試析信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作

李悅/河北省滄州市孟村回族自治縣建設(shè)大街居委會(huì)

試析信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作

李悅/河北省滄州市孟村回族自治縣建設(shè)大街居委會(huì)

信息時(shí)代的到來加快了我國各行各業(yè)的發(fā)展速度，而且影響著企業(yè)發(fā)展的方向，很多企業(yè)通過引入先進(jìn)的信息技術(shù)，提高了企業(yè)的競爭力，也促進(jìn)了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的增長。檔案管理工作是我國重要的資料整理工作，在信息化的社會(huì)背景下，必須通過先進(jìn)的技術(shù)改進(jìn)檔案管理工作，這樣才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，才能促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步。

信息化；改進(jìn)；檔案管理；建議

檔案管理工作是一項(xiàng)具有重要意義的工作，通過對(duì)檔案、資料信息的整理，是制定正確的發(fā)展戰(zhàn)略提供重要保障，也是衡量歷史的重要依據(jù)。社會(huì)在不斷發(fā)展與進(jìn)步，隨著信息時(shí)代的到來，很多信息化的技術(shù)也體現(xiàn)了先進(jìn)性與進(jìn)步性，促進(jìn)了企業(yè)的工作效率。信息技術(shù)對(duì)推動(dòng)企業(yè)發(fā)展以及社會(huì)進(jìn)步有著重要的作用，而且在信息化的條件下，這些作用得到了充分的體現(xiàn)，尤其在檔案管理工作中，信息技術(shù)越來越重要。

一、信息化檔案管理的概述

改革開放以來，我國的科技水平不斷提高，計(jì)算機(jī)的普及率也越來越高，計(jì)算機(jī)可以簡化人們的工作流程，而且還可以提高員工的工作效率。計(jì)算機(jī)的普遍使用，使得社會(huì)的發(fā)展越來越趨于信息化，這也使得我國檔案管理工作面臨的重大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)以及吾不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，而且不能滿足人們對(duì)檔案資料的巨大需求量。

1.檔案信息化概念。電子檔案是檔案信息化的前提，其打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理的工作方式，對(duì)改進(jìn)檔案管理工作起著引導(dǎo)的作用。檔案信息化是建立在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)之上，是對(duì)傳統(tǒng)方式的改進(jìn)與創(chuàng)新，對(duì)提高檔案管理的工作效率有著促進(jìn)的作用。檔案信息化技術(shù)需要借助計(jì)算機(jī)的功能，其可以將檔案的內(nèi)容存在計(jì)算機(jī)或者移動(dòng)設(shè)備中，通過計(jì)算技術(shù)管理這些檔案，而且在管理的過程中，可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)以及電能的圖像、音響技術(shù)等等。這種管理方式效率非常高，而且出錯(cuò)率低，是現(xiàn)代化檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，也是檔案信息化的基礎(chǔ)，這種技術(shù)給操作以及查找檔案資料提供了方便，具有先進(jìn)性與高效性，也受到了檔案管理人員的重視，為日后檔案管理工作發(fā)展提供了方向。

2.信息化檔案管理工作的特點(diǎn)。為了更好的在信息化的背景下改進(jìn)檔案管理工作，比較首先了解信息化檔案管理工作的特點(diǎn)，只有掌握這些特點(diǎn)，才能改進(jìn)檔案管理工作存在的問題。通過分析檔案管理工作的特點(diǎn)，優(yōu)化檔案管理的制度，可以幫助檔案管理人員制定出全面、有效的管理模式以及制度，從而簡化檔案管理的操作，提高檔案的價(jià)值。筆者查閱了大量檔案管理資料，總結(jié)出了幾點(diǎn)信息化檔案管理工作的主要特點(diǎn)，第一，信息化檔案管理有別于傳統(tǒng)管理方式，去是一種非人工操作的管理模式，對(duì)檔案的分類以及識(shí)別等工作都是靠電腦技術(shù)完成的，而且速度非?？臁５诙?，信息化檔案管理的信息存儲(chǔ)量非常大，而且檔案的體積較小，這為保存檔案提供了方便，其具有檔案信息的高密集性。第三，檔案信息與各種載體之間是一種可分離的性能，也是多種媒體信息相互促進(jìn)和綜合采用的一種形式。

二、信息化條件下改進(jìn)檔案管理工作的建議

1.轉(zhuǎn)變檔案管理方式。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于檔案媒介和檔案基礎(chǔ)都是以紙質(zhì)、照片、錄音和圖像等作為主要載體的，因此在檔案管理工作中對(duì)于這些檔案管理而言至關(guān)重要，同時(shí)在管理的過程中更是從多個(gè)角度去入手分析和總結(jié)的過程。同時(shí)在檔案管理模式中，則是利用手工、人工親手親為的方式對(duì)檔案材料進(jìn)行管理、整理、收集、鑒定和保管的一種綜合性管理措施和工作模式，其在管理工作中存在著工作量大、工作步驟繁瑣、工作流程繁雜的特點(diǎn)，因此在目前的檔案管理工作中成為人們改善和研究的要點(diǎn)。

2.建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法，所以，必須建立有效的信息系統(tǒng)，有效的解決安全問題。

3.在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法。由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對(duì)這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學(xué)的思考。

三、結(jié)語

電子檔案是檔案管理工作不斷發(fā)展的產(chǎn)物，也是社會(huì)不斷發(fā)展的產(chǎn)物，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，先進(jìn)的信息技術(shù)不斷的應(yīng)用在各行各業(yè)中，而且提高了各個(gè)行業(yè)的發(fā)展速度。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展要求，檔案管理人員必須通過有效的方法不斷的改進(jìn)檔案管理模式，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)提高檔案管理的效率。電子檔案是未來檔案管理發(fā)展的趨勢，應(yīng)用這項(xiàng)技術(shù)需要借助計(jì)算機(jī)的功能，還需要了解電子檔案管理的特點(diǎn)，這樣才能制定出科學(xué)合理的管理制度，從而推動(dòng)檔案管理的不斷發(fā)展。

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