事業單位檔案管理規范化研究

任淑清/慶安縣城鄉規劃管理局

事業單位檔案管理規范化研究

任淑清/慶安縣城鄉規劃管理局

檔案管理規范化是事業單位檔案管理工作正常開展的基礎，也是實現檔案管理現代化的重要內容，更是促進事業單位穩定高效發展的重要環節，我國各個事業單位應按照檔案管理規范化的具體要求，結合本單位檔案管理工作的實際情況，采取切實可行的措施，保證事業單位檔案管理工作得以健康發展。

事業單位；檔案管理；規范化

在現代事業單位里，檔案管理規范化是各家單位檔案管理工作正常開展的基礎，也是實現檔案管理現代化的重要內容，更是促進事業單位穩定高效發展的重要環節。因此，檔案管理規范化是事業單位檔案工作的發展趨勢，對各家單位而言，如何真正做到檔案規范化管理，仍需要進一步研究。

一、事業單位檔案工作實施規范化管理的重要性

1.檔案管理規范化可以提升對檔案工作的重視程度。理論上，檔案工作在事業單位里占據重要地位，但現實中，一些單位由于經費的制約和人手的不足，對檔案工作的重視程度并不高，有的單位甚至忽視檔案工作的價值，檔案意識薄弱，也沒能采取有效的監督措施。檔案管理規范化就得要求各單位對檔案工作提供必需的人力和財力，把檔案工作列入年度工作計劃，派專人負責檔案整理工作，保證檔案整理歸檔有用充足的工作時間，最終建立檔案管理工作的有效機制，使檔案管理工作有制度化支持。

2.檔案管理規范化可以改善檔案保管。由于受到經濟條件的限制，一些單位檔案室比較落后、陳舊，設施也不完善，防水防火防盜的功能也比較差。檔案管理規范化就得要求各家單位按照檔案管理相關規定的具體要求，建設整齊、規范、統一的現代化檔案室，并加強管理體制建設，添加必要的基本設施，完善硬件設備，提高防火防水防盜功能，使本單位的檔案得以有效的保存，避免檔案受到損害。

3.檔案管理規范化可以提升工作人員業務素質。檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。現實中，由于受到事業單位人員崗位編制的制約，一些單位人手本來就很緊張，這就導致了有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。檔案管理規范化則要求檔案人員提高業務素質能力，增強整理歸檔文件的、分類和保管期限劃分等問題上的準確度，要求檔案按時立卷歸檔，并及時移交給綜合檔案室等。因此，檔案管理規范化可以提高檔案工作工作的責任心、積極性和能動性，使檔案管理工作更加準確、有效。

二、事業單位檔案規范化管理的具體要求

1.檔案收集工作實現規范化。檔案收集工作是檔案管理工作的起點，主要是為檔案管理工作提供管理對象，檔案收集質量的好壞直接影響到檔案管理工作的下一個環節。檔案收集準時、檔案材料完整能為檔案管理工作的各個環節打下良好的基礎，檔案收集過少或者收集的材料沒有實質性的作用，都會給檔案整理、編目、鑒定以及保管工作帶來問題，不利于事業單位檔案管理工作的開展。事業單位檔案收集規范化要求本單位檔案工作人員加大與其他相關部門和工作人員的聯系力度，加大對檔案收集工作步驟和內容的宣傳力度，重視各項文字材料的收集工作。需要存檔的各種材料經相關人員處理后，應在第一時間內由文書部門人員整理入卷，定期移交給檔案室進行集中保存。

2.檔案整理工作實現規范化。檔案整理工作是檔案管理的第二個環節，這項工作是對收集而來的各項檔案材料，由專門工作人員進行分類、組合和編制。在事業單位里，檔案整理工作非常重要，可以使檔案得以條理化、避免出現混亂狀態，給檔案的開發利用提供便利，提高檔案的利用率。檔案整理工作規范化要求工作人員在整理檔案時，首先得檢驗檔案收集工作的質量，其次對檔案進行系統的整理與編目，保證這些檔案內容實現條理化、系統化、專業化。

3.檔案管理工作實現規范化。事業單位里，檔案管理工作也不可忽視，檔案管理水平的高低、方法科學如否，直接決定著檔案保管的質量。檔案保管得當，可延長檔案的壽命；檔案保管不當，會給檔案管理工作帶來無可挽回的損失。檔案管理工作規范化要求相關工作人員重視保管工作的方方面面，并積極與單位其他部門尤其是保衛部門的取得聯系、加強合作，提高對檔案管理的保護等級，延長檔案的保管期限，只有這樣才能延長檔案資料的使用壽命。

三、事業單位檔案規范化管理的實施策略

1.完善檔案管理的相關制度建設。檔案管理規范化的前提是擁有完善的檔案管理規章制度。事業單位檔案管理規范化原則上應確立三合一制度。第一，建立檔案管理實施分類整理和庫藏制度，確立本單位檔案工作基本框架；第二、明確檔案的歸檔范圍和整理要求細則，方便工作人員對本單位檔案進行收集、整理、編目、裝訂，確保各項檔案資料的完整、真實；第三，完善檔案管理監督機制，使本單位的檔案管理得到有效監督，使檔案管理得以在陽光環境之下運作，提高本單位檔案管理與監督質量。

2.強化事業單位檔案的保密工作。對事業單位而言，檔案是本單位的機密材料，尤其是工作計劃、工作決策和人事考核等材料，更是不宜公開、高度機密的材料。因此，事業單位檔案管理人員除必須具備優秀的工作素養和良好的職業精神，還應要定期進行保密教育，加強《保密法》的學習，增強保密意識。在事業單位里，對檔案管理的保密工作更應高度重視，制定詳細的保密工作措施。具體而言，檔案資料應有詳細的解密劃控和一定的保管期限，未經批準不得抄錄、復制或者翻拍檔案材料；工作人員不得在公共場合或者電話、電報等通訊工具中談論保密內容、根據不同密級程度，確定不同的利用對象以及利用范圍；保密材料僅限于閱文室內查閱，并且涉密材料不得進入編研范圍等。

3.加速事業單位檔案管理的數字化和信息化建設步伐。實現檔案管理數字化，把先進的科學技術手段應用于檔案管理，可以提高工作效率，延長檔案使用壽命。事業單位可以把多媒體技術運用與檔案管理之中，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存，既減輕了勞動強度，有擴大了檔案存儲數量，有效地緩解檔案室空間不足的壓力，數字化、信息化是事業單位檔案管理規范化的必然趨勢。

總之，我國各個事業單位應按照檔案管理規范化的具體要求，結合本單位檔案管理工作的實際情況，采取切實可行的措施，使本單位檔案得以科學、系統、有效管理，保證事業單位檔案管理工作得以健康發展。

［1］楊虹.對事業單位檔案管理的創新思路的探討［J］.科技資訊，2010（34）.

［2］王德俊.當前國際檔案界學術新動態新觀點［J］.北京檔案，2005（1）.