談如何做好高校基建檔案歸檔管理工作

王 俊 嬌

(中國政法大學基建處，北京 102249)

談如何做好高校基建檔案歸檔管理工作

王 俊 嬌

(中國政法大學基建處，北京 102249)

對高校基建檔案的現狀、基建檔案收集、管理過程中存在的問題進行了分析，并結合多年的基建管理工作經驗，找出了基建檔案管理過程中應重點解決的幾個問題，以確保基建檔案的完整性。

高校，基建檔案，管理

0 引言

高校基建檔案是高校基本建設檔案的簡稱，其是指在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成的有保存價值的文字圖表及聲像載體材料等，是高校校園中各種土建筑物構筑物以及地上地下管線等基本建設工程的規劃設計施工和使用維護檢修活動的直接記錄[1]。隨著高校基本項目的不斷開展，基建檔案的收集、歸檔工作隨之而來。基建檔案，對后期的維修改造起著至關重要的作用。如何保護、管理好基建檔案，是每個檔案管理人員必須重視的問題。

1 基建檔案的特殊性

高等院校的檔案管理是高校建設的重要部分，而基建項目的檔案管理與其他檔案資料的管理相比有其特殊性。

首先，基建項目的一次性、不可逆轉性，決定了基建檔案資料的唯一性，終身性，不可修補性。

其次，一般的基建項目都是跨年度建設，建設周期長，而基建檔案則是從基建項目開始到項目全部結束的所有檔案資料，造成基建檔案的收集整理的時間跨越性較長，難度加大。在工程施工期間，如遇上人事變動，人員調整，對基建檔案收集將會造成很大的影響。

第三，基建項目具有極強的專業性，工程項目中涉及的勘查、設計、土建施工、安裝、自動控制、消防、防雷等專業技術活動產生的歷史記錄是唯一的，文件材料數量較多，載體形式多樣，內容復雜多樣，是其他專業技術活動產生的檔案和普通文書檔案無法比擬的[2]。基建檔案的專業性也不同于其他檔案，因此要求檔案員不僅要具有一般檔案知識，而且要具備基本甚至專業的基建技術知識。

第四，基建項目建成后將在未來幾十年甚至是上百年內發揮著重要作用，而基建檔案則是使用過程中維修、改造、擴建的重要依據，基建檔案齊全，將大大縮短后期維修、改造、擴建的時間甚至節約可觀的費用，經濟效益十分明顯。

2 現狀、存在的問題及原因分析

由于一些歷史原因，在基建檔案的借閱、使用過程中，發現存在一些問題。

2.1 高校基建檔案的現狀

1)檔案資料不齊全。

鑒于一些歷史原因，很多早期建筑的基建檔案資料不齊全，資料缺失嚴重，造成后期使用過程中的很多問題。如我校在對地下管線整體改造的過程中，施工過程中基建檔案資料中顯示此區域內沒有給水管，但在施工過程中，卻挖出了一根給水管，經證實是正在使用的給水管，造成現場水柱沖天，部分建筑停水數小時的事故。這類事故的發生與施工單位的野蠻施工有關，但主要是因關于地下管線的基建資料不全，甲方提供信息有誤造成的。早期基建資料的不齊全、后期變更改造的資料未及時歸檔，在整體改造時造成很多不確定性，施工過程洽商增多，延誤工期，也增加了造價。

2)檔案編號不規范。

很多高校的檔案管理人員由于缺乏基本的基建知識，使得現有的基建檔案歸檔比較混亂，僅僅只是將現有的基建檔案保存在檔案館，而非將基建檔案資料分類整理歸檔，檔案的編號缺乏連續性，造成后期借閱使用時需要翻閱大量的檔案才能找到需要的資料。

3)后期在借閱的過程中檔案損壞、缺失現象比較嚴重，尤其是圖紙。

很多高校都還是歸檔的原始的紙質資料，尤其是圖紙資料，后期使用較多的也是圖紙，而每借閱一次就會造成檔案資料的損壞，甚至缺失，一旦損壞、缺失，則無法彌補。

4)后期改造、改擴建資料不全甚至沒有。

隨著建筑使用年限的增加和高校的發展，很多建筑在使用過程中需進行改造、擴建，而這些改擴建的資料未及時歸檔，對于單體建筑而言，其基建檔案不具有延續性。如學校后期增加的校園監控的施工資料，校園內給水、熱水、雨水、污水等地下管線的后期改造資料，教學樓等教學空間增加插座、網口、教學課件錄制等后期增加的資料，在項目完成后未及時歸檔。

2.2 造成這些現狀的原因

1)重視不足，檔案意識不強：領導重視程度不夠，重建設輕檔案。

不少高校對教學相關的檔案比較重視，而常常忽略基建檔案的歸檔和管理；領導重建設輕檔案，加上基層工作人員的檔案意識不強，造成很多基建檔案的不齊全、缺失乃至后期借閱工程中損壞、遺失。

2)檔案知識和法規認識不足。

多數高校的基建檔案員都是兼職檔案員，缺乏對檔案知識系統的學習和培訓；對檔案法規、歸檔和管理知識認識不足，造成基建檔案歸檔、管理的不規范。

3)管理體制不健全。

由于管理體制及制度不完善、不健全，在基建部門管理人員與檔案管理部門人員之間缺乏密切的聯系溝通，造成檔案工作隨意性大，無法做到有章可循、有據可依、照章辦事，檔案歸檔時間、內容含糊不清，建檔程序不規范、檔案編號不科學[1]。

3 重點解決的幾個方面

管理人員在管理思想、管理方法、管理手段上比較落后，采用傳統的管理模式，是造成當前基建檔案管理問題的主要原因，要解決這些問題，應從以下幾方面加強管理。

3.1 增強意識，加強學習

首先，主管領導要從思想上重視基建檔案的收集、歸檔、管理工作，這樣層層落實到檔案員，從上到下都重視這項工作，才能做好基建檔案的管理工作。

其次，檔案員要加強對檔案知識、基建知識的系統的學習，經常參加些專業培訓，掌握基建知識和檔案管理的新技術。

3.2 重建設也要重檔案

基建項目由于涉及金額大、建成后使用年限長，在項目建設過程中容易受到大家的重視。而對于檔案的收集整理工作卻常常忽視，總是項目結束了，才整理存檔的資料，而這時有些資料卻找不到、也無法彌補。要改變這種現狀，就要從項目立項開始就按規定和要求收集整理相關的檔案資料，過程中不定期的檢查整理，保證歸檔時資料的完整。

3.3 完善檔案歸檔及管理制度

當前檔案管理部門的檔案員缺乏基建知識，不完全了解基建項目的歸檔范圍，往往是基建部門歸什么資料，檔案部門收什么資料，遇上基建部門的人員調整，很難將資料歸檔齊全，作為檔案管理部門要制定一套完善的檔案管理制度，比如基建檔案應在什么時間歸檔(如項目建成后3個月內)，都應當歸檔什么資料(如政府審批文件；校內各項決議)，在項目建設過程中如何加強兩部門間的溝通交流、歸檔后的借閱制度等等，完善的制度加上嚴格的執行才能保證基建資料的完整歸檔。

3.4 利用現代化科技手段創建數字化檔案

2005年發布的《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》指出，要在城建檔案工作領域應用現代信息技術來建立現代化的城建檔案管理系統，開發利用城建檔案信息資源，為城市規劃、建設和管理提供科學的決策依據，為城市經濟、社會、文化發展提供有效的服務[3]。建設基建檔案專項數據庫，合理地分類，科學地管理。在基建圖紙數字化的前提下，高校檔案館可以通過網絡把檔案資源快捷地呈現到用戶面前，用戶可以不受時間、空間、數量的限制從網上利用檔案信息，同一卷檔案也可以同時多人利用。實現檔案信息資源共享，在服務手段、服務質量、提供信息的廣度和深度等方面都比傳統檔案館有了質的提高，同時也最大程度地保護了檔案原件的真實性、完整性[4]。

對于部分基建檔案，如地下管網信息，可以建立地下管網的三維動態數據庫，由基建或后勤維修相關職能部門負責統一管理，對每次的維修、改造由負責改造的職能部門在改造完成后，及時將改造信息上報給主管職能部門，主管職能部門及時更新相關信息數據。此數據庫的管理權限可將檔案館納入其中，檔案館可以實時掌握并管理此數據庫的信息，也可隨時督促相關職能部門歸檔紙質改造檔案。既方便檔案的管理，也方便有關部門的業務開展。

4 結語

充分認識到基建檔案的重要性，發現當前高校基建檔案管理過程中存在的問題，加強學習，掌握新知識、新技術、新手段，提高管理水平，確保基建檔案的完整、高效利用。

[1] 劉麗梅，高偉明，高 香.高校基建檔案的收集管理和開發利用工作[J].中國科教創新導刊,2008(14)：39-40.

[2] 林愛華.高校基建檔案的科學化管理[J].城建檔案,2005(6)：71-72.

[3] 張 萍.關于基建檔案收集與數字化建設的幾點想法[J].檔案管理,2009(178)：55-56.

[4] 王利偉，何 苗.高校基建圖紙檔案管理問題新探[J].城建檔案,2010(11)：8-9.

Discussion on how to manage college infrastructure archives

WANG Jun-jiao

(DepartmentofInfrastructure,ChinaUniversityofPoliticalScienceandLaw,Beijing102249,China)

The paper analyzes college infrastructure archives status, infrastructure archives collection and management problems, and finds out major infrastructure archives management points by combining with infrastructure management experience, so as to guarantee the completeness of infrastructure archives.

college, infrastructure archives, management

1009-6825(2014)03-0255-02

2013-11-10

王俊嬌(1982- )，女，工程師

TU721

A