企業(yè)檔案管理模式的發(fā)展方向

劉琦

（黑龍江農(nóng)墾北大荒商貿(mào)集團(tuán)有限責(zé)任公司，哈爾濱150036）

1 企業(yè)檔案管理概述

企業(yè)是從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)組織。企業(yè)的檔案管理工作在新時(shí)期應(yīng)該滿足全面、系統(tǒng)的管理要求，包括檔案工作的政策法規(guī)要求、文件形成中的領(lǐng)導(dǎo)與員工責(zé)任、規(guī)章制度和組織建設(shè)要求，以及新時(shí)期對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的管理要求。企業(yè)的檔案管理就是企業(yè)中人員的工作記錄以及企業(yè)的發(fā)展歷史，為了在信息管理和文件管理中把握機(jī)遇，檔案工作者需要不斷研究新問(wèn)題、掌握新方法、更新知識(shí)。現(xiàn)代檔案管理工作的意義也凸顯出來(lái)，不僅對(duì)企業(yè)單位的工作和生產(chǎn)具有重要意義，對(duì)整個(gè)社會(huì)發(fā)展的記錄也有積極意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，更具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的、歷史的意義。

2 企業(yè)檔案管理的目的

2.1 保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益與知識(shí)產(chǎn)權(quán)

每個(gè)企業(yè)都有自己的商業(yè)機(jī)密，商業(yè)秘密通常包括不可外傳的配方、秘方、技術(shù)訣竅、圖紙、營(yíng)銷策略、客戶名單、貨源等，是企業(yè)花費(fèi)了大量時(shí)間、人力、物力、精力的結(jié)晶，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。管理企業(yè)的商業(yè)機(jī)密是企業(yè)檔案管理中很重要的部分，可以幫助企業(yè)在激烈的經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)中取勝。企業(yè)檔案涵蓋整個(gè)企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展與方法，倘若管理不嚴(yán)格、方式松散，企業(yè)的一些商業(yè)信息將面臨泄露風(fēng)險(xiǎn)，從而使競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手獲得良機(jī)，使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中處于不利地位。因此，企業(yè)機(jī)密檔案的有效管理從某種意義上來(lái)說(shuō)對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有保駕護(hù)航的作用。企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)也會(huì)在恰當(dāng)?shù)墓芾碇械靡岳煤脱永m(xù)，從而保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

2.2 保證企業(yè)歷史的本來(lái)面目

企業(yè)的檔案是從企業(yè)建立開(kāi)始，一點(diǎn)點(diǎn)的積累與發(fā)展的見(jiàn)證。它記錄了企業(yè)的一點(diǎn)一滴，包括建立時(shí)間、成就，以及其間發(fā)生的事情，所以企業(yè)檔案管理是一個(gè)很重要的任務(wù)，它可以讓我們更好地了解公司的發(fā)展歷程，更好地了解企業(yè)的歷史，發(fā)揚(yáng)企業(yè)在社會(huì)中的作用，從而保證企業(yè)歷史的本來(lái)面目。

3 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

3.1 企業(yè)檔案管理不完整

由于一些企業(yè)的檔案管理制度不明確，檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，檔案多多少少會(huì)缺失一些信息，這是一個(gè)很嚴(yán)峻的問(wèn)題。還有些企業(yè)的檔案分類混亂，檔案管理人員在更替過(guò)程中交接不到位出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致檔案目錄不清晰，這也為企業(yè)檔案查找?guī)?lái)難度。因此，企業(yè)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理很重要。但是許多檔案管理人員都是兼職人員，根本沒(méi)有足夠的精力投入到檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、缺失的情況，而且人腦在一定程度上會(huì)出現(xiàn)健忘的情況，所以就需要管理人員認(rèn)真完成檢索，從而提高工作效率。企業(yè)檔案需要很好的管理與應(yīng)用，不能影響企業(yè)日后的發(fā)展與擴(kuò)大。

3.2 檔案室沒(méi)有良好的硬件環(huán)境

一直以來(lái)，我們認(rèn)為檔案室是管理規(guī)范且環(huán)境良好的。但是在實(shí)際工作中，檔案室卻恰恰相反，很多單位并不愿意為檔案室添置新設(shè)備，從而造成檔案室設(shè)備簡(jiǎn)陋，甚至個(gè)別單位根本不存在專用的檔案室。因此，除了對(duì)人事檔案不能夠進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的管理外，還時(shí)常發(fā)生檔案材料發(fā)霉和蟲(chóng)蛀事件，不利于檔案資料管理。

3.3 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視企業(yè)檔案的管理

許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視了企業(yè)的檔案管理，使企業(yè)陷入不必要的危機(jī)，因此，領(lǐng)導(dǎo)需要重視企業(yè)的檔案問(wèn)題，將企業(yè)的檔案妥善管理，避免管理不當(dāng)，毀壞公司名譽(yù)。由于企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的淡漠，使得企業(yè)檔案管理人員的檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案的收集與管理也不及時(shí)恰當(dāng)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮作用，檔案部門(mén)也要提供適應(yīng)市場(chǎng)變化的快捷、準(zhǔn)確信息，更新企業(yè)的檔案，促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。

4 解決企業(yè)檔案管理問(wèn)題的方法

4.1 完善并保證企業(yè)檔案的完整性

每個(gè)檔案都要完整，因?yàn)樗艘粋€(gè)企業(yè)的發(fā)展，它記錄著企業(yè)的輝煌與失敗，假若企業(yè)檔案管理不完整，可能會(huì)影響各個(gè)員工的生存與發(fā)展。檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；管理部門(mén)應(yīng)購(gòu)置專門(mén)存放檔案的櫥柜和物品；企業(yè)人事檔案不外借，以確保企業(yè)人事檔案的完整與安全。

4.2 加強(qiáng)企業(yè)員工的培訓(xùn)

每個(gè)企業(yè)都需要德才兼?zhèn)涞娜瞬?，因此企業(yè)應(yīng)做好員工培訓(xùn)，選擇一些責(zé)任心強(qiáng)、行為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯T工從事企業(yè)檔案管理工作。企業(yè)檔案管理工作需要員工有良好的檔案學(xué)知識(shí)基礎(chǔ)，熟悉文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關(guān)技術(shù)。企業(yè)需加強(qiáng)對(duì)企業(yè)專員的培訓(xùn)，讓員工能夠及時(shí)掌握最新的理論知識(shí)與先進(jìn)的管理技術(shù)。

4.3 改變企業(yè)檔案的存在方式

每一種事物都需要適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，而21世紀(jì)又是一個(gè)信息化的時(shí)代，所以企業(yè)檔案應(yīng)變?yōu)殡娮訖n案，使檔案變得更加嚴(yán)格，從而使管理人員更加重視檔案的管理，而電子檔案也會(huì)使工作人員在工作管理上更加方便快捷。應(yīng)規(guī)定各級(jí)別人員的檔案查閱權(quán)限，以免資料外泄。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案是很重要的文件，企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)是至關(guān)重要的，企業(yè)檔案是一個(gè)企業(yè)從出生到現(xiàn)在的成長(zhǎng)過(guò)程，是企業(yè)的真實(shí)寫(xiě)照，展示著一個(gè)企業(yè)的風(fēng)采。檔案管理工作要遵循集中統(tǒng)一的原則，維護(hù)檔案的完整與安全；遵循便于利用的原則，使企業(yè)檔案完整的保存下來(lái)，以促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

［1］ 胡麗清，徐慎元.檔案管理現(xiàn)狀與改革研究［J］.高校圖書(shū)情報(bào)壇，2006，（12）：56-109.

［2］ 任越，倪麗娟.淺析數(shù)字檔案館產(chǎn)生與發(fā)展對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)的影響［J］.黑龍江檔案，2006，（6）：34-79.

［3］ 王瑤.檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理問(wèn)題的思考［J］.黑龍江科技信息，2009，（5）：107-125.