編輯應(yīng)時文集的一點經(jīng)驗

張寶紅

(中國地震局地殼應(yīng)力研究所，北京 100085)

0 引言

在日常的實際編輯工作中，有些任務(wù)是有時效性的。對于這些工作而言，其價值決定于時間早晚，要針對讀者乃至全社會當(dāng)時關(guān)注的熱點問題及時作出回應(yīng)。2008年5月，突如其來的汶川大地震發(fā)生之后，社會各界都組織力量支援災(zāi)區(qū)，中國地震局則立即組織各方面的人員奔赴災(zāi)區(qū)進行抗震救災(zāi)以及科學(xué)考察工作。作為中國地震局下屬的研究所也開始了緊張的工作，有的奔赴災(zāi)區(qū)一線進行科學(xué)考察、架設(shè)儀器加密觀測，也有的緊張地在室內(nèi)處理觀測資料，還有的則對該地震的機理進行研究。伴隨著工作的展開，所里下達了一批要求當(dāng)年年底完成的課題，其中之一就是出版《汶川地震研究專輯》。

最終，我們在2009年“5·12”之前，按時高質(zhì)量地出版了79萬字的《汶川8.0級地震地殼動力學(xué)研究專輯》。在全社會、特別是地學(xué)界紀(jì)念汶川地震一周年的各種活動中，該書的出版受到了出版社領(lǐng)導(dǎo)、專家、作者等多方面的高度贊揚和好評，辛苦付出也得到了大家的肯定。

回想筆者這次在很短的時間里完成專輯的編輯過程，頗有感悟，總結(jié)一點經(jīng)驗，愿與編輯同行分享。

1 組稿

汶川巨震突發(fā)后，接到所里下達的任務(wù)，各課題組都迅速開始了緊張有序的工作，而我們負責(zé)的《汶川地震研究專輯》甭說一篇稿子就連一個字也沒有！怎么辦？文集將有哪些內(nèi)容？哪些人是作者？何時才能拿到稿子？找誰催要稿子？有一連串的問題需要解決。

1.1 根據(jù)課題找稿源

沒有稿子，做編輯的干著急也沒有用。那么稿子從哪兒來？接到出版《專輯》這個任務(wù)后，筆者對此冷靜地進行了分析：既然是本研究所出文集，就想到了下達課題的科研處。隨后，到科研處找到汶川地震的課題目錄，從中了解有哪些課題，承擔(dān)課題的負責(zé)人是誰，把這些作為基本的稿源目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上，盡可能地了解和爭取未納入該目錄的一些外緣課題或者自由選題的研究。如，本所還有些人員參加了中國地震局下達的課題或者是自發(fā)的研究。經(jīng)過這番調(diào)查，透過課題的題目基本上判斷出將會產(chǎn)出什么類型的成果，于是發(fā)出了《汶川地震文集征稿通知》，明確了征文對象和征文內(nèi)容。

1.2 根據(jù)課題負責(zé)人找作者

一般來說課題負責(zé)人很有可能就是作者。于是對著課題目錄逐一找課題負責(zé)人，向其了解課題情況，進一步掌握課題組成員中哪些是作者。通過了解，確定了作者的目標(biāo)，主動約稿。

1.3 按照出版規(guī)律定時間

任何事情都是要經(jīng)過考察、分析、研究之后才能形成認識，得出結(jié)論。對于科研工作者來說，就是可能寫出論文；對于編輯來說，有了論文才能“有米下鍋”。由此，筆者認為要求科研人員年底完成工作，之后再給作者留出一定的時間寫文章，如此，出書的任務(wù)肯定要滯后。與所領(lǐng)導(dǎo)說明文集的出版時間必定會落后于其他科研課題，不能搞一刀切，商議決定將時間客觀地定為當(dāng)年年底至下年年初重點收集稿件，汶川地震一周年之際出書。同時聯(lián)系出版社，提前打招呼約書號，并聯(lián)系協(xié)商好出版事宜。倒計時，出書前3個月把書稿送到出版社的編輯手里。

1.4 不厭其煩催稿件

承擔(dān)汶川地震課題的負責(zé)人正是科研技術(shù)骨干力量，他們多數(shù)承擔(dān)著正常的工作和多個課題或者工程項目，汶川地震突發(fā)帶來的事情要處理，而已申報項目也得按照合同或者課題驗收的時間完成，往往到年底事情越多。所以有些稿子是一遍、二遍就能催上來，而個別的作者只能是見面就催、經(jīng)常提醒、并告之收稿期限，到文章截收時，平均一篇稿子要催4遍。終于在2009年春節(jié)一過才將稿件全部收齊，共47篇稿子，交給主管所長主編過目。

2 出書

為了減少編輯和作者的工作量，搶出時間來，使來稿能夠達到基本要求，在開始催促作者的同時，筆者針對以往來稿中普遍出現(xiàn)的問題，對文章的內(nèi)容表達和段落層次等體例格式上提出具體的要求，并提前發(fā)給撰稿人《作者須知》。并在后續(xù)的每個環(huán)節(jié)上采取了一些保質(zhì)高效的措施。

2.1 規(guī)范內(nèi)容表達

作者的寫作經(jīng)驗和素質(zhì)有很大的差別，有些作者追求嚴謹、做事認真，也有的缺乏寫作經(jīng)驗，經(jīng)常會犯一些小的錯誤，因此，先提出了撰稿要求，使作者在寫作時即注意到這些問題，以減少稿件返工修改和編輯看稿的工作量。具體要求是：

1.要有英文的標(biāo)題、作者姓名、作者單位及摘要。

2.圖要有序號和圖名，按照正文中引用的先后順序統(tǒng)一編號，注意與正文一一對應(yīng)。正文中所述的地名、地質(zhì)斷層、物理量等要素，在圖中要給出；圖件必須清楚，圖例完備，構(gòu)造地貌圖要有經(jīng)緯度坐標(biāo)、線段比例尺，坐標(biāo)軸的物理量與單位不能缺失；用“量名稱 量符號/單位”表示，如“長度L/km”。

3.表格要有表序號和表名，按照正文中引用的先后順序統(tǒng)一編號，注意與正文一一對應(yīng)。表注放在表格下方，表中的物理量與單位不能缺失。

4.公式：同一篇文章中出現(xiàn)的公式符號應(yīng)該是同一物理量，絕對不允許同一符號在同一文章中表示不同的物理量；對公式中出現(xiàn)的物理量符號要加以說明，同一符號在后面的公式中可以不再進行說明；公式較多或者文中需要引用時要加序號，并獨立成行，公式居中，序號居右，如：

I=V/R

(1)

式中，I代表導(dǎo)線中的電流；V代表電阻兩端的電壓；R代表電阻。

5.引用他人的資料，必須注明出處，列出參考文獻，注意要與正文一一對應(yīng)。

6.參考文獻采用“著者-出版年”制。凡未公開發(fā)表的工作報告類文獻在正文當(dāng)前頁的下面用腳注給出，不列在文后。無論是否正式出版的參考文獻項目要全，書寫格式要規(guī)范，作者取前3個，其后加“，等”。不同類型的參考文獻書寫格式如下

(1) 期刊：(參考文獻用小五宋體，頂格排回行空一字)

作者1，作者2，作者3，等.年.論文題目.期刊名稱，卷(期)： 頁碼范圍。例如：

王永，劉陸齊，李芳，等.1985.地震散射在工程檢測中的應(yīng)用.地震學(xué)報,10(4)：33～37.

(2) 圖書：

作者1，作者2.年.書名.出版地：出版社.例如：李通，王蒙.1997.地球化學(xué)概論.北京：地震出版社。

2.2 制定體例模板

由于作者受各種出版物的影響，反映在提交的論文樣式也不盡相同。為了減少編輯統(tǒng)一體例格式的工作量，并使排版人員拿到手里的是一份清晰的稿子，因此在文章寫作時就要求全書整齊劃一、段落層次分明。具體做法是：對作者制定一份稿件格式要求，并用模板示范出來，規(guī)范稿件。這樣做的目的是使文章結(jié)構(gòu)層次清晰，另一個附加好處就是雖未進入正式排版，但有了作者排出的文章結(jié)構(gòu)層次的大模樣，編輯就可以對全書的字數(shù)有大致的估計。格式要求如下：

頁面設(shè)置為上4.2，下4.0，左3.25，右3.25。行距一律用“單倍行距”

文章標(biāo)題(小二號黑體字居中)

作者1作者2(四號宋體居中)

(1作者單位小五號宋體居中)(2作者單位小五號宋體居中)

摘要(五號黑體) 內(nèi)容(五號楷體)

一、一級標(biāo)題(四號黑體字居中)

(二)二級標(biāo)題(小四號楷體居中)

1.三級標(biāo)題(五號黑體，前空2個字)

1)四級標(biāo)題(五號仿宋體)

(1)XXXXX(正文五號宋體句號結(jié)束)。① XXXXXXX(可放在正文段落中)。

題級使用原則：①任何兩個標(biāo)題級之間需有一段概述性的文字論述；②當(dāng)文章中的標(biāo)題級較少不需要4個標(biāo)題級時，可以省略“一級標(biāo)題”下的任意標(biāo)題級，通常是省略二級或四級標(biāo)題。

2.3 保證稿件質(zhì)量

多年的編輯經(jīng)驗表明，經(jīng)過打字社統(tǒng)一排版后的稿子仍可能出現(xiàn)問題，特別有些是編輯不易察覺的問題。如，圖中地名與河流名稱混淆交叉，嚴重者甚至是丟行落段，這些問題作者最容易讀出來；另外，有些屬于作者自己寫作倉促、疏忽等原因造成的錯誤，或者是作者在交稿后又有了最新的認識和統(tǒng)計研究結(jié)果，通過審讀校樣，也給了作者一次最后的校正機會。因此，盡管時間很緊，但筆者還是照例堅持把校樣分給作者通讀核查，力爭把錯誤和遺憾消滅在出版印刷之前。保證稿件內(nèi)在的質(zhì)量。

2.4 及時聯(lián)系作者

在作者交稿時，通常都會要求其附上聯(lián)系方式和電子郵件地址。為及時地轉(zhuǎn)達審稿意見和在編輯時發(fā)現(xiàn)的問題，筆者采取了多種方式與作者取得聯(lián)系：有些能當(dāng)面找到，還有的作者外出或者出差在外就用手機聯(lián)系，而休息日或者夜晚就發(fā)電子郵件聯(lián)系。這樣就可以用最快的方式把事情處理好。

2.5 打時間差

稿件送審和退修以后，有的返回得快、有的慢，一般應(yīng)該把整本書的所有工作都做好以后，才送交出版社進入編輯排版校對階段，但是這次為了爭取時間，憑借與出版社長期合作配合默契的融洽關(guān)系，采取了一些特殊的辦法。①先中文后英文，要求作者先提交中文稿件，稍后再補全英文提要內(nèi)容。②分散打包。筆者把凡是經(jīng)過審稿—退修—編輯后沒有問題的稿件收集打包，成熟幾篇以后就送到出版社進入下一個環(huán)節(jié)，這樣，實現(xiàn)隨處理隨送出版社，等最后的稿件送去時，出版社的編輯和排版部門已經(jīng)把前面的稿子基本上搞好了。③先抓書的主體，后弄門前頁及封面。經(jīng)過筆者把一篇篇的文章編輯加工脫手以后，再來編目錄、寫前言、定編委，并趁上級領(lǐng)導(dǎo)、主編審閱時又著手封面設(shè)計的工作。這樣不光自己手里不閑著，同時也把工作盡快安排出去，使之進入下一個環(huán)節(jié)，贏得時間，縮短了整個出版周期。

3 結(jié)語

作為學(xué)術(shù)期刊的編輯，就要為科研和發(fā)展做出自己的貢獻。編輯工作，一般要按部就班地做，講究“齊、清、定”。但是，不能否認，有些工作確實有時效性，如，像汶川地震這樣突發(fā)的大事件，作為編輯應(yīng)該及時地反映我們的科研工作，有責(zé)任盡快地對這種重大事件做出反應(yīng)。