試析信息化條件下如何改進檔案管理工作

李悅/河北省滄州市孟村回族自治縣建設大街居委會

試析信息化條件下如何改進檔案管理工作

李悅/河北省滄州市孟村回族自治縣建設大街居委會

信息時代的到來加快了我國各行各業的發展速度，而且影響著企業發展的方向，很多企業通過引入先進的信息技術，提高了企業的競爭力，也促進了企業的經濟效益的增長。檔案管理工作是我國重要的資料整理工作，在信息化的社會背景下，必須通過先進的技術改進檔案管理工作，這樣才能適應社會的發展，才能促進社會的進步。

信息化；改進；檔案管理；建議

檔案管理工作是一項具有重要意義的工作，通過對檔案、資料信息的整理，是制定正確的發展戰略提供重要保障，也是衡量歷史的重要依據。社會在不斷發展與進步，隨著信息時代的到來，很多信息化的技術也體現了先進性與進步性，促進了企業的工作效率。信息技術對推動企業發展以及社會進步有著重要的作用，而且在信息化的條件下，這些作用得到了充分的體現，尤其在檔案管理工作中，信息技術越來越重要。

一、信息化檔案管理的概述

改革開放以來，我國的科技水平不斷提高，計算機的普及率也越來越高，計算機可以簡化人們的工作流程，而且還可以提高員工的工作效率。計算機的普遍使用，使得社會的發展越來越趨于信息化，這也使得我國檔案管理工作面臨的重大的挑戰，傳統的檔案管理技術以及吾不能適應社會的發展，而且不能滿足人們對檔案資料的巨大需求量。

1.檔案信息化概念。電子檔案是檔案信息化的前提，其打破了傳統紙質檔案的管理的工作方式，對改進檔案管理工作起著引導的作用。檔案信息化是建立在傳統檔案管理的基礎之上，是對傳統方式的改進與創新，對提高檔案管理的工作效率有著促進的作用。檔案信息化技術需要借助計算機的功能，其可以將檔案的內容存在計算機或者移動設備中，通過計算技術管理這些檔案，而且在管理的過程中，可以借助互聯網技術、信息技術以及電能的圖像、音響技術等等。這種管理方式效率非常高，而且出錯率低，是現代化檔案管理工作的重點內容，也是檔案信息化的基礎，這種技術給操作以及查找檔案資料提供了方便，具有先進性與高效性，也受到了檔案管理人員的重視，為日后檔案管理工作發展提供了方向。

2.信息化檔案管理工作的特點。為了更好的在信息化的背景下改進檔案管理工作，比較首先了解信息化檔案管理工作的特點，只有掌握這些特點，才能改進檔案管理工作存在的問題。通過分析檔案管理工作的特點，優化檔案管理的制度，可以幫助檔案管理人員制定出全面、有效的管理模式以及制度，從而簡化檔案管理的操作，提高檔案的價值。筆者查閱了大量檔案管理資料，總結出了幾點信息化檔案管理工作的主要特點，第一，信息化檔案管理有別于傳統管理方式，去是一種非人工操作的管理模式，對檔案的分類以及識別等工作都是靠電腦技術完成的，而且速度非常快。第二，信息化檔案管理的信息存儲量非常大，而且檔案的體積較小，這為保存檔案提供了方便，其具有檔案信息的高密集性。第三，檔案信息與各種載體之間是一種可分離的性能，也是多種媒體信息相互促進和綜合采用的一種形式。

二、信息化條件下改進檔案管理工作的建議

1.轉變檔案管理方式。在傳統的檔案管理工作中，由于檔案媒介和檔案基礎都是以紙質、照片、錄音和圖像等作為主要載體的，因此在檔案管理工作中對于這些檔案管理而言至關重要，同時在管理的過程中更是從多個角度去入手分析和總結的過程。同時在檔案管理模式中，則是利用手工、人工親手親為的方式對檔案材料進行管理、整理、收集、鑒定和保管的一種綜合性管理措施和工作模式，其在管理工作中存在著工作量大、工作步驟繁瑣、工作流程繁雜的特點，因此在目前的檔案管理工作中成為人們改善和研究的要點。

2.建立有效的信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案。要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統，不能實現系統間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數據完整歸檔，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法，所以，必須建立有效的信息系統，有效的解決安全問題。

3.在檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法。由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業務素質問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數據管理問題、數字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。

三、結語

電子檔案是檔案管理工作不斷發展的產物，也是社會不斷發展的產物，在信息技術不斷發展的今天，先進的信息技術不斷的應用在各行各業中，而且提高了各個行業的發展速度。傳統的檔案管理模式已經不能適應現代化的社會發展要求，檔案管理人員必須通過有效的方法不斷的改進檔案管理模式，應用先進的信息技術提高檔案管理的效率。電子檔案是未來檔案管理發展的趨勢，應用這項技術需要借助計算機的功能，還需要了解電子檔案管理的特點，這樣才能制定出科學合理的管理制度，從而推動檔案管理的不斷發展。

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[2]王正紅，譚喜松，姚雪麗.如何認識檔案管理及數字化檔案管理的重要性，2009 （05）.

[3]王琳殷.如何改善文書檔案管理工作[J].中外企業家.2013（19）.