當前檔案管理存在的困境與解決對策

鄧麗芬

引言：檔案是信息的重要載體，是主要的信息源。管好用好檔案，對資源開發起著重要的作用。當前檔案的管理工作的要求是準確、快速、安全。檔案管理工作是一項重要的政策性、機密性、指導性的專業工作。能否恰當的管理檔案是現階段檔案管理部門所要重視的問題。檔案管理工作的順利進行關鍵在于如何將人力、物力、財力等資源進行優化運用。

對于當前檔案的管理制度來說，最主要的是加強對檔案的合理管理化。我們都知道檔案是跟隨我們一生的主要學業事業的項目工作憑證。檔案是所有信息的主要來源，管理好檔案才能利用其中的作用為資源的合理開發做基本的準備。本文就從檔案的重要性和當前檔案管理中存在的問題做了簡單的敘述，并就問題的出現提出了有建設性的建議。

一、檔案管理的重要性

檔案是人類從出生到發展成為社會上有用之才的主要記錄本，它是文明發展的產物。在不同世紀中充當著人類記憶的存檔器。中國五千多年的文化史是借助檔案傳承下來的，所以說做好檔案的管理工作對于人類發展的文明史來說是至關重要的。檔案在各個不同的年代起到一個承上啟下的作用。我們可以通過對檔案的查詢知道很久以前發生的史實，了解中國博大精深的文化發展過程，中華民族創造的偉大歷史。另外從小的方面來說，我們也可以從檔案的記錄中知道一個人的成長經歷，或者說主要的學歷、工作經驗等。從某一方面來說，檔案存在的本身就是一部簡史，記錄時代變遷的過程。在一定意義上檔案是當前來說最為寶貴的無形資產。作為無形資產存在的另一種形式，它也在為資產的增值、保值、維護起到重要的法律憑證作用。

檔案管理的工作性質主要是機密性、政策性、專業性等。對于各級的檔案管理部門來說，檔案的管理不僅要合理還要有意識到檔案安全的重要性。檔案存在的性質是其他物資所不能替代的。檔案的特殊性主要是在人們的社會活動中貢獻的力量是無窮大的。它主要起到法律憑證、參考的作用。憑證的作用是指在現實社會活動中的檔案是歷史存在的依據，，并且是有法律性質的存在體。在這一層面上不同于其他學術性的文獻。參考作用體現在檔案作為一種歷史的依據是最重要的基本存在證明。每一時期的檔案都記錄時代的人物、實踐活動、風俗人情等，從不同的層度記錄了實踐活動的深度。向人們呈現一個真實的認識自然、改變自然的經驗和事件。

二、檔案管理工作中存在的困境

當前檔案管理工作中存在的主要問題主要有以下幾個方面：

第一、檔案管理意識不強、水平和方式不成熟。大部分企業或者說人力資源市場檔案管理部的人才多是沒有經過專業技能的培訓而直接上崗的。所以說工作人員對檔案的管理意識不夠強、收集檔案的概念薄弱。對檔案的及時收集、歸檔、整理、裝訂等基本業務流程不太清楚。這就造成檔案的安全管理工作得不到基本的重視。甚至有些檔案管理人員并不是專業的管理人員，對待檔案的管理就是將拿到的材料放入到檔案盒中，并沒有對檔案及時的整理和歸檔，影響了檔案的管理安全性。

第二、部分地區和企業對檔案的管理重視度不夠高。長久以來，部分地區對檔案的管理意識不夠強，企業對檔案部門的管理工作也不夠重視。很多工作人員認為檔案的管理只是簡單的記錄、保管、抄寫等工序就完成了檔案的歸檔工作。不重視檔案的意識也造成很多人認為的只要做好檔案的存放工作就能應付對外的查檔、外調行動了。

第三、檔案管理的外部條件不完善。當前對檔案的管理工作并沒有進入到真正的重視，基本的管理設備并沒有配備齊全。有些單位甚至沒有專門存放檔案的科室，還有些單位存放檔案的地方環境條件惡劣、空間狹小、潮濕、基本配備不齊全。

三、檔案管理中解決問題的方法

1、把檔案管理人員的素質提高。首先要對干部的檔案建設工作進行隊伍建設，并選擇安全可靠、作風嚴謹、有責任心的工作人員來從事有關的檔案管理工作，最好是黨員身份的人員參與檔案的管理工作。定期對管理人員進行專業培訓，再就是對他們從政治上、行為上進行教育和培養。在實際的生活和工作中關心員工，從另一方面鼓勵他們的工作積極性。檔案管理的妥當與否與他們的工作態度有很大的關系。作為工作中有建設性意義的管理行為，檔案的管理人員要注重對自身專業性質進行考量。通過不同的方式在增強自己的學習主動性。最后從自學、參與培訓等方式加強自身的管理素質，對檔案管理中的各個環節能做到安全妥放的要求。積極探索新型的檔案管理模式，使得工作效率不斷的提高和改善。

2、不斷探索新的檔案功能。為了使得檔案的作用更加明顯我們從不同的角度對檔案的功能做了全新的定位。一是要對檔案原有的功能進行分析、保留、升華，使其記錄的內容夠全面、真實、可靠。二是對檔案的定義要更加的廣泛化。把更新換代的檔案信息功能不斷的增加到新的服務要求中去，為把單位的服務功能完善好而努力。

3、建立健全的檔案管理制度。當前的檔案管理制度尚且不夠完善，必須建立一個健全的檔案管理制度才能全方位的解決檔案中存在的問題。首先有關部門要對制度的制定體現出合理的需求性、科學可見性。企業內部對檔案的管理規定，必須按照實際的情況來規范，以適應企業的管理要求。再次制度必須是具有可操作性，要體現出制度對檔案管理簡約、得當、可操作。然后是堅持制度的雙向標準約束，建立的檔案管理制度必須是既能約束員工，又能讓領導受到制度的管理。

4、采用現代化的手段管理檔案。時代的發展是現代化的，隨著信息化時代的趨勢迅猛而來，我們在對檔案的管理中建立了新的要求，就在管理中運用新的科技手段對檔案進行管理，從而提高工作效率和服務水平。在當代是信息社會發展的時代，我們要快速實現檔案的信息化管理，才能跟上時代發展的腳步。計算機輔助管理檔案的手段已經越來越盛行，所以說當代人管理的制度主要是計算機使用輔助管理檔案。

5、有檔案的管理意識。檔案的管理工作實際上是服務性的工作，在管理中有必要對工作人員的檔案意識和管理意識的提高，同時要強調服務態度的重要性。要培訓檔案管理人員的服務意識，心中要有工作就是服務的態度。積極的增強在實際中的主動服務意識，禮貌微笑服務等細節性服務。

結語

總而言之，在新時代的發展趨勢下，檔案建設的工作勢在必行，我們要時刻關注時代的變化，在觀念上更新措施，積極采取管理的新模式，把檔案的作用發揮到該有的作用。

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（作者單位：東莞市人才管理辦公室）