檔案信息自動化系統管理若干問題的思考

劉麗華

（吉林省梨樹縣糧食企業服務中心，吉林 梨樹 136500）

最近幾年，檔案信息自動化系統已經在檔案管理工作中得以廣泛的應用，這種系統的應用能夠很好的對檔案管理水平提升起到積極的促進作用，同時也給人們的生活帶來了很大的便利，在實際的工作中，人們也可以將先進的思想應用在很多重要的環節中，所以也就在很大的程度上提升了系統的統一性和綜合的性能，但是在當前的檔案管理工作中還存在著一定的問題需要不斷加強和改進。

1 推進自動化必須要提高檔案的標準化和規范化水平

在檔案信息自動化系統運行的過程中，沒有一個統一的操作標準，同時在管理軟件的應用上也存在著很大的差異，管理的結果也產生了一些誤差，在這樣的情況下，就會影響到整個系統的管理質量，在系統使用的過程中，硬件本身的質量是沒有問題的，但是由于操作員的個人技能不能達到相應的要求，使得硬件中很多實用的功能都沒有得到充分的發揮，所以在進行檔案管理的過程中，要不斷加大自動化技術的推廣，有效的對管理工作進行規范，這要求管理人員要提高自身的業務水平，尤其是計算機應用技術，同時也要建立健全管理的機制。

2 自動化建設要著眼于提高系統的整體水平

在自動化建設的過程中，系統的整體性高低對功能的發揮有著十分關鍵的影響，提高系統的整體性也就是提高計算機網絡系統的管理質量，從而使系統的優勢能夠得以充分的發揮，從而也提高了系統自身的軟硬件性能。但是在系統運行的過程中，一部分節點非常容易出現故障，這些故障的產生也嚴重影響到了系統的正常運行，所以在使用該系統的過程中一定要采取相應的措施，不斷加強對故障的處理，使其發揮的負面作用能夠縮減到最小，這樣才能更好的提升系統的綜合運行質量。

3 有重點的抓好數據庫的建設

在近幾年的檔案信息自動化系統發展中，對文件處理技術的開發和系統應用技術的創新還處在一個適應和過渡的階段，因此在檔案信息數據庫的建設過程中還存在著很大的不足，這些問題的產生也會使得數據庫在使用時無法發揮其正常的功能，所以在使用檔案信息自動化系統的過程中，要根據每個檔案管理部門自身的具體情況進行數據庫的創建和完善。從另一個角度來看，數據庫的建設和完善需要很長的時間，同時其相應的工作也是有一定的發展規律的，所以在數據庫建設的過程中還要注重每個部門人員之間的配合。在進行檔案信息運用的過程中，還要加強對信息內容的有效管理，只有這樣才能更好的提升系統運行的可靠性和靈活性。同時我國的科學技術還在不斷的發展，新的思想和理念還會不斷的應用到檔案信息自動化系統的運行中，所以檔案信息自動化系統還會不斷的發展和完善。

4 慎重選定技術路線

信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。對我國檔案信息自動化影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。

5 實事求是地改進管理體制

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。檔案信息自動化系統實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。

6 充分發揮系統建設資金的使用效益

檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。

7 重視人才管理

檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂。

8 結語

當前我國的檔案信息自動化系統在運行和管理的過程中還有很多需要不斷改進和完善的地方，所以為了更好的保證檔案信息自動化系統能夠高質量、高效率的運行，相關人員一定要加強對不足的分析，并采取相應的措施進行有效的改進，以便能夠更好的提高工作質量，為檔案信息自動化系統的發展提供更大的發展空間。

［1］ 王春穎，楊婷舒.對檔案信息自動化系統建設問題的思考［J］.蘭臺世界，2007，（11）：89.

［2］ 黃芳，趙艷霞.企業檔案信息自動化系統應用［J］.山西檔案，2007，（S1）：96.