辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究

聶海榮

摘要：文書檔案管理中涉及到的內(nèi)容有現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程信息，同時也包括在企業(yè)形成初期的歷史信息，可以說文書管理工作是承擔(dān)著企業(yè)單位的發(fā)展歷程，企事業(yè)單位的管理水平在很大程度上能夠通過文書檔案管理來體現(xiàn)，所以企事業(yè)單位需要針對文書檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行完善與優(yōu)化，使企事業(yè)單位各部分之間能夠協(xié)調(diào)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室文書 文書檔案 管理缺陷對策

一、辦公室文書檔案管理特征

文書檔案主要是以紙質(zhì)或其他載體記錄發(fā)生的事件、過程記載、物品存檔、關(guān)鍵文件為管理對象文書檔案的管理重點主要在于收集和保存資料。這些信息資料都是被分門別類存放的，這一階段的檔案管理工作中心是信息收集與整合，之后對其編目和保存。

文書檔案中涉及的內(nèi)容非常豐富，其中包括企事業(yè)單位的發(fā)展歷史、科技發(fā)展、設(shè)備管理、財務(wù)管理以及行政管理等等。

辦公室文書工作與文書檔案二者之間存在這密切的聯(lián)系，其中辦公室文書的工作內(nèi)容是收集與整理文件信息內(nèi)容，之后需要對其進(jìn)行歸檔與編目；文書檔案管理工作涉及到的工作內(nèi)容是文件的書寫材料、格式以及歸檔。

二、辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）辦公室文書檔案管理建設(shè)力度過低

通常情況下辦公室文書檔案資料多數(shù)存放于庫房底層，潮濕、不通風(fēng)、灰塵沉積的環(huán)境并不利于管理工作正常進(jìn)行，部分檔案室非常破舊，加之存放檔案的區(qū)域受到限制，導(dǎo)致文書檔案職責(zé)不明就會出現(xiàn)管理不完善的現(xiàn)象，這樣就會出現(xiàn)現(xiàn)有的管理成果與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)。由于檔案管理工作得不到重視，從而有限的資金也不會注入到辦公室文書項目發(fā)展中，從而檔案管理工作建設(shè)被完全忽略。

（二）辦公室文書檔案工作認(rèn)知尚淺

諸多企事業(yè)單位在對待文書檔案管理工作時缺乏宣傳力度，導(dǎo)致工作人員在文書管理過程中對自身的工作職責(zé)認(rèn)知不清晰，檔案工作人員平時的日常工作量較大，加以對檔案管理工作認(rèn)識不到位，不愿意花費精力做指導(dǎo)工作，從而導(dǎo)致轄區(qū)內(nèi)的檔案信息管理工作存在一定滯后性。工作項目順利開展，首先要得到領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理工作革新整改需要得到辦公室文書領(lǐng)導(dǎo)的重視，因為部分領(lǐng)導(dǎo)在思想意識上沒有領(lǐng)會到檔案管理的重要性，認(rèn)為只要有人管理就可以，因此在隊伍建設(shè)方面沒有加大專業(yè)力度。

（三）文書檔案管理工作缺乏積極性與規(guī)范性

工作人員積極性匱乏具體表現(xiàn)：多數(shù)企事業(yè)單位檔案管理人員無論是理論水平、文化水平還是專業(yè)素養(yǎng)都或多或少有欠缺。甚至一些工作人員不是專業(yè)人員，并不具備文書檔案管理工作知識與技能，所以在工作中就會出現(xiàn)主人翁意識的缺失。工作人員調(diào)動密集、薪金待遇一般使在職工作人員對本質(zhì)工作出現(xiàn)懈怠性，不能激發(fā)工作人員提升工作素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)水平，導(dǎo)致辦公室文書檔案管理工作不能夠與時俱進(jìn)。

三、辦公室文書檔案管理工作有效措施

（一）規(guī)范文書檔案管理工作

在工作中要進(jìn)一步實現(xiàn)檔案管理與文書工作的有效融合，在文件信息收集與整理時要注意紙張使用的規(guī)格、要統(tǒng)一文件格式的使用、要統(tǒng)一筆支型號的選擇，這樣直接影響到文件信息的管理質(zhì)量，以此才能夠統(tǒng)一實現(xiàn)辦公室文書與文書檔案管理的現(xiàn)代化管理，使其更加規(guī)范化。

（二）培養(yǎng)與塑造文書檔案管理人員的專業(yè)知識與技能

首先，要良好利用受眾群體，抓好檔案管理宣傳工作，要將社會大眾的意識作為著力點，強化群眾檔案管理認(rèn)知，使他們感受到檔案管理與保存在企業(yè)發(fā)展中起到的重要作用，同時需要辦公室文書檔案管理工作人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識理論以此來豐富檔案管理專業(yè)知識。其次，檔案宣傳工作要滲入到領(lǐng)導(dǎo)工作重點范圍內(nèi)，在日常工作中不斷增強其思想認(rèn)知程度，摒棄傳統(tǒng)封閉的觀念，向辦公室文書職能發(fā)展觀念、社會大眾服務(wù)意識方向發(fā)展，在辦公室文書檔案管理工作中加大人力、物力的有效投入，從本質(zhì)上提高檔案工作的發(fā)展速度，使之與辦公室文書等日常工作齊頭并進(jìn)，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到助推作用。

（三）激發(fā)文書檔案管理工作人員積極性

首先，需要管理層對待工作人員招募工作要慎重，嚴(yán)格把控招聘人員的專業(yè)知識與技能，這樣才能夠保證員工在工作過程中有責(zé)任感；其次，加強辦公室文書檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施的管理，使硬件能夠發(fā)揮其工作職能。其次，制定崗位責(zé)任制度，健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認(rèn)識，促進(jìn)文件材料的收集工作，并且認(rèn)真落實到檔案管理具體職位中，將檔案信息管理工作細(xì)分落實給每一位工作人員，這樣可以激發(fā)工作人員的責(zé)任意識以及事業(yè)觀念。為確保檔案工作隊伍穩(wěn)定的工作狀態(tài)，要建立有效且健全的激勵制度，使工作人員對檔案管理的本質(zhì)充滿正面思想。

四、結(jié)束語

檔案管理工作是建立在文書管理工作基礎(chǔ)之上的，所以想要企事業(yè)單位的文件信息得到發(fā)展與利用，文書與檔案管理是一定要得到充分重視的，企事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展是需要文書檔案來記載的，對于以后企事業(yè)單位的發(fā)展也是有著重要意義的，所以在工作過程中要強化文書與檔案管理工作人員的個人素養(yǎng)，使之能夠認(rèn)識到自身的工作職能，使企業(yè)的有效資源得到最大化的利用，最終實現(xiàn)企事業(yè)單位信息資源的優(yōu)化，同時也是體現(xiàn)企事業(yè)單位管理水平的重要途徑。

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