企業檔案現代管理方法與技術應用略論

王 巍

(神華國華徐州發電有限公司，江蘇 徐州 221166)

0 引言

隨著社會的進步和科學技術的發展，現代化管理方法與技術的運用，已在各行各業中展現出明顯的優勢。在企業深化改革、轉換經營機制及參與市場競爭的新形勢下，要管好、用好檔案，為企業各項工作的順利開展提供優質、高效的檔案服務，也必須積極推廣和應用現代化的管理方法和技術。

1 現代化管理方法與技術應用的必然性

當前，企業檔案和檔案工作所具有的新特點和新要求:

1)檔案數量急劇增長，檔案種類日趨豐富，檔案利用數量增加、范圍擴大、深度加強、時效要求更高等。

2)傳統的管理方法受到挑戰，文件材料的形成與歸檔“三率”指標不成正比，尤其是企業在市場經濟活動中形成的部分文件材料，其立卷歸檔難以控制;企業檔案管理不規范;檔案保管設施落后，紙張霉爛，字跡退變及鼠咬蟲蝕現象時有發生;檔案檢索利用工作繁重，查找速度與質量不能滿足查閱者的要求。

為保證檔案工作各環節的有機聯系和協調發展，不斷提高整體管理水平，獲得令人滿意的工作成果，只有運用現代化的管理方法和技術，才是最有效的措施。

2 現代化管理方法與技術應用的相互關系

企業檔案現代化管理，一般可分為兩個方面:一是采用現代化的管理方法，如TQC——全面質量管理、目標管理、系統工程管理等;二是采用現代化的技術設施，如光盤技術、檔案計算機管理技術。

在檔案管理中應用現代化管理的方法和技術，二者相輔相成，缺一不可。采用現代化的管理方法，是加強基礎工作，不斷提高檔案管理標準化、規范化程度的有力措施;運用現代化的技術設施，可深化和改善檔案管理條件，實現科學化、規范化管理，以及檔案價值的深層次開發和共享利用的最終目標。在實際工作中，某些單位和人員往往只重視現代化技術設施的配置，盲目地追求硬件設備的大而全，大量選購攝(錄)像機、復印機、電子計算機、掃描設備等，而對現代化管理方法的作用卻反應遲緩，或者只是流于形式，從而忽視了檔案基礎業務建設工作，導致了所配備的現代化設施不能充分發揮其作用，甚至使大量設備閑置，造成人、財、物的極大浪費。

3 現代化管理方法與技術的實際應用

檔案現代化管理的方法和技術種類很多，其功能和效果各有所長，應根據企業的實際情況作好選擇。下面簡述幾例。

3.1 現代化管理方法的應用

例如應用TQC——全面質量管理方法，提高案卷質量。此方法是以全局的觀念，為保證案卷質量的不斷提高，運用一整套質量管理體系、手段和方法所進行的系統管理活動。在實際操作中，按照其“P、D、C、A(計劃、實施、檢查、處理)”的工作循環要求，努力抓好幾個方面的質量控制點，將能得到理想的效果。

1)努力加強國家檔案法規的宣傳教育，不斷提高企業全員職工的檔案法制觀念、質量意識和職業道德水準，把檔案工作建立在既遵循客觀規律，又注意發揮人的積極作用的基礎之上。檔案管理是一個系統工程，不僅要有一支過硬的檔案管理隊伍，而且需要全公司廣大職工，特別是各級領導都具有強烈的檔案意識。我們確立了“普及檔案知識，增強全員意識，健全考核機制，發揮檔案作用”的檔案管理工作思路，把學習宣傳《檔案法》作為“三五”普法的一項重要內容，認真組織學習貫徹，對全公司職工進行《檔案法》的學習和培訓，使廣大職工普遍增強了檔案管理的法制觀念。《檔案法》修改后，又把新《檔案法》發到公司領導和中層干部以及工程技術人員手中，適時開展了《檔案法》宣傳周活動，并利用廣播、廠報、閉路電視等宣傳工具廣泛宣傳。在此基礎上，組織了全公司檔案知識競賽。我公司還將檔案管理進行指標分解，納入經濟責任制，對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。

2)抓好文件材料的形成與管理。文件材料來源于各個業務部門，其形成質量的好壞和管理水平的高低，將直接影響歸檔案卷的外在質量和“三率”指標的提高。因此，對形成文件材料的業務部門，應采取一定的控制措施;根據企業檔案管理歸檔范圍、歸檔要求等相關規定，對文件材料的形成和收集管理提出明確的要求;責成有關部門和人員嚴格質量把關，隨時進行指導、檢查與監督;以企業管理的有關經濟責任制度給予定期考核。

制度建設是帶有根本性、長期性和穩定性的工作。近年來，我們著眼于建立規范化、系統化、科學化的企業檔案管理體系，狠抓制度建設。首先，我們將檔案管理進行指標分解，納入我廠各級人員和崗位經濟責任制，按月對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。其次，我們根據企業檔案管理的專業特性，制定了企業檔案管理的業務流程，明確了在檔案管理的各個節點上，領導干部、工程技術人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責。對各項檔案資料管理制度，廠本部均專門行文發布，使其具有了權威的約束效力，從而實現了檔案資料的超前管理和有序控制，取得了顯著效果。

近年來，我們制定并實施的檔案資料管理制度主要有:第一，檔案資料催交制度。對各部門應交資料由檔案室發催交催辦通知書，限期上交，愈期進行考核。第二，機組大修和技術改造資料歸檔制度。把機組大修資料歸檔納入機組檢修質量的考核內容，并規定設備異動后，工程技術人員必須及時到檔案室對原圖進行修改。第三，設備技術資料歸檔制度。規定新設備到廠后，必須有專職檔案人員到場才能開箱，設備技術資料須由檔案人員現場驗收后立即歸檔。對于外出進行技術收資人員，必須將技術資料交檔案室驗收歸檔，沒有檔案室負責人簽字不能報銷差旅費。第四，工程項目資料管理。規定工程竣工必須有檔案人員對工程資料進行驗收，沒有檔案管理人員驗收簽字，財務部門不得進行工程決算付款。

目前，我廠已建立了14種1.3萬字的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個環節都做到了有章可循、職責明確。這些制度的實施，有效地保證了歸檔資料的及時、完整。我廠檔案的歸檔率、準確率、查全率、查準率均為100%，資料完整率達99%。

3)把好文件材料的立卷歸檔關。檔案管理能否實現規范化、科學化，與文件材料的分類、整理、編目有直接的關系。在這些環節中，檔案人員要嚴格按照有關標準，認真進行業務指導和歸檔案卷的檢查、驗收工作。對不符合歸檔質量要求的，要配合業務部門，分析原因，努力整改。

3.2 現代化管理技術的運用

現代化管理方法的運用，畢竟屬于手工作業的范疇。由于無法改變檔案的載體形式，管理方式也不能突破傳統做法，因而檔案保管的安全性、保密性，以及查找利用的系統性、準確性和及時性等仍將受到一定的限制。因此，采用現代化的技術設施將是最理想的深化措施。

科學技術的發展，為檔案工作現代化提供了物質基礎。現代化設備和電子計算機應用到檔案工作領域，成為檔案管理工作現代化的理想工具。

計算機技術應用于檔案管理之中，是在一定的應用程序控制下，將經過著錄、標引后的檔案信息(文字、圖表等)輸入計算機中存儲起來，進行分類、編目、統計、管理及查找檢索、閱讀或打印等，其優點主要有:工作效率高、檢索渠道多、速度快，查全、查準率高，能夠產生多種形式的目錄和索引，通過通訊線路和終端設備能實現較大范圍的資源共享，提高服務效果，節省人力、物力和時間。

檔案管理現代化是企業發展的需要，也是檔案自身建設的需要。1992年開始，我公司就著手實施采用以光盤技術和網絡技術為基礎的多媒體檔案管理信息系統，結合我公司已經實行的辦公自動化(OA)系統的單軌運行，制定了建設多媒體技術數據庫信息管理、全文級圖像管理和視頻音像管理融為一體的檔案管理網絡的規劃，并逐步加以實施。我公司已經建成了包括打字、文書、檔案為一體的辦公網絡，開發應用了包括文書檔案、科技圖書、生產實時信息檔案等全方位的綜合檔案信息查詢功能，使授權用戶可以上網查詢所需信息，全公司各類文件的管理形成了完整的微機管理體系，基本實現了無紙化辦公。1983年以來的文書檔案已全部著錄進微機網絡，自建廠以來的科技檔案也已著錄進計算機，檔案立卷、統計、檢索、打印均實行了微機管理，科技圖書資料實現了微機管理和目錄檢索。現在，我公司綜合檔案科每位檔案人員配備IBM液晶顯示屏幕微機一臺，激光打印機6臺，光盤存儲器1臺，文件掃描儀1臺。檔案微機管理已與公司MIS系統聯網，廠領導以及有關職能部室均可按照管理權限，在各自的工作站或檔案信息站查詢所需的檔案信息資料。

3.2.1 基于LOTUS NOTES檔案管理系統

我公司的檔案管理系統是辦公自動化系統的一個子系統，該系統基于Lotus Notes系統平臺，不但具有跨平臺使用、混合性復合文檔等特點，而且提供了強大的網絡計算功能。

科技檔案管理是檔案管理系統的重要模塊，它主要提供了:文件錄入、文件修改、文件刪除、公文轉儲、輔助立卷、文件編號、手工組卷、案卷修改、案卷刪除、合卷、拆卷、案卷編號、打印表格等功能，它的應用確實給我們帶來諸多的便利，不僅幫助我們對歸檔資料進行迅速地分類、組卷、歸檔，而且能使我們隨時了解室藏量;不僅把我們從手工抄錄的繁忙勞動中解放出來，而且為案卷質量的提高及檢索工具的編制創造了良好的條件，同時，為檔案信息資源的開發利用也奠定了堅實的物質基礎。然而，隨著計算機技術的發展，各部門對檔案電子化管理的要求也日益提高，原有的檔案管理軟件遠遠滿足不了各類專業人員的需求，主要表現在以下兩點:

1)只能做到目錄管理，未能達到全公司信息共享(目前文書檔案已達到全息管理信息共享)。

2)檔案管理中非常重要的一個工作就是對檔案的檢索。基于LOTUS NOTES檔案管理系統科技檔案未有達到全息管理，用戶需要查閱檔案只有到檔案室進行查閱。當今科學技術飛速發展，信息、物質、能量已成為衡量一個企業發展程度和科學技術水平的標志。為此，檔案工作必須打破以前的固有模式，采用現代化的管理手段，使檔案成為一種重要的信息資源，為現代化建設服務。

檔案信息管理自動化，是多媒體計算機、光電掃描儀、光盤機通訊網絡等高新技術，將載體有紙張、膠片和磁性記錄介質的檔案轉換成電子信息，建立起一個能對檔案文獻和檔案目錄中圖、文、聲各種形態的一、二次信息存貯、處理、檢輸出復制，融檔案保護與信息處理于一體并能實現信息近、遠程傳遞。在一定意義上講，檔案管理技術與設備自動化是檔案工作現代化的基礎標志，計算機技術是實現檔案自動化管理的主要基礎。利用計算機及光盤技術對檔案進行存貯、處理、檢索、輸出，目前已由探索變成了現實。在江蘇省電力系統中已經在連云港供電局、無錫供電局、揚州供電局、蘇州供電局等單位完成了工程圖檔系統的實施，并獲得了用戶的好評。并且，它與電力系統基于LOTUS NOTES的檔案管理系統有無縫的連接。

3.2.2 電子檔案管理系統在我公司的應用

我公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統，清華電子檔案管理系統是一個功能齊全的綜合檔案管理系統，是一套處于領先地位的優秀的檔案管理軟件，它采用客戶機/服務器方式，實現計算機對信息管理的網絡化。更主要的是它能與電力系統現行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統有無縫的連接，避免了檔案人員對現在管理系統中已有數據的再次輸入。該系統以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉換成電子圖象，經過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我公司現在使用的“OA”辦公自動化 LOTUS NOTES檔案管理子系統數據庫中已輸入的數據，與此電子圖像自動對應，網絡用戶在WINDOWS環境下，應用瀏覽器方便靈活的實現檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內部網頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統進行檔案的全息查詢和檢索。

4 企業檔案現代管理方法與技術應用效果

大量事實證明，現代化的管理方法和技術綜合運用于檔案管理之中，將能有效地促進檔案基礎業務建設，推動檔案工作的標準化、規范化、科學化進程，提高整體管理水平和實現深層次價值資源的開發和共享利用。早在1984年，鄧小平同志就提出:“開發信息資源，服務四化建設。”信息時代的到來，知識和信息越來越成為比資產更重要的資源。企業檔案是一種重要的信息資源，企業要壯大競爭實力，振興發展，就要大力開發利用檔案信息資源，從企業檔案信息中獲取有價值的東西。例如我公司積極開發利用檔案信息資源，主動為企業、為生產、為一線服務，取得了顯著的成績。例如國華徐州發電有限公司(以下簡稱徐電公司)為了貫徹國家“上大壓小、節能減排”的政策，促進企業可持續發展，根據國華電力發展規劃，決定關停拆除徐州電廠1～6號老機組，并利用1～4號機組場地建設2臺1000 MW超超臨界機組。目前，關停1～6號機組的申請已通過上級主管部門審批，機組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1～6號機組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項目籌建處拆遷部門在機組拆除前和參與機組拆除出售工作的山東電力建設第三工程公司、山東金佰生物技術有限公司等單位的工程技術人員一同到公司檔案室查閱了1～6號機組基建期的竣工檔案和主機的設備檔案，并以檔案為重要依據，編制機組拆除方案，使機組拆除工作順利進行。在1～6號機組設備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術有限公司，把檔案視作機組出售的一個基礎條件。當他們在徐電公司檔案室看到保存完整、齊全、系統的檔案，表示滿意。正是由于1～6號機組設備檔案保存的完整齊全，并可以與1～6號機組整體發電設備出售同時移交，能為購買企業今后設備的安裝、運行和使用提供可靠的依據，使山東金佰生物技術有限公司愿意出2億元買下1～6號機組設備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1～6號機組拆除與出售工作中起到了關鍵的作用。否則，1～6號機組設備只能作為廢鐵或報廢設備處理。檔案價值的發揮，使機組設備變廢為寶，為企業贏得了可觀的經濟效益。

再如國華徐州發電有限公司(以下簡稱徐電公司)為了貫徹國家“上大壓小、節能減排”的政策，促進企業可持續發展，根據國華電力發展規劃，決定關停拆除徐州電廠1～6號老機組，并利用1～4號機組場地建設2臺1000 MW超超臨界機組。2×1000 MW機組(上大壓小)建設工程2臺機組已于2012年12月4日高水平通過達標投產和工程質量評價工作。為爭創國家級優質工程金獎，我公司邀請中電建協專家組對我公司百萬機組進行兩次創優咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、電熱、汽機、綜合指標、檔案六個專業組分別進行檢查。按中國電力優質工程獎評選辦法(2013版)最新標準，對現場實際和檔案資料進行抽查和現場檢查，相關參建單位給予密切配合。2013年7月27～28日，中國施工協會專家組來我公司進行國家優質工程金獎現場復查。國優現場復查按“兩會三查”方式對工程實體、重要部位、關鍵工序、主要試驗、檢驗項目文件及工程檔案進行核查。通過檢查，專家們高度肯定了我公司2×1000 MW機組(上大壓小)建設工程創優工作取得的優異成績。一致認為我公司2×1000 MW機組(上大壓小)建設工程符合國家優質工程審定辦法2013年版及現場復查重點部位的要求，通過國家優質工程金獎現場復查。在兩次創優咨詢檢查及國家優質工程金獎現場復查中，我公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設三公司、天津電力建設公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機的設備檔案，檔案在為我公司順利通過國家優質工程金獎現場復查工作中起到了關鍵的作用。

5 結語

企業檔案管理運用現代化的管理方法和技術，必須認真克服以下幾種不正確的思想:

1)因循守舊，自我感覺良好，舍不得丟下幾十年一貫制的傳統管理方法，不愿接受科學的方法和技術。

2)無所作為，對現代化管理方法與技術的運用缺乏嚴肅認真的態度，馬馬虎虎，得過且過。雖然也采用了現代化的管理方法與技術，但達不到規定的要求和應有的效果。

3)固步自封，總認為自己所運用的方法和技術是唯一的，不能接受先進的事物和進一步向前發展。

總之，運用現代化的管理方法與技術，是檔案管理深入發展的必然選擇。因此，檔案工作者務必認清檔案管理的發展趨勢，主動接受和運用現代化的管理方法與技術，并在應用中不斷總結工作經驗，改進工作方法，改善工作環境，提高工作質量，以管好、用好檔案為宗旨，為企業生產、科研及經營管理等工作的順利開展和取得最佳效益提供優質、高效的服務。