試論醫院人事檔案的計算機管理與應用

●曹文波

試論醫院人事檔案的計算機管理與應用

●曹文波

科技水平的提高和市場經濟的發展對人事檔案管理模式與檔案管理人員的素質及檔案信息資源管理提出了新的要求。醫院人事檔案應充分應用現代科學技術，特別是使用計算機來實現人事檔案管理的現代化計算機管理，這樣才能實現提高人事檔案管理工作效率，延長人事檔案存放期限，實現人事調動科學化的目的。文章闡述了應用計算機管理醫院人事檔案的優越性，探究了醫院人事檔案計算機管理的創新途徑。

醫院 人事檔案 計算機管理 現代化

醫院的人事檔案能反映出每一位職工的工作表現和德才成績。所以，人事檔案有著較強的機密性和無可置疑的證據作用，同時人事檔案還是考察、了解職工，科學使用優秀人才的重要依據?？傊?，人事檔案管理就是為醫院人力資源管理提供相關人事數據和優秀人才信息，在醫院人才開發中起著重要的作用。

新的時代賦予醫院人事檔案管理新的內涵，醫院人事檔案管理部門只有充分利用現代科學技術，特別是使用計算機促進人事檔案信息資源的開發和利用，才能實現醫院人事檔案管理的現代化和規范化。

業內同行都知道：人事檔案的管理服務于人事制度的改革，是我國醫療系統不斷發展的一個具體組成部分，而醫院人事檔案管理走向現代化、科學化、規范化也是一個必然趨勢。摒棄傳統的人事檔案管理模式，應用計算機對醫院人事檔案進行管理，可以提高人事檔案的信息資源存儲、統計、查詢和綜合分析，為醫院領導、各科室的發展和決策提供快速、準確、系統服務，同時讓醫院人事檔案信息資源得到開發和利用是每一位人事檔案管理人員的職責和神圣使命。

隨著醫療行業的改革開放，面向患者服務的時間不斷延長，醫院業務也在日漸擴大，隨之而來的人事檔案資料也在不斷增加。這樣，傳統的人事檔案管理模式就難以保證人事檔案內資料的完整和準確，也給檔案管理人員加重了工作量。因此，傳統的人事檔案管理模式已不適合現代化醫院高效運作要求，使用計算機對人事檔案進行管理越來越顯示出它的優越性。

一、應用計算機對醫院人事檔案進行管理的優越性

使用計算機對人事檔案進行管理能在最短時間內為醫院決策層提供全面、快捷、準確的人事資料和數據。還能避免手工抄寫出現的失誤，既能節省時間提高工作效率，又能將檔案管理人員從繁重的勞動中解放出來。醫院人事檔案管理信息化的優越性主要表現在以下三個方面。

1.有利于提高人事檔案管理的工作效率。人事檔案管理人員都會有這樣的體會：傳統的人事檔案管理模式是基于職能的管理，它的重點在于管理。檔案管理人員的主要工作是執行、應付人事檔案管理政策和上級領導的查詢，處理檔案管理中的瑣碎事務，這種管理模式使得檔案管理人員的潛力和積極性難以發揮出來，只能被稱為“熟練的政策背誦者和人事事務的操作工”。而運用計算機技術對醫院人事檔案進行管理，可以為管理人員在個人檔案管理、個人檔案查詢、個人工資管理、個人出勤情況等工作中提供快捷、準確的查詢方式，還可以實現數據的自動篩選，使職工通過醫院局域網實現查詢個人資料的目的。這種管理方法精確度高、貯存量大、查詢速度快、通用性強，不僅將人事檔案管理人員從繁瑣的工作中解放出來，還能實現職工自助查詢，大大提高了人事檔案管理的工作效率。

2.有利于人事檔案材料長期存放，實現人事調動科學化。傳統的人事檔案管理模式是：首先要騰出一間通風比較好的房間作為檔案室，然后將醫院職工的檔案材料裝在一個資料袋或資料夾中，按科室單位排列在資料架上。有領導查詢職工的檔案時，管理人員從檔案袋中抽出資料供查詢者一頁一頁進行查詢。久而久之，檔案資料紙業變黃變脆，字跡模糊；要想全面完整地保存好檔案材料，需要改建檔案室，增加大量的設備；還要避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類破壞。這樣的管理模式既費工、費時又需要耗費大量資金。而利用計算機系統進行人事檔案管理，只需在計算機系統中輸入職工檔案信息資料就可以滿足上級領導對職工檔案資料信息的查詢和職工自助查詢，大大降低檔案原始資料的磨損和人為破壞現象，這種現代化的管理模式有利于人事檔案材料的長期存放。

在醫院，人事變動時有發生，醫院人力資源管理部門經常會任免一批科處級干部。傳統的人事檔案管理模式下，以文字材料存入檔案或以大會宣布的形式就完成了干部任免程序，這樣的形式存在著材料表達不完整和效率低下的弊病。使用計算機系統進行干部人事任免，可以把被任免人員的工作簡歷、工作情況、工作能力，并結合干部考核情況通過多媒體將他們的整體形象表述出來。醫院領導通過這種形式加強對任免人員進行全面了解，還可以讓醫院全體職工也了解被任免人員的情況，向領導提出合理化建議。這樣既避免在片面情況下任免干部又實現了人事調動科學化。

3.有利于醫院人事制度的發展與創新。我國人事制度的發展與創新在全國各行各業展開后，醫院的人事制度也發生了翻天覆地的變化。首先，醫院職工的“終身制”被“聘用制”逐步取代，使得醫院職工的流動性不斷加大，科室領導干部經常更換，人事檔案轉遞更加頻繁。既增加了檔案管理人員的工作量，又經常出現檔案內資料信息缺失現象，給人事檔案管理工作帶來不便，人事檔案管理工作迫切需要不斷地進行發展與創新。使用計算機對醫院人事檔案進行現代化管理就是將電子文件歸檔；通過醫院網絡傳輸使人事檔案傳遞快捷、資料完整、保存安全；醫院人力資源管理部門聘用新的職工后，可以使用計算機系統將新增加人員的信息以數據的形式進行保存。這樣就為醫院人事制度的改革創新奠定了良好基礎。

二、探究醫院人事檔案計算機管理的創新途徑

隨著信息時代的高速發展，醫療技術和醫療相關信息也日新月異，醫院人事檔案管理范圍也從傳統的文書檔案發展為多層次、多形式的管理模式。如何提高醫院人事檔案管理質量，是醫院檔案管理工作者需要解決的問題，也是檔案管理工作發展與創新的主導方向。

1.健立健全醫院人事檔案管理網絡系統。作為人事檔案管理部門，應積極創造條件建立健全醫院人事檔案管理網絡系統，這樣就可以利用計算機網絡為醫院各項工作更好地服務。應從以下三個方面做起。

（1）采用高科技手段為數據庫無紙化創造契機。醫院人事檔案管理信息量大，類別多，需要采用高科技手段為數據庫無紙化創造契機。而檔案室、信息科、各科室三級管理網絡是醫院檔案實現現代化管理的重要保證。采用高科技手段為數據庫無紙化創造契機的管理模式有利于人事檔案管理的統一領導、統一機構、統一操作、統一保管，還有利于檔案室、信息科和各科室之間職責明確、相互配合、共同協作。

（2）重視對人事檔案現代化管理系統的維護。人事檔案信息系統是一個動態系統，它非常精密又非常嬌弱，稍有不適就會“罷工”或使整個系統“癱瘓”，需要管理人員像愛護自己的眼睛一樣愛護它們。要從以下兩個方面做起：一是信息錄入要完整，因為只有數據完整，才能順利進行后期維護；二是信息錄入要精確，因為只有數據精確，數據庫后期維護才有意義。

（3）加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件管理。在軟件管理上要積極開辟電子檔案存儲的新途徑。對應歸檔的電子數據、文件采用格式的光盤存儲；要及時修補漏洞，搞好檔案上傳下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管措施；及時升級數據庫和服務主機的硬件設施，以保證人事檔案信息數據在傳輸和保存過程中的安全和穩定。

2.加快實現人事檔案管理信息化步伐。在人事檔案的資料收集和管理過程中，檔案管理人員要樹立為醫院服務的目標，創新管理手段，積極開拓思路，努力提高檔案資源服務效能，以加快實現人事檔案信息化管理的步伐。首先，要提高人事檔案資源服務效能，改變傳統的人事檔案把工作重點放在檔案資料的收集和整理這一模式，努力創新工作流程，積極創建信息庫，形成為醫院人事檔案管理發展提供全面、完整、真實數據信息的管理模式。并從細節上提倡高標準、高質量的服務行為意識；從整體上把握高效服務的宗旨；為醫院培養高素質人才提供準確信息，以此推動醫院服務水平不斷提高。其次，努力實現醫院人事檔案管理信息化。筆者認為，在信息時代，醫院的人事檔案管理應注重電子檔案的建立，力爭在最短時間內實現人事檔案管理工作的現代化、科學化和規范化。醫院人力資源管理部門要及時與領導、財務管理部門溝通，以保證人事檔案信息資料的實效性，增強檔案的活力和生命力。這樣就能很好地應對上級領導和醫院職工的檢索、檢詢、信息統計和開發利用，更好地為醫院發展服務。

3.培養一支高素質的人事檔案管理人員隊伍。首先，人力資源管理部門要組織管理人員認真學習《檔案法》和人事檔案管理知識，使他們盡快掌握人事檔案管理的工作流程和要領，讓他們懂得自己的職責和保密制度。其次，指導、培養管理人員盡快應用計算機進行人事檔案的管理。采取“請進來，走出去”的方法使他們盡快掌握計算機管理技術?！罢堖M來”就是請專家和教授到醫院指導管理人員操作人事檔案計算機管理軟件；“走出去”就是派管理人員到專業學校進行學習，考試合格后才能進入工作崗位。只有這樣，才能為醫院培養出既熟悉檔案業務知識又懂得計算機管理技術的復合型人才，這樣做有利于人事檔案管理工作的發展和創新。

綜上所述，人事檔案管理是醫院管理工作中不可缺少的重要組成部分，醫院人事檔案管理部門一定要從管理方法、管理手段和管理理念等方面不斷改革創新，才能緊跟時代步伐。管理人員也應以創新精神改進自己的工作，不斷提高檔案管理標準和工作效率，為醫院的檔案管理事業作出貢獻。

[1]董魯珍.淺談如何加強電子檔案在醫院管理中的應用.經濟師，2012（4）

[2]唐士川.淺談醫院人事檔案管理現代化.中國醫學雜志，2012（2）

[3]王丹紅.計算機系統在醫院人事檔案信息化管理的應用.科技創新導報，2012（4）

[4]王紅.試述醫院人事檔案信息化管理的必要性.醫院管理論壇，2011（10）

（作者單位：內蒙古醫科大學附屬醫院人事部 內蒙古呼和浩特 010050）

（責編：若佳）（責編：賈偉）

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