做好文書檔案管理工作的若干建議

鐘柱良

引言：文書檔案管理工作不僅要求嚴格的執(zhí)行有關檔案方面的法律，法規(guī)，還要遵守文書檔案本身的工作性質(zhì)。它具有原則性和安全性很強的特點，還要多層次、多角度、多側(cè)面的反映單位的實際情況，可以從中發(fā)現(xiàn)單位以后的發(fā)展方向。因此，文書檔案管理對工作人員的制度，素質(zhì)方面等有著比較高的要求，同時，還要求平時多注意積累經(jīng)驗和做好細節(jié)方面的管理工作。。

文書檔案管理的工作性質(zhì)是了解國家和行業(yè)之間的政策法規(guī)、執(zhí)行上級領導下達的任務以及單位內(nèi)部工作的傳達、相互溝通。它是一項比較繁瑣，嚴密的工作，正是由于它的存在，才能為今后順利的開展各項工作打下堅實的基礎，也是領導下達重要決策的依據(jù)。科學的日益發(fā)達，使之應用到文書檔案的管理工作中，如何做到文書管理工作規(guī)范化，數(shù)字化，程序化和網(wǎng)絡化，不斷適應工作的需求，這是一個值得思考的問題。總結(jié)以前的工作經(jīng)驗，結(jié)合當前的工作要求，對于如何進一步做好文書檔案的管理工作，本文提出了以下幾點建議。

一、做好文書檔案管理工作的前提是領導要高度重視

文書檔案的管理工作分為兩種類型：一種是上級組織產(chǎn)生的文檔管理：另一種是由本單位內(nèi)部組織產(chǎn)生的文檔管理。無論是哪種文書檔案管理都是領導以后開展工作的重要依據(jù)之一，因此只有得到領導的重視，加強文書檔案的管理工作，才能使得文檔管理規(guī)范化，單位每個部門都會形成重視檔案工作的風氣，才能在工作中的硬件，軟件等方面提供便利的條件，把檔案管理工作細致化，對工作中存在的問題及時改進，認真落實到每個負責人的身上，更好的促進管理人員的積極性。因此文書檔案管理在實際工作中能發(fā)揮應有的作用和領導對此的高度重視是密不可分的。

二、做好檔案管理工作的基本條件文書管理要規(guī)范化

文書檔案管理工作的基本條件就是文書管理規(guī)范化，公文的種類，格式，處理程序是否規(guī)范嚴重影響到檔案的管理，尤其是現(xiàn)代辦公自動化迅速發(fā)展的今天，顯得更為重要。提前把文件歸納分類放進一個文檔中。例如；日常的工作中，一定要把文檔鑒別以后分類歸納進行編號等處理，在文件還沒有完成之前但是經(jīng)過確定的要做好登記，等相關的工作完成之后，再分類放入文檔之中。這樣做的目的不僅僅是節(jié)約時間，減少工作環(huán)節(jié)中出錯的現(xiàn)象，更避免了重復的勞動，同時也是為了保證文書和文檔的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，還能提高工作效率。

進入文檔庫的所有文檔都要實行集中統(tǒng)一的管理，為檔案以后的收集，整理工作奠定堅實的基礎。在接受檔案之前一定要根據(jù)每個部門下發(fā)的要求或者通知，明確檔案的范圍，內(nèi)容，要求以及標準等，及時修改和完善每種檔案的整理細節(jié)問題，保管期限等，以確保收入的文檔及時歸類，方便以后使用之時快速找到文檔。

三、文書檔案管理工作的保障是要有完善的管理制度

文檔工作一體化就是把各檔案部門比較分散獨立的文件進行分類管理形成一個有機的整體進行整理。根據(jù)每個文檔不同的價值，作用和特點歸類為永久保存或者最終銷毀等。無論是永久保留還是銷毀都要經(jīng)過時間的考驗，過一段時間以后，沒有任何價值的文檔就可以銷毀，但具有永久保存價值的文檔就要進行再次整理，保管和利用。

“沒有規(guī)矩不成方圓。”而文書檔案管理工作也是如此，沒有規(guī)范的管理制度約束人們的行為，如何實施文檔的管理工作。在進行文書檔案管理工作的同時，一定要制定規(guī)范的制度，才能讓每個工作人員認真遵守，學習和領會“檔案法”和“國家行政機關公文處理辦法”，并依據(jù)部門公文管理工作的實際情況，制定“公文處理實施辦法”等條例。

文書檔案庫應把有價值和重要的文檔資料收入，實行集中統(tǒng)一的管理，為檔案的收集，整理工作奠定基礎。在接受檔案的時候，按照有關部門下達的要求，范圍，內(nèi)容，標準等條件，嚴格整理文檔細節(jié)，保管時間等，確保文檔的歸類與分布準確。

四、文書檔案管理人員要具備應有的素質(zhì)

文檔管理人員所具備的素質(zhì)是檔案工作能夠有序完成的關鍵所在，只有工作人員在實際的工作中具備檔案意識，認識到工作的重要性，規(guī)范管理制度等，才能使得文檔管理工作有序的進行，更好的為本單位服務。

4.1文書檔案管理人員的要求

文書檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，它要求工作人員必須有高度的責任感，職業(yè)道德，務實的工作態(tài)度，樂于奉獻的精神，扎實的專業(yè)理論知識，因此文書檔案管理人員的責任感是最基本的條件。不僅如此，文書管理工作人員還必須具備優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，視野開拓和綜合素質(zhì)的提高，才能做好文書檔案管理的工作。

4.2專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)要繼續(xù)提高

文書檔案工作首先要認真學習檔案的基本知識，加強檔案意識的培養(yǎng)，平時要認真的閱讀與檔案有關的書籍，例如：《檔案管理基礎》，《檔案管理學》等書籍，以便平時需要之時能夠查閱，真正做到一邊工作一邊學習，在工作的同時逐漸提高自己的理論知識水平。

4.3要有高度的工作責任感

檔案工作人員應具備較強的職業(yè)悟性，隨時把所需要的檔案知識裝在自己的腦海里，本著對工作負責的態(tài)度，做到檔案工作的細致化。認真按照《辦法》的要求，規(guī)范和科學的做好每一份文件，并做出科學的評估。

五、做好文書檔案管理還要接受新信息，善于交流經(jīng)驗

在工作的同時，作為一名合格的文檔管理工作人員要不斷的總結(jié)工作中的經(jīng)驗，遇到困難或者難以解決的事情，要多請教上級領導或者有經(jīng)驗的管理人員，不能單憑自己的冠絕歸納文檔。同時還應強化工作的責任感和熱情，培養(yǎng)職業(yè)道德，不斷接受外來的新知識，擴大視野范圍，提高自身的鑒別能力，利用一切學習的機會總結(jié)經(jīng)驗，互相交流，從而提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。

結(jié)語

文書檔案工作對于管理人員的要求非常高，也具有很強的挑戰(zhàn)性，因此，在工作的同時要不斷的提高自身的綜合素質(zhì)，并不斷的提高管理檔案的質(zhì)量和利用率。只要文書檔案的管理人員多多學習，以高度的職業(yè)責任感和較強的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，才能使得檔案管理更加的規(guī)范化和科學化，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。

參考文獻

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（作者單位：東莞市人才管理辦公室）