革什扎河流域水電開發的檔案管理

蔡 靜

(四川革什扎水電開發有限責任公司，四川 丹巴 626300)

1 概 述

革什扎河是大渡河上游右岸的一級支流，四川革什扎水電開發有限責任公司(以下簡稱“革什扎公司”)負責該流域四級水電站的開發、建設及運行管理。根據規劃，革什扎河梯級開發方案為“一庫四級”，從上至下分別為：兩河口(8.2萬kW)、二瓦槽(9萬kW)、大桑(5.2萬kW)、吉牛(24萬kW)。4級電站總裝機容量為46.4萬kW。根據開發時序，吉牛水電站于2013年12月建成投產，二瓦槽水電站于2013年12月核準建設，大桑水電站已完成可行性研究，兩河口水電站已完成預可行性研究。至此，革什扎公司形成了運行24萬kW、即將開工建設9萬kW、負責前期核準17.2萬kW的運行、在建、前期綜合流域開發的管理格局。根據吉牛水電站建設進程，要求于2014年6月完成竣工達標投產考核和各單位工程完工驗收、2014年10月完成檔案專項驗收、2014年年底完成工程竣工驗收。至此，革什扎公司檔案管理完成了從項目前期到項目核準、再到生產運行的全覆蓋，形成了系統的檔案管理。

2 檔案管理目標

2.1 竣工驗收目標

根據《中華人民共和國檔案法》、《重大建設項目檔案驗收辦法》和上級主管單位建設項目檔案驗收管理辦法，對于未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。吉牛水電站屬四川省核準項目，其檔案驗收由省檔案行政管理部門組織實施，項目檔案驗收組由省檔案行政管理部門、集團公司等單位組成。項目檔案驗收申請前必須完成項目建設全過程文件材料的收集、整理與歸檔并基本完成項目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。項目檔案驗收采用質詢、現場查驗、抽查案卷的方式。抽查的重點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、監理文件、重要合同、協議、竣工圖、旁證材料等。對于檔案的基礎管理工作：如項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質量，檔案的種類、數量，檔案的齊全性、完整性、準確性、系統性及安全性等檔案管理情況評價后作出結論性意見。為保證工程竣工驗收的順利實現，務必實現檔案專業驗收合格。

2.2 達標投產目標

根據上級主管單位要求，吉牛水電站需在2014年完成竣工達標投產考核。《水電水利工程達標投產驗收規程》(DL5278-2012)之“4.7工程綜合管理與檔案”，“表4.7.1工程綜合管理與檔案檢查驗收表”對檔案管理提出了從“機構、人員、設施、設備”、“管理職責”、“項目文件收集”、“項目文件質量”、“項目文件整理”、“照片收集與整理”、“電子文件歸檔與整理”、“實物檔案收集與整理”、“項目檔案移交”、“檔案專項驗收與評價”10個方面進行檢查驗收，共計設置了14個主控驗收項目、38個一般驗收項目。達標投產初驗的驗收項目不得有“不符合”項目，且主控驗收項目中“基本符合”不能多于2個、一般驗收項目中“基本符合”不能多于6個；達標投產復驗的驗收項目不得有“不符合”項目，且主控驗收項目無“基本符合”項目、一般驗收項目中“基本符合”項目不能多于3個。

2.3 價值利用目標

水電工程建設檔案在工程建設過程中涉及工程“進度、質量、安全、投資”四控制等，在完工階段涉及質量評定、階段驗收和竣工驗收等，在運行過程中涉及運行維護管理等，在后續事件中涉及事故原因分析、索賠與反索賠等，是水電工程各階段長期管理中不可缺少的參考資料。為此，必須要求建設單位在整個過程管理中起關鍵性作用，監理單位對竣工檔案資料質量控制起決定性作用，確保歸檔范圍、案卷質量、文件材料系統性審查到位，并通過檔案資源共享和提高檔案利用率以實現檔案管理的利用價值。

3 檔案管理的特性

3.1 水電的公共特性

革什扎公司屬水電開發公司，其檔案管理具有水電企業檔案管理的公共特性，主要體現在數量大、種類多、綜合性強、周期長、構成復雜、參與單位多、人員變更頻繁、建設程序多、多學科跨專業性及成套性等。如按板塊分涉及專項評價檔案、設計成果檔案、招標投標及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設備儀器檔案、工程財務檔案、往來文件以及其他檔案等；按時間分可分為可行性研究階段、工程建設階段、工程投產運行管理階段等，工程建設階段又可按單位分建設單位管理文件、設計單位文件、監理單位文件、施工單位文件及廠家設備文件等。

3.2 流域開發的特性

革什扎公司屬流域水電開發公司，其檔案管理具有統一性、綜合性、長期性和階段性等流域水電開發檔案管理的特性。主要體現在檔案管理中要考慮項目前期的規劃和核準，在建期的招投標、施工圖設計階段、施工階段和階段驗收，運行期的生產準備文件、企業技術標準、機組整套啟動及試生產期間的文件材料、設備命名、主系統啟動及倒送廠用電方案、繼電保護整定單和自建220 kV送出工程檔案等。

3.3 股權變更特性

革什扎公司于2005年4月27日在甘孜州丹巴縣工商局注冊成立，2010年10月獲四川省發展和改革委員會批復同意完成股權變更。由于股權變更，導致革什扎公司檔案管理出現了薄弱環節。主要體現在前期檔案管理體系不健全、管理制度不規范、對檔案管理重視程度不夠、硬件設施投入不足、檔案管理人員欠缺且無專職管理人員、檔案管理未與工程建設同步、檔案管理時段出現中斷、檔案資料未及時歸檔或存在丟失等。

3.4 建管合一所具有的特性

革什扎公司實行“建管合一”管理，即革什扎河流域梯級水電開發建設和經營管理為一個單位、一套班子、一班人馬。建設期的機電物資處和運行期的生產技術處合署“大機電”辦公，綜合辦公室、財務管理處、計劃合同處、安全監察處統管在建項目和運行項目，建設項目不實行移交生產，檔案管理也不進行移交生產單位的流程，即一次性歸檔、一次性驗收、統一使用。因此，檔案管理缺少了移交環節，即缺少一次驗收檢查過程，從而導致建設期的檔案過程管理尤為重要。

4 吉牛水電站檔案管理存在的問題

4.1 重視程度不夠

由于吉牛水電站建設的特殊歷程，前期對檔案管理不夠重視，造成參建各方檔案管理意識淡薄，重工程建設、輕檔案管理且組織和措施不到位。建設單位的組織、協調、檢查、指導作用未發揮，監理單位監督項目文件的完整性、準確性審核把關不嚴，設計單位提交整理立卷的設計基礎材料和設計文件未實施或不及時，施工單位未及時提交經整理立卷的竣工文件。

4.2 資源投入不足

在硬件投入上設施不齊全，不具備現代化、信息化檔案管理條件，大多數檔案管理工作還停留在繁雜、低效的手工操作狀態；檔案管理人員在配置上嚴重不足，參建單位配置的檔案管理人員多為從事行政事務的人員或為文秘兼職，其工作穩定性差并缺乏檔案管理的知識和意識，對水電工程知識欠缺，對檔案收集、整編、管理及資源共享等要求不熟悉。如建設單位在股權變更后由一名原從事行政事務管理的人員管理檔案，至2013年上半年調整為由兩名部門文秘負責兼管檔案工作，且其中僅有一名所學專業為電氣運行而與水電工程相關，另一名所學專業為會計電算化。同時，工程管理人員無檔案知識背景，也未進行過任何形式的檔案知識培訓。

4.3 未與工程同步

吉牛水電站自2005年開始前期工作，2009年11月主體工程開工，整個工程建設歷時長達8年，但檔案管理工作未能實現與工程建設同步。工程開工時檔案工作未啟動，資源投入及制度建設未到位；工程建設過程中檔案資料的形成積累、收集、整理、檢查不到位，與“檔案工作與工程建設同步管理、同步驗收”的超前介入、程序化和制度化管理的要求相去甚遠。如吉牛水電站建設直至2013年5月才完成檔案管理工作機構及管理職責、檔案庫房管理制度、電子文件歸檔管理辦法等10個管理文件的制定。

5 吉牛水電站實施的檔案管理措施

5.1 宣貫規范規程

一是宣貫《中華人民共和國檔案法》、國家發展和改革委員會和國家檔案局聯合印發的《重大建設項目檔案驗收辦法》、《企業檔案管理規定》等法律法規；二是宣貫《照片檔案管理規范》(GB/T11821)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822)、《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894)、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28)、《企業檔案工作規范》(DA/T42)等國家有關檔案管理的規范規程或規定；三是宣貫股東及控股單位、上級主管單位有關檔案管理及檔案驗收辦法。對廣大工程建設者全面普及檔案知識，增強其檔案管理意識，特別是提高檔案管理從業人員的業務水平。

5.2 落實管理剛性

一是明確責任主體。建設單位總體負責，組織、協調、檢查、指導本單位和參建各方檔案的收集整理工作，充分發揮監理的監督作用，形成由施工單位自檢、監理單位審查、建設單位工程技術和檔案人員審批的檔案工作流程，發現問題及時令其整改；二是劃清工作職責。施工單位是檔案歸檔的責任主體，工程技術管理人員是工程檔案管理的質量主體，檔案管理人員對檔案的完整性、及時性和保存等負責；三是要求各參建單位執行建設單位建立的各項檔案管理規章制度和辦法的剛性，獎罰分明、獎懲兌現，確保檔案管理工作制度化；四是堅持工程的結算支付與工程檔案管理掛鉤，特別是對于未按要求完成檔案歸檔的項目堅決不完成完工結算。

5.3 強化質量控制

一是加強檢查。重點檢查檔案管理體系、檔案管理工作網絡、資源投入、日常管理記錄、檔案收集的可靠性和完整性、檢查案卷質量、工程檔案管理是否滿足竣工驗收和達標投產驗收要求，確保工程檔案事前介入、事中控制、事后把關；二是加強指導。建設單位在統一標準后指導各參建單位檔案人員立卷、竣工圖制作、案卷和卷內目錄的填寫、圖紙折疊、裝訂等；三是加強審核。重點對項目歸檔范圍、文件材料是否齊全、編制的案卷質量(包括文件材料內容、案卷編目、文件材料的系統性和成套性、分類的科學性等)、竣工圖的審核。特別是對于竣工圖，要重點審核圖物相符、技術數據可靠，能準確反映施工的真實狀況、隱蔽工程的真實結構狀況及工程特征、設計變更、材料變更等。包括采用新藍圖、圖面清晰、標識按規范進行、逐張加蓋和簽署竣工章、 整理符合檔案管理要求等。

5.4 重精細化管理

根據“精細化、信息化、數字化、專業化”工程管理要求，工程檔案管理必須采取精細化管理。一是檔案管理人員必須嚴格執行規范規程和制度，抓好檔案管理的每一個細節；二是建設單位必須有統一的標準，并定期對各簽審環節的人員進行培訓，嚴格規范施工、監理人員的檔案工作行為，確保各參建單位整理組卷一次成功；三是檔案管理人員通過專業知識學習與現場參觀，掌握單位工程、分部工程組成、單元工程工序及每項工序應該形成的文字材料，能辨別監理工程師、施工技術人員等簽名的字跡真偽，使項目檔案收集及時、內容準確、整理規范、編制完整。

6 結 語

水電工程檔案管理工作只要領導高度重視，超前謀劃與介入，工程檔案與項目進展同步，按科學化、規范化、現代化管理要求確保硬件投入，建立健全管理體系，明確責任主體，強化檔案管理人員的培訓，增強項目管理人員的檔案意識，實現工程管理人員管工程既管檔案的“一崗雙責”制，加強檔案管理的過程監管，通過精細化管理，及時、完整、規范、系統地做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作，嚴把各級審核關，就能一次性通過專項驗收、達標投產驗收，實現工程檔案的高效利用價值。