淺談檔案信息化建設

張 華

（中國國際貿易促進會 白山支會，吉林 白山134300）

檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法， 實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。檔案信息化建設在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代化信息技術，對檔案信息資源進行了處置、管理和提供利用服務的工作。

1 檔案信息化建設的原則

在檔案管理過程中，要注意以下三個原則：規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。 實現(xiàn)館(室)藏檔案信息化，一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的標準、規(guī)范和法規(guī)；安全性原則：隨著數(shù)字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。 因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。 在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取物理安全策略、訪問控制策略(如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監(jiān)測和鎖定控制、網絡端口和節(jié)點的安全控制、防火墻控制等)、信息加密策略、網絡安全管理策略等。效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當大的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館(室)藏基礎，分析用戶需求，研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。 選擇數(shù)字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的、利用率較高的檔案進行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。 數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。 檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率，同時使檢索查詢更加方便，傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。 檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負擔。另外檔案查借工作可控，檔案管理實現(xiàn)信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率。 開展檔案工作規(guī)范化管理的單位在日常工作中要注重加強基礎工作，規(guī)范組卷，保證案卷和歸檔文件質量，規(guī)范分類號，為確保檢索的完整性，在分類過程中， 要根據(jù)每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分，打牢信息化基礎。 同時在做好檔案工作規(guī)范化管理過程中，發(fā)揮網絡優(yōu)勢，強調信息化應用，我市在檔案工作規(guī)范化方面做得較好的單位，有部分是在網上進行歸檔文件的前期管理，一般文件、工作動態(tài)、信息簡報、會議通知、工作安排等日常工作在網上發(fā)布，檔案室根據(jù)工作人員的工作職責分別設置個人權限，將信息發(fā)布系統(tǒng)按模塊授權給各部門負責人，發(fā)表、審核科室文件。

2 加強檔案信息化建設的對策

在檔案管理中，總會有各種問題的出現(xiàn)，如何才能更加有效的加強檔案信息化建設呢？首先制定規(guī)劃，突出重點，扎扎實實地推進檔案信息化建設工作。檔案信息化工作應該破除對信息化建設工作中存在的認識誤區(qū)，堅持以利用為中心，充分發(fā)揮信息化工作的效用。檔案信息化工作要以利用為本，充分考慮檔案利用需求與特點，結合本單位信息化工作發(fā)展水平來開展。要從本單位實際出發(fā)，講求實效，追求投資效益，做到建一個成一個，發(fā)揮效用，不能搞形式主義。 作為一項龐大的綜合性工程，檔案信息化建設必須通過設置高效率的工作機構來協(xié)調其工作的開展。其工作機構應包括：信息化建設的組織管理機構、網絡系統(tǒng)的設計建造機構、網絡信息管理服務機構等。 其中組織管理機構是建設的決策指揮者和組織實施者， 是整個信息化工程的策動力：網絡系統(tǒng)設計建造機構是具體負責檔案信息網絡的規(guī)劃、技術設計和工程建造的機構；網絡信息管理服務機構是檔案信息網絡的實際運作者，負責網絡的運行維護和檔案信息的組織、發(fā)布與更新，并加強檔案信息標準化和規(guī)范建設，為信息化建設提供必要條件。 檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務性標準規(guī)范和技術性標準規(guī)范。 其中，管理性標準規(guī)范是對電子文件檔案信息進行管理的一套規(guī)劃，包括計算機安全法規(guī)與標準及數(shù)字檔案信息資源合法化確認標準等；業(yè)務性標準規(guī)范是對檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標準及管理規(guī)范； 技術性標準規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術和系統(tǒng)軟硬件設施技術標準規(guī)范等。在檔案管理中要增強保密意識，采取有效措施，構筑檔案信息的安全保障體系。 檔案部門應樹立科學的正確的檔案信息安全觀念，堅持“積極防御、綜合防治”的方針，以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計算機病毒防治管理辦法》 等法律法規(guī)為依據(jù)，結合本單位檔案管理工作的實際，制定嚴格的規(guī)章制度，形成計算機網絡管理檔案信息的安全保障體系。檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。 同時，在現(xiàn)代信息社會中應樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。 另外要加強高素質創(chuàng)新人才的培養(yǎng)，為檔案信息化建設提供人才保障。首先要改變舊觀念，樹立正確的檔案人才觀。人才是檔案信息化建設的關鍵，檔案信息化建設要樹立人才觀，針對在具體管理中對人才的評價標準，立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的觀念，在具體的人才建設中樹立整體觀念和動態(tài)觀念，這樣人才資源才不至成為無源之水，人才管理才可能取得人盡其才、才盡其用的效果。

總之，檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著至關重要的作用。

［1］薛匡勇.論檔案館的未來發(fā)展[J].檔案學通訊，2004(03).

［2］黃培.檔案信息化有多遠[J].中國管理信息化,2007.