淺析事業單位檔案管理的優化

張立芝/黑龍江省鶴崗市興山區人民政府

淺析事業單位檔案管理的優化

張立芝/黑龍江省鶴崗市興山區人民政府

事業單位作為我國重要的行政職能機構，事業單位的發展歷史都會通過檔案的形式記載下來，為事業單位的以后發展提供有效的借鑒，所以強化事業單位檔案管理工作，對管理工作進地優化，這對于事業單位健康、持續的發展具有極為重要的意義。文中從事業單位檔案管理應遵循的優化原則入手，對事業單位檔案管理優化中需要注意的問題進行了具體的闡述。

事業單位；檔案管理；優化原則

一、事業單位檔案管理應遵循的優化原則

（一）統一、靈活及差異化兼顧原則

事業單位在檔案管理工作中，通過制度嚴格的管理制度來提高檔案管理的水平，而檔案管理制度則需要嚴格遵循統一和靈活性兼顧的原則，在國家相關檔案標準的基礎上，還對事業單位檔案管理的規范化和標準化進行完善。但事業單位由于其性質不同，所以在制定檔案管理制度時也會存在著較大的差異性，需要根據事業單位檔案管理工作的性質和特點來采取具有針對性的檔案管理制度，而且由于事業單位規模的不同，其在檔案管理制度上也會存在著一定的差異性，所以在統一化的原則下，還要兼顧到差異性的特點，根據事業單位自身的性質、特點和實踐經驗來進行深入的研究，從而對自身檔案管理制度進行不斷完善。

（二）重視制度的落實和執行

要想加快推動事業單位檔案管理工作的優化，使其檔案管理工作向規范化方向發展，則在重視檔案管理制度制定的基礎上，還要對制度的落實和執行給予充分的重視。這就要求事業單位無論是領導還是檔案管理人員，都要對檔案管理工作充分的重視和關注，使檔案管理制度能夠在實際工作中得到更好的落實和執行，這就需要與監督制度、獎懲制度和績效考核制度有效的結合起來，從而更好的調動檔案管理人員的工作積極性和主動性，使其主觀能動性更好的發揮出來，以檔案管理制度作為出發點，從而開展相關工作，在管理工作實踐中對檔案管理制度進行不斷完善，使檔案管理制度更加規范化和合理化。

（三）明確檔案管理工作人員的權益和職責

事業單位檔案管理工作的開展，檔案管理人員作為主體，其工作的積極性直接影響到檔案管理工作的質量。但在實際工作中，由于檔案管理人員職責和權益不明確，而使喚其自身的合法權益得不到有效的保障，這就分對工作人員的工作積極性帶來較大的影響。所以在檔案管理工作中，需要明確檔案管理人員的職責和權益，使檔案管理人員在工作中能夠在履職責的過程中使其自身合法權益得到保障。同時事業單位還要建立健全激勵機制，從而更好的調動檔案管理人員的工作熱情。

二、事業單位檔案管理優化中需要注意的問題

（一）處理好中心工作與檔案管理工作的關系

事業單位由于其性質不同，所以作為非檔案管理性質的事業單位，其檔案管理工作只是其諸多工作的一個方面，而所有工作都需要圍繞事業單位的中心工作來開展。所以需要認識到事業單位檔案管理的服務性和輔助性特點，同時對其對事業單位發展的重要作用也要有一個清醒的認識。而且事業單位檔案管理工作，還可以為事業單位的各項建設工作及各項決策和管理等提供科學的依據，為事業單位的發展提供必要的信息支持，使喚其能夠更好的對外宣傳或對外開展咨詢工作。所以事業單位檔案管理工作為事業單位中心工作的完成具有非常關鍵的作用，而且在長期的檔案管理實踐經驗中也充分的證明了這一點。所以事業單位無論是管理層和決策層，都要認可事業單位檔案管理工作的重要性，從而為檔案管量工作的發展提供必要的支持。檔案管理人員更需要不斷提升自身的綜合素質，與時俱進，在工作中不斷創新，從而更好的推動事業單位檔案工作的開展，使其為事業單位中心工作的完成提供優質的服務，加快檔案管理工作優化的實現。

（二）處理好檔案管理部門與其他部門的關系

事業單位檔案管理工作特別是檔案資料收集工作以及檔案歸檔工作僅僅依靠檔案管理部門是難以高質量完成的，這需要事業單位中其他部門的積極配合，所以處理好事業單位中其他部門與檔案管理部門之間的關系有助于檔案管理工作的優化。這需要檔案管理部門能夠通過爭取事業單位領導層和決策層對檔案管理工作的支持與重視來確保各個部門之間的協調與配合，并做到各個部門責任的明確。在檔案資料收集以及歸檔的過程中，應當讓各個部門明確自身所需要履行的歸檔職責，部門負責人應當在加強對檔案工作重視程度的基礎上帶頭做好本部門的檔案收集工作。同時在事業黨委領導支持的基礎上，檔案管理部門有必要對各個部門開展檔案收集、整理、歸檔、利用等方面的指導與教育，從而確保事業部門檔案的完整性、準確性、安全性與規范性。

（三）檔案管理標準的發展變化需要檔案管理人員素質與其相適應

隨著信息技術在檔案管理工作中的應用，檔案管理工作呈現出了網絡化、信息化和數字化的發展趨勢，而這些趨勢也決定了事業單位中的檔案管理工作標準也會產生相應的轉變，這種轉變對檔案管理人員的專業素質提出了較高的要求。當前形勢下的事業單位檔案管理人員不僅要掌握傳統的檔案管理方法和技術，同時要具備電子檔案管理能力。在此種情況下，事業單位可以采用輪崗制度、外出培訓制度、在職進修制度、在職培訓制度等在確保事業單位檔案管理工作有序開展的基礎上實現檔案管理人員素質的提升。同時事業單位有必要建立合理的激勵制度以及建立學習型檔案管理部門來提高檔案管理人員的學習積極性并為檔案管理人員的學習和進修創造良好的環境。

（四）處理好電子檔案管理與紙質檔案管理之間的關系

紙質檔案管理方式在當前事業單位檔案管理工作中仍舊處在主要地位，但是檔案管理數字化已經成為了檔案管理工作的必然趨勢，并且這種趨勢在提高檔案管理工作效率以及管理水平方面具有重要的意義。在當前電子化檔案管理沒有完全普及的情況下，事業單位中的檔案管理工作應當采用電子檔案管理與紙質檔案管理相結合的管理形式，尤其是在利用計算機開展檔案管理工作方面要具有積極的態度以促進事業單位檔案管理數字化的發展。在實際工作中可以采用傳統的方式進行檔案材料的收集，通過將收集的材料錄入計算機來進行快速的分類并生成電子檔案資料等，從而發揮出現代技術在提高檔案管理效率方面的作用。

三、結束語

近年來，隨著事業單位體制改革的深入進行，事業單位檔案管理工作取得了較快的發展，但仍然還存在著一些不完善的地方，需要事業單位管理者和決策者能夠給予檔案工作充分的重視和支持，而檔案管理人員也要不斷的提升自身綜合素質，加快檔案管理工作優化的實現，推動檔案管理工作的健康發展。

[1]楊虹.對事業單位檔案管理的創新思路的探討.科技資訊.2010-12-03.

[2]孫鳳玲.事業單位檔案管理創新與改革探討.改革與開放.2012-02-25.

[3]吳清越.農業事業單位檔案管理存在的問題與改進對策[J.廣西農學報，2010.