花涼亭灌區經濟檔案建設與管理探討

陳衛國,程慧紅,張強民,黃 義,張安全,胡常海

(1.安慶市花涼亭灌區管理局,安徽 安慶 246411; 2.安慶市花涼亭灌區管理局渠首電站所,安徽 安慶 246412)

1 灌區檔案管理現狀

花涼亭灌區位于安徽西南丘陵,皖河流域長河與華陽河水域,是國家大Ⅱ型灌區,灌溉區域控制面積1 407.6 km2,農業灌溉面積105.83 km2,累計輸水169億m3,灌溉農田約160萬hm2,共創造社會經濟效益70多億元?；鐾す鄥^檔案始建于1962年,2005年按國家規范標準整改修訂、驗查、清理、編冊入檔。目前灌區有檔案庫房4間,檔案信息自動化大廳1間,柜架25個?，F藏有檔案5 879卷(冊),工程繪圖約311張,計2 474件，其中工程、財務經濟檔案3 700多卷(本)。設水管經濟檔案分析室，檔案室面積106m2,庫房面積190m2,檔案庫保存了灌區建成以來的灌溉水利年鑒資料,初建、改擴建與節水改造、旱澇災害等珍貴原始數據檔案資料。設置實物檔案柜和密集架，配備電腦、查詢機等設備以及自動化管理系統設施平臺，基本形成灌區經濟業務檔案收集、整理、查詢一體化管理，檔案建設初具規模。2007年12月花涼亭灌區被評為省級檔案管理一級單位。

花涼亭灌區發展初期為粗放式經營模式:水利建設投入不足、低水平重復建設、工程設施利用效率低下。這不僅制約灌區經濟發展,也給檔案管理帶來一定束縛。灌區經濟檔案建設與管理工作是一項服務性、專業性很強的工作,需要各級領導給予高度重視。然而,灌區經濟檔案在農業灌溉經濟中的作用并未真正發揮,檔案規范建設起步晚、標準低、發展慢。灌區基礎設施建設落后,資料歸檔率低,檔案中工程、統計、財務等指標數據混雜,檔案咨詢服務不強、解釋不清、查詢不明,在農業水利政策調整和灌區變化時檔案也未及時進行修訂整理,沒有完全反映灌溉經濟的特殊性,從而影響定量核算[1]。

2 灌區檔案管理存在的問題

a. 歸檔率不高，資料不完整。盡管花涼亭灌區經濟檔案建設與管理已取得一定效果,但還存在歸檔速度慢、內容不全面、制度不規范,資料整理不夠全面,整理方法不科學,檔案信息查詢、服務不力等問題。檔案間接性、潛在性、滯后性特點未得到充分地認識,經濟檔案管理工作往往被水管單位管理員忽視。例如:對涉及工程質量驗收的經濟檔案資料未能跟蹤和檢查,有的基層水管科室雖保存招投標財務檔案文件,卻沒有保留該環節最重要評標報告,并未及時送達歸檔[2]。檔案資料分類所設結構、基礎設施、系統平臺、語義注釋、業務流程、制度方法等不齊備,經濟檔案數據資料質量偏差，影響了工程檔案效果。灌區檔案缺少專職管理人員,兼職人員多,例如科室會計員兼管檔案文書與統計工作,一手多用,對會計檔案來龍去脈不清楚,籠統歸納,出現重復歸檔,增加檔案管理的難度,沒有制訂檔案管理規章制度,由于經濟檔案管理方法落后嚴重影響了歸檔質量,無法滿足灌區檔案管理建設發展要求。

b. 檔案管理分類及形式不全。經濟檔案有多種,包括年度與季期經濟變化、業務機構與人員變動、分析附錄及備件說明、會計文件和會議紀要等類型,各分類法的編輯與選擇不充分、顯得混亂。灌溉經濟檔案信息管理在多樣化、分段式方面,缺乏統一、協調、系統的管理,存在規則綜合空隙。在農村灌溉經濟管理中,許多變量因素是相互制約、相互關聯的,只有管理好灌區經濟檔案，對其進行科學分類，細化歸檔整理、優化檔案信息,才能真實反映灌區灌溉供水實際情況。尤其是在防洪除澇、農業灌溉、城鄉供水、水土保持等工程體系中,檔案信息的監察等工作,還存在不全面、不細致、標準不統一、組卷凌亂、內容單一等問題。

c. 基礎設施不完善。灌區改擴建及配套設施工程建設緩慢,影響了檔案管理建設工作,反映在檔案基礎設施建設滯后，檔案管理方式落后,標準化、規范化程度不高等方面。

3 加強灌區檔案管理的對策及建議

a. 創新管理模式,引領灌區經濟檔案上臺階?？茖W管理花涼亭灌區水利經濟檔案,大力開發檔案信息資源,多層次、多方位、多形式向各農業部門和社會提供經濟服務,是實現灌區水利檔案自身價值和經濟管理的根本目的。建立完整、準確、系統的農業水利經濟科技檔案,是花涼亭灌區檔案建設與管理根本要求,對檔案驗收監督檢查顯得十分重要,尤其反映在農業匯總整形上報的灌溉供水、財會、基建、水文、水資源、水土保持、勘測與規劃設計等灌區基礎業務文件資料方面,按經濟、工程、人事檔案分類，細化歸檔范圍，明確整編內容，科學有效地規范管理經濟檔案。實現灌區檔案資料的數據科學化管理和網絡化、檔案管理手段的現代化、檔案咨詢業務智能化,滿足灌區農業水利灌溉、渠道改擴建與節水工程多方位、多區域利用經濟檔案資料的需求,為灌區水利發展和農業經濟提供方便、快捷、高效的經濟檔案服務功能[3]。

b. 加強檔案管理現代化建設。運用現代數字技術支撐經濟檔案建設與管理。經濟業務檔案管理現代化不僅僅是實現檔案的加工、存貯、檢索計算機化,還應以經濟服務為中心開發檔案系統,提高灌區經濟檔案綜合利用率,夯實檔案業務基礎。督促灌區各縣水利基層單位做好檔案管理工作，經常性地開展綜合性檔案管理員業務技能培訓,培養農業灌溉電子文檔會計員、經濟分析員與電子檔案管理員是灌區的當務之急。

c. 科技檔案一體化管理模式。信息智能化管理范制是經濟檔案管理的發展趨勢。檔案管理業務分析服務硬件和軟件的采用,以及高科技設施引進和普及是花涼亭灌區農業灌溉檔案信息現代化建設的首要任務。所謂科技檔案一體化管理是指水利工程業務檔案經濟評價、分析與財務管理、圖書信息工作一體化,依托計算機和網絡技術,從經濟系統論的角度出發,對檔案工作進行統籌規劃和科學管理,使檔案管理系統化和規范化[4]發揮檔案及其總體最大效能,確保灌區經濟檔案管理的高效和優化,完成業務全程、集成、優化、綜合的檔案管理程控系統?；鐾す鄥^檔案文件資料及數據質量的監管與控制、組卷模塊程控開發是連接農業灌區自動化信息通道,進行經濟文檔一體化研究和開發的必備工作,集中體現在農業經濟系統轉庫、組卷上。

d. 著力夯實基層檔案基礎,提高管理效率。實行水管檔案保密、統計檢索編研、監督檢查制度。隨著農村產業結構調整變化,低碳高效農業經濟發展,種植更加集約化,農民對用水的質量要求越來越高，因此必須加快灌溉現代化建設,提高花涼亭灌區基層單位經濟檔案的服務水平,最大限度地提高供水的生產率和經濟效率,對水量、水費和水信息的檔案實行科學管理。提高檔案管理效應與灌區后勤基礎性工作是分不開的,如設置合理的檔案管理機構,配備高素質的檔案管理員,嚴格做好灌區工程、會計檔案收集、保管、利用、設備管理維護,及時解決異構檔案數據整合問題、檔案業務流程系統設計、會計檔案的規范化管理等問題,是灌區經濟檔案管理業務工作效率提高的關鍵。

4 結 語

經濟檔案管理的標準化是衡量檔案工作現代化的一個重要尺度[3],是提高灌區檔案工作效率的必由之路。加快花涼亭灌區經濟檔案管理建設步伐,適應現代大農業經濟信息化發展趨勢,是灌區檔案管理現代化的客觀要求,也是花涼亭灌溉經濟可持續發展的根本保證。

參考文獻：

[1] 陳衛國.農業灌溉經濟統計中的信息管理與建設[J].水利經濟,2012(4):61-63.

[2] 屈培紅.淺談當前檔案信息資源管理[J].檔案管理,2010(4):52-57.

[3] 姜曉慧.淺談財務檔案管理信息化建設[J].科技與企業,2012(10):101-104.

[4] 尚大華.檔案資源建設淺析[J].黑龍江檔案,2011(4):45-48.