員了解集團和行業標準;又可以通過專欄與境外人員進行業務交流。二是采用統一平臺，由業務部門及檔案部門共同對分散在各地的項目檔案、信息資源進行編輯整理，加強數據庫開發。三是因地制宜保管檔案，建議將項目前期、商務、重要的文件在總部保管并電子化，形成檢索目錄，海外項目部留存。逐步使公司檔案室由檔案資料保管中心向信息中心轉變，由被動服務向主動服務轉變，充分體現檔案工作的價值。

4 結語

綜上所述，目前公司海外水電項目檔案管理存在的歸檔難、竣工檔案完整性、準確性、系統性欠缺等問題并非頑疾。只要檔案工作管理到位、制度健全，管理手段及措施有效，海外項目檔案定能為企業經營管理提供最有價值的服務，為集團成為質量效益型跨國公司奠定堅實的基礎。