對企業檔案數字化建設的思考

段瑞紅

引言：隨著科技的進步和時代的發展，我國的電子信息技術水平也取得了極大提高，并逐漸應用于各個領域。企業檔案管理是其中最重要的應用之一。電子信息技術可以充分提高檔案的利用價值，并有助于實現資源共享，為電力勘測設計行業的發展提供了可靠的保證。本文以電力勘測設計行業為例，對企業檔案數字化建設進行了深入的剖析和探討，旨在為之后的應用提供更系統、更有效的方案。

前言：近幾年，科學技術突飛猛進，電子技術也隨之取得了迅猛發展，逐漸走進千家萬戶，并被廣泛應用于各個領域。檔案管理是其最重要的應用之一。一個企業若想在殘酷的市場競爭中始終立于不敗之地，必須有一套完善的檔案管理系統。正因為如此，電子信息技術在檔案管理中得到了充分應用。

一、電力勘測設計檔案數字化建設中出現的問題

（一）保存過程中出現偏差

電力勘測設計對檔案的管理，采用電子檔案和紙質版本兩種方式。對于電子檔案來說，修改起來相對簡單、快捷，但紙質版則會出現多番修改的情況。如何確定哪個是最終版，在電子檔案收集中就會造成一定的困難。在實際狀況中，電力組織的設計人員更習慣于直接在圖紙上進行涂改，常會造成紙質版本和電子檔案的最終結果出現不一致，這樣的偏差就給工作效率帶來嚴重阻礙。

（二）內外因素影響發展

現在很多單位對于檔案數字化建設已有初步成就，卻也難免遇到問題。諸如對于信息的采集、存儲和管理利用上，其質量也是千差萬別。從內因來講，由于受其工作人員的個人素質影響，掃描出的電子文件也有很大出入。有些設計單位只憑借以往經驗來判斷，確定的相關參數不同，對圖紙的影響也參差不齊。從外因來講，可能由于掃描儀的性能、圖紙狀況的不同等問題，致使圖紙信息模糊，甚至根本不能使用，造成資源的浪費。

（三）網絡安全缺乏保障

由于電子檔案的存儲很容易受到外界物理因素的影響而造成材料變質，對于電子檔案的管理就產生了一定的制約。因為現實條件的限制，光盤的壽命也很難保障。而網絡的開放性和共享性，很容易使信息遭到攻擊或被盜取，對電子檔案的安全性也有極大的危害。病毒感染和黑客攻擊等，都極有可能造成信息的丟失。

二、關于電子檔案數字化建設的意見

（一）增強對管理人員的培養

在電子檔案管理中，工作人員對檔案的歸檔、保存和開發利用，都起到關鍵作用。檔案管理員的專業素質，也對電子檔案數字化的發展起著至關重要的作用。除了要學習計算機知識外，英語也會對管理人員工作中出現的問題起到幫助作用。由于現在的專業檔案管理人員數量有限，對于電子檔案數字化的發展也產生了制約。因此要加強對管理人員的培養，打好檔案管理的基礎。

（二）嚴格規范信息安全制度

對于圖紙的掃描中，從數據的安全性分析，有條件的單位要盡力由自身來完成數字化的加工工作。若條件不足，要在對服務公司進行嚴格審查后，方可將不涉密的檔案在其公司進行掃描整理，并要注意簽訂保密協議，以免信息泄露。在存儲上，要對光盤進行定期抽樣檢測。嚴格控制利用移動設備對檔案信息進行拷貝的行為，可以通過設置桌面監控系統實施監控。對工作人員登錄權限進行認定，并由系統自動追蹤其操作過程和瀏覽范圍等。

（三）采用技術管理

對于打印時要確定電子文件是否歸檔，刪掉之前廢棄的草圖或沒有價值的電子文件，更加利于工作效率的提升。還可以對每張圖紙設置條形碼，其中的信息包括工程名稱、工程的編號等，以便在掃描時被系統自動提取。這些信息會在紙質文件上自動加載，在掃描紙質圖紙的條形碼時，服務器就會自動檢索出與其信息相對應的電子文件。當然這項工作也需要工作人員進行定期檢查，確保條形碼所對應的電子文件在歸檔后是最終的完整版。打印歸檔方便了信息的自動收集，條形碼的利用也減少了人工勞作的工作量，通過表格的形式統一導出，兼容性更強、更便于傳輸和管理，同時也是數字化管理的基礎。

（四）加大對檔案管理的投資力度

任何一種管理方案，都離不開大量資金的支持。信息化建設因為是一項極具科學性的新技術更需要大量資金的投入。一旦資金供給不足，就必然會影響到信息開發，也會嚴重阻礙檔案管理工作。此外，還要積極培養、引進優秀人才，而這些都離不開強大的資金支持。

（五）加強對檔案信息工作的使用及開發

電力勘測設計行業要進行信息化管理，不僅需要開發新的技術，還需要解決過去管理工程中遺留的各類歷史問題，由于這些遺留問題能為研發者提供一些指導，所以在很大程度上，其能夠激發新的創作思維。另外，要加大將計算機技術等因素與檔案信息管理技術結合的力度，在保證相關開發技術先進性的基礎上，再對其它信息技術進行借鑒。

（六）實現供電企業檔案信息的集成化和互動化

檔案信息管理就是一個集成化的過程，就是將供電企業工作中各個階段、各個部門、各個層次相關的檔案資源和內容組織協調起來。供電企業檔案信息的集成，就是囊括了軟件、硬件、數據、業務和服務等平臺的集成化管理，包含了文檔一體化、各類檔案間數據整合、檔案數字化信息、檔案工作流程管理等業務工作內容。在激烈的市場競爭中，具有更加強大的協同能力的企業，更能適應瞬息萬變的市場。在這樣的趨勢下，企業能否利用各系統和網絡，與客戶進行互動溝通與協作的顯得尤為關鍵。在互動環境中，建立與企業管理趨同的價值追求，明確企業檔案信息化的發展方向。企業檔案信息化，應該是形成一個交互性的檔案系統，各個系統間具有較好的兼容性和通用性，消除“技術壁全”，保證系統間信息交互的一致性。實現通過企業局域網絡，進行電子文檔在線管理，實現跨部門的信息共享。高度兼容的系統能發揮出各個子系統不具備的創新功能，發揮整體功能優勢。

結論

隨著市場競爭的日益激烈，我國電力勘測設計行業面對的挑戰也越來越多、越來越殘酷。所以，為了提高企業經濟效益，使企業能夠在激烈競爭中站穩腳跟，始終立于不敗之地，就必須對企業的檔案管理方法進行創新和改革。在當前的信息背景下，實現對電力勘測設計行業檔案管理的信息化，既可以充分提高工作質量和速度，又可以增加檔案信息的利用率。所以，將電子信息技術與企業的檔案管理相結合，是眼下廣大電力勘測設計行業的必然選擇。

參考文獻

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（作者單位：內蒙古電力勘測設計院有限責任公司）