劉 翥
(四川成渝高速公路股份有限公司成雅分公司,四川 成都610041)
高速公路機電設備種類繁多、數量龐大、流動性強,只有依托高效的信息化管理平臺,才能實現精細化管理,提高工作效率,降低管理成本。
傳統的管理模式相對比較落后,很難適應現代化管理的需求。在文檔資料管理方面,各人管理各自的文檔資料,對于資源共享、資料查詢都極為不便,且隨著時間推移,資料遺失或人為損壞的情況時有發生,當前的管理模式已完全跟不上時代發展的步伐。在設施設備管理方面,對于大量設備設施、備品備件的總體數量、使用情況、運行情況、庫存情況等信息都需要通過人為統計、查找的方式獲得,設備的入庫、出庫基本依靠手工記錄,信息的準確率、及時性等都相當低,基本不能把握設備的使用位置、工作狀態、流向性等具體情況。為實現設備設施精細化管理,除了提高管理人員自身素質之外,搭建一個高效可靠的機電設備技術檔案管理平臺已是迫切需要。
基于傳統管理的弊端及現代化管理的需要,建立一個高速公路機電設備技術檔案管理平臺,在日常工作中充分發揮其作用,并在使用過程中不斷加以完善和改進。
借助現有的計算機技術應用,搭建高速公路機電設備管理平臺公共網絡,通過本地計算機就能訪問到管理服務器,在本地實現查詢、辦公等操作,可支持多用戶同時操作,從而提高效率。
軟件開發采用B/S模式,本地運算由瀏覽器負責,服務器端主要負責處理和反饋瀏覽器所發送的數據請求。這種結構有效地均衡了客戶端和服務器端的運算負荷,并且由于客戶端的操作系統自帶瀏覽器,因此不需要專門設計客戶端軟件,可以有效地降低開發費用,同時由于瀏覽器為獨立于系統的單獨軟件,在軟件系統進行升級的時候,不需要對客戶端做太大改動。因采用B/S模式,無需安裝客戶端,在聯網的任意一臺計算機上通過IE就能訪問服務器,通過各自的權限實現技術檔案的管理。
系統軟件的設計遵循統一性、開放性、通用性、實用性、規范性、經濟性原則,同時保證規范化的要求,遵循數據集中管理、統籌規劃、整體設計、分布實施的方針。系統功能采用模塊化、松耦合的設計思路,使維護、升級和移植變得輕松簡單。系統運行安全、穩定、可靠,使用簡單、方便,充分考慮現有軟硬件系統,與原有系統緊密配合,充分發揮了原有系統的功能,避免了資源的浪費。
采用 VS.net 2008開發平臺下的 Asp.net 3.5+SQL Server 2005+Ajax+Cell技術開發路線,平臺編程語言為Visual C#,服務器端采用 Windows 2003Server操作系統,客戶端可以運行 Windows XP或 Windows Vista操作系統。由于系統中報表應用非常多,采用較為成熟的華表Cell報表控件。報表由控件設計生成,可將報表文件另存為華表文件或Excel文件,從而進行進一步加工。支持 ASP、ASP.Net、JSP、VBScript、JavaScript等語言開發,足以應付將來更多業務項目表的需要。
建立了資料檔案管理模塊,其下設置文檔基本信息管理、文檔歸檔入庫管理、文檔借閱管理等幾個子模塊。首先對形成記錄的成形文檔進行審核,對收集整理完整的文檔進行統一編號后存放在固定位置,然后對重要文件進行掃描存入電子檔案,并將所有信息錄入模塊中。通過模塊實現文檔資料、工程資料的共享、查詢,規范了文件資料的收集歸檔及登記借閱的操作流程。通過高效的信息化共享,能及時查看到重要資料的電子版,能第一時間找到資料存放的具體位置,對每本資料何時何人進行了借閱、是否已經歸還一目了然,確保了資料的完整性、完好率。
建立了設備檔案管理模塊,其下設置設備設施基礎信息管理、設備設施庫存管理、設備使用管理、設備維修管理、設備報廢管理、設備設施統計管理等幾個子模塊。首先對高速公路使用的關鍵設備以科學方式進行唯一編號,每個編號對應唯一設備,作為身份標簽。將每個設備的使用具體位置、基本參數、實時圖片等基礎信息錄入模塊中。通過模塊實現設備的實時管理,能找到每個設備的實際狀態是處于庫存中、使用中、維修中還是已損壞報廢,充分把握設備的流向性。
對以科學方式進行唯一編號的設備制作名牌標簽,并貼在設備上,能將具體設備與具體使用位置一一對應,避免設備混亂或遺失。同時,名牌標簽采用硬膠雕刻制作代替紙質打印,避免時間過久而掉色或磨損。
及時更新數據,對每個設備的入庫/出庫情況、維修情況、維修記錄等信息進行詳細記錄并錄入系統中,可以有效查詢到每類設備、每個設備的全生命周期內的詳細記錄。同時,根據統計查詢功能,能有效地反映出哪類設備容易損壞、哪類設備庫存量不足需采購、哪個設備已維修很久還未修復、哪個品牌的同類產品質量更穩定等具體內容,對全面把握設備狀態、了解設備性能、提升管理效率等有重要意義。同時,通過詳細的設備維修記錄,可以查看到以前該設備是因為何種原因進行了維修,通過何種方式進行了修復,對解決相同或相似設備故障具有重要的參考價值。
除了搭建信息化管理平臺外,還需建立健全高效的管理制度,以充分發揮管理平臺功能,提升管理成效。具體如下:
(1)編制較為詳盡的文檔資料管理制度,規范文檔資料收集整理、登記、歸檔入庫及借閱歸還流程。同時,明確管理人員職責分工,根據分工不同在平臺中劃分權限,做到每個環節有人把關,過程有人監督。
(2)編制了設備檔案管理制度,規范設備入庫出庫登記手續、設備維修保養跟蹤、故障處理信息反饋等相關工作流程,責任到人,確保設備設施的正常運行,為全面掌握設備狀態、了解設備動向提供有效保障。
(3)結合高速公路機電設備實際,制定了設備設施編號辦法,形成電子記錄備查,并制作成銘牌貼在設備上,為設備檔案基礎數據的形成提供保證。
(4)制定了機電設備技術檔案管理平臺管理制度,規范了基礎信息的收集、錄入等相關要求,并對基礎信息做了大量錄入工作,確保了管理平臺的數據完整、詳盡。同時,對工作中產生的實時數據進行了及時連續性的更新,保證平臺數據的真實性、可靠性,以充分發揮平臺功能,達到管理成效。
高速公路機電設備技術檔案管理平臺的建立及應用,實現了機電設備的信息化管理,降低了管理成本,提升了管理成效。具體如下:
(1)實現資料檔案的共享。能高效實現資料檔案的傳閱、共享,確保資料檔案得到充分利用。同時,能及時準確地查到資料的存放位置,減少了繁瑣詢查的人力、物力、時間的浪費。對檔案的借閱情況有據可依、有證可查,確保了資料的完整性、完好率。
(2)實現設備檔案的有效跟蹤。能在第一時間掌握任意設備的具體位置、工作狀態、運行使用情況,為全面了解高速公路機電設備的總體狀況,加強設備管理工作打下堅實的基礎。
(3)有效降低管理成本。改變了人為手工記錄的管理模式,節約了人力資源,節省了管理時間,減少了物質化辦公的經費成本,同時避免了因過多的人為操作導致工作疏忽、失誤而造成的資金、時間、資源等方面的損失。
(4)極大地提升管理成效。信息化管理平臺除了具有方便快捷的查詢功能外,還能通過有效的統計分析,協助決策者作出有效的管理決策。此外,通過大量歷史數據的記錄,能幫助提高技術人員工作中處理實際問題的能力,減少不必要的浪費,提高管理成效。
[1]蒲鈴媛,徐晨,孟昊晨.網絡化檔案管理系統發展方向研究[J].國土資源信息化,2008(1)