淺談中石化緊急項目的物資采購供應管理

李冬玲 秦有鐵

[摘要]通過對中石化天津分公司緊急項目采購供應特點的分析，針對事前、事中、事后三個階段易出現的問題進行了分析并提出了解決辦法和對策。

[關鍵詞]緊急項目；物資采購供應；特點；問題；措施

[中圖分類號]F252[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2014）6-0077-02

物資裝備部負責中石化天津分公司所屬煉油、化工、乙烯、熱電等各部新建、日常檢維修、大修、技改技措、科研、設備更新、安全隱患消除及零星采購的專業二級單位，是中石化集團在北方的“集團化儲備配送中心”和“集中采購服務中心”。本文所指緊急項目是指天津分公司為獲得較高的經濟效益或社會效益而實施的具有建設周期短、見效快的工程項目。此類項目具有立項快、設計急、工期短、投資小、見效快等特點。此類項目對物資采購供應的要求極高，如物資采購的進度、質量不能滿足工程進度的需要，將直接導致項目延期，極大影響項目預期經濟效益或社會效益的降低甚至導致項目下馬。因此依據緊急項目物資采購供應過程的事前、事中、事后三個階段的不同特點，采用適當的方式方法，采取相應的措施，遵守國家法律、法規，執行相關管理制度，確保物資的安全、及時和經濟供應在緊急項目的實施過程中顯得尤為重要。

1緊急項目的物資采購供應特點

因緊急項目本身具有的特點導致項目的物資采購具有如下特點：

（1）設計周期短易造成設備材料請購文件不完善，采購困難多。

（2）采購周期短、加急采購多、采購強度大。

（3）采購變更多、采購難度大。

（4）設備材料規格型號受原裝置限制，專業供應商現場測繪多。

（5）采購費用控制難度大。

2緊急項目物資采購供應事前工作的特點及應對

21緊急項目物資采購供應事前工作特點

（1）設計深度不夠、請購文件不完善——規格型號不完善，尤其是數量不準確。

（2）用戶（生產廠）物資采購需求計劃不準確。

（3）設計方案未最終確定，為啟動提前訂貨工作帶來隱患。

（4）項目組織架構未形成或不完善，相關責任人未到位，制約項目物資采購供應工作推進。

22緊急項目物資采購供應事前工作的應對措施

（1）提前與設計、公司主管部門、用戶（生產廠）接觸，了解項目概況，初步了解大摡物資需求情況。

（2）制定初步的采購策略。

①依據項目特點任命合適的采購項目經理。

②根據物資需求，規劃不同設備材料的不同采購方式（ERP上線采購、庫存供應商、利用公司范圍內庫存等）。

③根據工程需要緊急程度，確定經濟合理、進度可靠的運輸方案（車、船、空運等）。

（3）與設計方提前溝通，促使實際按國家或石化行業相應的標準出具請購文件，為后續的采購提供技術支持。

（4）獲取潛在供應商，了解市場行情及供貨周期，給領導或管理部門提供信息，為領導決策提供支持。

（5）對關鍵設備和重點材料進行風險分析。根據掌握的工程項目信息對所需關鍵設備、長周期設備和材料的價格、供貨周期、潛在供應商數質量等進行風險分析，制定風險應對預案。

3緊急項目物資采購供應事中工作特點及應對措施這個階段是項目所需物資采購供應的實施階段，這個階段管理的好壞直接影響物資采購供應的進度、質量能否滿足工程需要，是物資采購供應能否成功的關鍵階段。

31緊急項目物資采購供應事中工作特點

（1）采購周期短，采購各環節銜接緊密、浮動時間少。

（2）供應計劃受施工現場進度計劃影響大。

（3）采購過程中各種信息交叉多，信息量大、交流過程中信息噪聲多。

（4）施工過程中不可預見因素導致采購變更多。

32緊急項目物資采購供應事中工作的應對措施

321針對采購周期短采取如下對策

（1）在獲得設計單位許可的情況下，規整各種設備、材料的規格型號。盡量采用較少物資種類、提高設備材料的通用性。

（2）利用公司內部庫存。在不影響裝置正常生產及必要備品備件數量的情況下，調用公司內部一切物資資源。

（3）充分利用集團公司的采購框架協議。集團公司采購框架協議內供應商具有不需資質認證、不需價格談判、產品質量好、價格低、有一定庫存、供貨周期有一定保障等特點。這些特點正好切合了緊急項目物資采購采購周期短的需求。因此在緊急項目的物資采購中應盡量采用集團框架內供應商，減少資質認證、價格談判等中間環節，縮短采購周期。

（4）非關鍵部位材料的甲切乙供。

（5）建立設備材料出入庫綠色通道，精簡程序，縮短供貨周期；對大型設備或大批量物資，在獲得工程相關方同意的前提下，直送施工現場，既節省二次搬倒費，更節約領料時間。

322針對采購各環節銜接緊密、浮動時間少采取如下措施

公司內部參與物資供應的部門有計劃部、采購部、商務部、財務部、質檢部、儲運部、監察部等及外部的設計單位、施工單位等。

各部門都是整個供應采購鏈條中不可或缺的組成部分，各部門各司其職。其中計劃部負責整個鏈條的協調。計劃部在整個過程中要分清輕重緩急，做到抓重點、請變更，重點保證施工現場所學的重點物資、急需物資和難點物資。做到物資供應的全流程跟蹤，通過工作提醒、問題臺賬、對料會和專題會及信息平臺等多種渠道進行催貨、問題協調，解決物資訂貨、到貨等問題。通過大量的協調溝通將各環節的銜接時間降到最低，拒絕因內部溝通影響采購供應進度。

（1）項目采購過程中涉及公司職能部室、采購部門、施工單位、設計單位、監理單位、供應商、政府監管部門等諸多利害相關方。溝通渠道總量為n（n-1）/2，其中n為利害關系者人數。因此，如果采購過程中的利害關系者為10人，則就具有45條潛在溝通渠道。

為保證采購過程中信息溝通渠道的通暢、信息的準確和及時，杜絕信息傳遞過程產生有害噪聲，必須發揮項目采購經理在設備材料采購供應中的信息溝通樞紐的作用，對設備材料請購文件、設計變更、制造商反饋的訂貨資料、施工領料單位（或用戶）等關鍵信息采取書面文件下達、專人對接、舊版換新版等方法確保信息溝通的有效、準確和及時。

（2）由于緊急項目多與原裝置有千絲萬縷的聯系，設備材料的采購受到原有裝置使用設備材料限制約束較多，同時由于工期短也導致設計深度很難全部滿足采購所需深度，從而造成緊急項目有比較多的過程變更和需現場測繪的變更較多的情況。

處理這類采購變更，我們采取多位一體、現場處理的方式加以解決，即：公司主管部門、采購、設計、施工、用戶、監理和必要的供應商到施工現場，實地勘察，會商解決，拿出一個相對合理的變更方案，各方會簽實施。這樣處理的優勢是既快又準。

（3）嚴格執行采購費用控制制度，嚴控超概或無概算采購的發生。如有超概或無概算且必須進行采購的個案亦應獲得主管部門批準及相關的設計文件作為依據（為加快采購進度可在獲得相關部門的口頭許可情況下，特殊放行，事后必須有主管部門的批文或設計文件）。

4緊急項目物資采購供應事后工作特點及應對措施41緊急項目物資采購供應事后工作特點

緊急工程項目，物資供應事后控制的特點是影響大、反應周期短。由于工程工期短的特點，容易導致將項目立項、科研、設計中存在的問題傳遞到采購環節，很難確保所有的物資采購供應100%滿足設計或施工現場的需要。這種偏差會對工程的工期造成致命的影響且反應時間很短，這些是緊急項目采購管理事后管理的最顯著特點。

42緊急項目物資采購供應事后工作應對措施

針對緊急項目采購供應的事后控制所具有的影響大、反應周期短的特點，采取應對措施的基本要求是快速和安全。

（1）采購物資替代。利用庫存物資以高帶低；或征得設計同意，降低采購物資標準。

（2）修改設計方案，取消問題物資。

（3）在工程管理部門的同意下，甲切乙供——充分調動各方資源，滿足工程需要，降低問題物資對工程的影響。

參考文獻：

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