談談人事檔案管理現狀及對策

鞏亞勛/陜西省商洛公路管理局

談談人事檔案管理現狀及對策

鞏亞勛/陜西省商洛公路管理局

作為從事人力資源管理的工作人員來說，人事檔案管理是其中很重要的一項工作內容。即使做檔案管理工作多年，有豐富的工作經驗，對于人事檔案管理中存在的問題也不可避免。本文就人事檔案管理存在的問題做一概述，并分析了產生問題的原因，提出了一些應對措施。

人事檔案；管理質量；對策

一、人事檔案管理的現狀

隨著經濟社會的高速發展，人們生活水平的提高，物質、精神要求都有所提高，質量概念便深入人心。人們不僅要求產品、建筑物等質量過硬，對于人事檔案管理也要求質量，要求提升品質，確保檔案的完整性、真實性，還要保證其動態性，需要隨時更新檔案，與實際情況相一致。目前，人事檔案管理存在一些問題，主要如下：

1.檔案里的資料不完整。很多人都是沒有從根本上重視檔案的重要性，在填寫個人檔案資料的履歷表時，不能夠認真的去填寫，總是簡單的填了一下，比如自己的學習經歷、培訓經歷、工作經歷等都填寫的不是很完整。認為這些對自己的工作或者是生活沒什么影響，抱著填不填都可以的態度。還有就是一些單位不能夠對檔案管理工作加以重視，有的甚至只是有一個兼職的檔案管理人員，在檔案管理方面沒有經過系統和專業的培訓。從而不能將人員的信息及時更新到檔案中，這就給人員的檔案資料造成了缺失。還有的是學生在畢業到某個單位工作時，學校不能夠很好的和單位進行檔案的銜接，使得檔案丟失或者材料缺失。

2.檔案內容缺乏真實性，檔案里的材料很多內容前后不一致，例如人員姓名，可能造成相似的名字混淆，例如王小紅與李小紅等，還有一些人員同名同姓，也易造成混淆，將人員甲的檔案材料放入了人員乙中。有些人員有更改名字，但其檔案中沒有記錄曾用名，使得檔案內的姓名前后不一致，不進行說明，易造成檔案失真情況。有一些人員檔案內各信息填寫隨意，真實性較差，例如，人員的出生年月日，公歷和農歷記錄不清晰，畢業時間、入黨、入團時間寫個大致的年月，每次在更新簡歷的時候有不一致情況發生。一些人員，尤其是管理干部，對于自己檔案中的內容，只記錄一些表揚、對個人成長有利的內容，對于一些處分、批評則不記錄，而檔案管理人員在接收信息時也不進行嚴格審核，不能夠及時發現問題、解決問題，使得檔案信息內容一錯再錯，致使人事檔案內容缺乏可靠的真實性，給檔案利用帶來困難。

3.沒有按中組部1990年修訂的《干部檔案工作條例》進行分類，或是分類不符合此《條例》的要求，造成檔案分類不準，給檔案的整理帶來困難。根據《條例》的內容要求，干部人事檔案分為十類，在對干部檔案進行整理時需要嚴格按此要求分類，類別清晰、全面。但實際上，從現有的干部檔案內容來看，很多單位都沒有按此《條例》的要求進行分類，這給檔案以后的整理帶來麻煩。造成這種情況的主要原因，筆者認為主要是檔案管理人員對法規不熟悉，缺乏專業知識造成的。現如今，雖然從事檔案管理的工作人員知識水平都比較高，尤其近些年，本科生很多，但是這些人員的專業知識匱乏，對于檔案管理的知識知之甚少，且不重視，不能夠主動的查閱相關法規要求，只是按自己的經驗進行管理。這些工作人員中，還有一些從事過檔案管理工作，有一定的工作經驗，但他們不知道人事檔案管理與普通的檔案管理還存在差異，例如內容、裝訂、分類等都與其他檔案不同，由于專業知識的缺乏致使檔案分類不清的情況嚴重。對于檔案分類不清還有一個影響因素，就是對人事檔案管理改革創新造成的，針對原有的人事檔案的內容、材料的多少進行了新的規范，再重新進行整理的過程中，易造成分類不清問題發生。

4.沒有按中組部《干部檔案整理工作細則》和《干部檔案工作條例》附件一的要求進行裝訂，裝訂隨意，造成裝訂不齊或不符合裝訂要求的情況發生。在人事檔案管理過程中，對于人事檔案的裝訂有嚴格的要求，也是十分講究的一件事情，裝訂要求其美觀、整齊，是人事檔案管理工作中的一個重要環節。但一些單位的人事檔案管理人員，對于人事檔案的裝訂并不重視，不按照中組部的要求進行裝訂，而是隨意的將各種材料裝訂在一起，使得材料裝訂參差不齊，有一些還破舊不堪，甚至發霉掉頁。造成此種情況的原因主要有二，一是檔案管理工作人員沒有按要求對檔案材料進行整理與加工，該補的不補，該去的不去；二是檔案存放室的條件不符合檔案存放的要求，一些單位不重視檔案的管理，將檔案存放于不能作為辦公室的庫房內，這些房間往往封閉、潮濕、不通風，或是放于地下室中，或是放于高溫的頂樓中，這些房間缺少防潮、防高溫的設施，檔案材料在這里長時間存放，會造成發霉、氧化，造成材料損壞就不是難事了。

二、人事檔案管理的對策

針對人事檔案管理中存在的如上問題，應采取以下對策以提高管理質量。

1.加強認識。對于我國社會主議建設與發展過程，人事檔案管理是一項很重要的工作，對于黨員、干部等的晉升提供可靠的依據。人事檔案的真假、材料的齊全至關重要，對于職稱晉升、工資晉升等都能提供真實的、可靠的依據，所以說，人事檔案管理工作對于每個人的發展都很重要，各單位及部門領導要充分重視人事檔案管理工作，把此項工作納入日常工作中來管理，關心檔案管理工作人員，為其提供必需的人力、物力資源，確保人事檔案管理符合《條例》的要求。作為人事檔案管理的工作人員，也要盡職盡責，認識到自已工作的重要性，重視工作，從而能更好的完成工作。

2.提高素質。人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性。能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心。才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求。尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。

3.重視管理。人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事。以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全。延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

三、總結

人事檔案管理工作對于每個人的發展都至關重要，人事檔案管理質量的好壞，直接體現著檔案的真實性、可靠性。作為人事檔案管理工作人員，要充分認識人事檔案工作的重要性，加強自身學習，提高素質，從而提高檔案管理的工作質量，使人事檔案能夠體現其應有的價值。

[1]江仙菊.實物檔案的價值作用和歸檔管理探析[J].辦公室業務，2011（5）.

[2]蔡學美.數字時代檔案原始性的特征和應對策略[J].中國檔案，2012（7）.