電子檔案利用與紙質檔案利用的需求比較探討

孟慶宏/哈爾濱市房地產開發公司

電子檔案利用與紙質檔案利用的需求比較探討

孟慶宏/哈爾濱市房地產開發公司

一、電子檔案利用與紙質檔案利用的需求共性

（一）檔案利用需求的社會性與層次性

一是檔案利用需求的社會性。檔案利用需求的社會性，體現在具有廣泛的社會作用和社會價值。檔案利用需求的社會作用，在于實現信息資源社會共享和促進社會進步的歷史進程中，電子檔案利用與紙質檔案利用都發揮著積極的作用。檔案利用的社會價值，在于檔案利用信息資源的原始記錄性，都為將來的工作提供了借鑒。二是檔案利用需求的層次性。從利用檔案信息的形式來看，檔案利用者的需求具有層次性。其在于檔案利用者所從事的職業不同，需求的檔案信息內容也不相同，有的檔案利用者需求的是一次檔案文獻信息，有的需求二次檔案文獻信息或三次檔案文獻信息。一般說來，需要解決某些具體問題而查找真憑實據的，表現為對一次檔案文獻信息的需求；需要完成某些研究任務或了解某一方面、某一地區的大致情況而查找參考依據的，表現為對二次或三次檔案文獻信息的需求。

（二）檔案利用需求的多樣性與動態性

一是檔案利用需求的多樣性。電子檔案利用與紙質檔案利用的需求，受其自身的職業、素質和愛好等的不同而顯現出千差萬別。檔案利用者需求可以劃分為許多種類，如：根據需求表達與否，可分為表達的和未表達的需求；根據需求和客觀要求是否一致，可分為實際需求和非實際需求；根據需求表達方式，可分為主題和指名需求；根據檔案利用者的不同類型，還可分為管理人員，科研人員和公民個人需求等。檔案利用者需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系。社會越發展，社會所擁有的職業越多；生活文明程度越高，人們的愛好會越多，愛好的層次會越高，也就更加多樣化。二是需求的動態性。檔案利用者需求隨著時間、地點、條件的變化而變化。檔案利用者需求的滿足方式和水平，是由其所處的歷史條件所決定的。隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性。

（三）檔案利用需求的重復性與可誘導性

一是檔案利用需求的重復性。檔案利用者利用檔案的需求往往不只產生一次，檔案利用者的需求滿足只是相對的、暫時的，原有的需求滿足了，又會產生新的利用需求。只要具備一定的條件，檔案利用需求就會多次重復出現。二是需求的可誘導性。檔案利用需求的可誘導性，主要對檔案利用者的需求進行引導和調節。例如，社會和檔案部門本身加強檔案宣傳工作就能影響檔案利用者的需求發生變化和轉移，使某些潛在的欲望變為明顯的行動。若改變檔案利用的政策和環境，也能影響檔案利用者的需求發生變化和轉移。如使某些不能利用的檔案變為可以利用，使利用不方便變為方便等等。檔案利用者需求的可誘導性，是以檔案利用的巨大潛力為基礎的。這種潛力表現為檔案信息資源具有巨大的潛力，又表現為檔案利用者的需求具有巨大的潛力。

二、電子檔案利用與紙質檔案利用的需求差異

（一）檔案利用需求載體的差異

從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質檔案利用有明顯的差異。我國自有文字以來，形成甲骨、竹簡、石刻、貝葉、紙質，直至今天的文字、圖片、聲像、縮微品等檔案，無論用什么樣的技術和方法，當把具有長期保存價值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術和方法而獨立存在。人們不依靠任何技術而能識別檔案的內容、載體、結構形式，而檔案的內容一旦形成相互關系后就永遠無法分離。可見，載體和結構的形式已成為檔案不可分割的重要組成部分，這些載體的檔案只要避開天災人禍，遵循管理和保護的要求，就能達到長期保存，這就所謂紙質檔案利用的載體。任何電子檔案當使用技術和設備將具有長期保存價值的信息記錄于存儲載體后，就永遠離不開這種技術和設備了，也不能離開這種生存的特殊環境條件而單獨存在。電子檔案利用的需求，其載體是通過計算機系統識別處理，并按一定格式儲存在磁帶、磁盤或光盤等介質上，在網絡上傳送的數字代碼序，是一種數字利用記錄，利用者需要依附在計算機上讀取。

（二）檔案利用需求方式的差異

紙質檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案館（室）檢索，需要通過人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。紙質檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計算機讀取為介質的利用需求方式，在計算機上進行，通過網絡傳輸實現快捷查找與檢索所需要利用的檔案，不用上檔案館（室）文檔室可查找和檢索到需要檔案資料，檢索界面操作快、方便。

（三）檔案利用需求原始屬性的差異

檔案利用的價值，在于檔案原始屬性的真實性。這種原始屬性表現在檔案的利用的需求內容上和檔案利用的需用求形式上。紙質檔案利用需求的原始屬性，始終有草稿與印稿之分，有正本與副本的差異。正是如此，紙質檔案利用的需求體現檔案原始記錄性和憑證作用的內容與形式特征的特點。如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等表現出原始性，而具有法律憑證的作用。電子檔案利用需用求的原始屬性，其從電子文件起草、修改、印發到形成電子檔案都在計算機上進行，要體現檔案利用的原始記錄性特征已不復存在。正是電子檔案易于修改和改動后可以不留任何痕跡的特點，對其原件的界定難于實現；由于電子檔案的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。電子檔案往往可在電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存或復制轉發送，無法區分其中哪個是“原件”和“復制件”，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案界的一系列新課題。

（四）檔案利用需求途徑的差異

紙質檔案利用的需求，主要通過檔案機構采取提供檔案原件或檔案副本、復制品以及檔案信息加工品。其需求途徑有兩方面：一是提供利用檔案閱覽服務。這種滿足檔案利用者的途徑特點是傳播途徑單一、傳播速度緩慢。當然這種提供檔案閱覽服務的途徑也不利于檔案原件的保護。同時紙質檔案是直接提供利用，會加速檔案受損程度，其又無形中擴大了檔案利用者原始利用范圍，即由于檔案成卷的裝訂，使得檔案利用者在查找閱覽其所需要利用的檔案材料的同時，也獲得了瀏覽其他與利用范圍無關的檔案的機會。二是檔案展覽與陳列服務。這種檔案提供利用途徑，是紙質檔案管理部門通常通過介紹檔案館（室）藏中有關檔案內容的一種服務方式，其直觀性強，但展覽內容的更新速度較慢，其還包含如檔案外借服務、檔案咨詢服務等提供利用途徑。電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物--電子計算機與網絡，檔案利用信息傳播的途徑顯多元化。其特點突出表現信息傳播速度的加快和信息量的增長，實現檔案利用信息的共享。檔案收藏部門應用計算機技術來進行檔案利用管理活動，形成各種各樣電子化的檔案信息資源。在提供滿足檔案信息需求和利用檔案信息上，檔案利用管理部門與檔案利用需求者，實現了一種無形的虛擬的檔案利用實踐活動。電子檔案利用的電子網絡的傳輸，能夠迅速根據檔案利用者的需求，多途徑、多角度迅速而準確地查找到所需要的檔案或檔案相關信息，滿足檔案利用者可能出現的深度需求；檔案利用需求者，又不必浪費大量的人力、物力來進行信息、文件的查找、索取和歸還。