郵件一合并 詢證函就搞定

賈培武

又是歲末年初，筆者作為一名會計人員，又得配合一年一度的會計師事務(wù)所對上一年度財務(wù)報表進(jìn)行審計的工作了。在會計師事務(wù)所進(jìn)行審計時，單位往來賬項的詢證函制作工作需要由筆者來完成，盡管這項工作名義上理應(yīng)由事務(wù)所審計人員去做，但實際并非如此。在此，筆者把個人使用Word2013的“郵件合并”功能，實現(xiàn)詢證函批量制作的簡單過程介紹于下，與大家共享。

制作數(shù)據(jù)源文件

每當(dāng)要詢證之時，筆者總是費盡九牛二虎之力，通過調(diào)用會計賬簿、憑證、合同臺賬和合同原件等諸多會計與非會計資料，總算是把本單位與百余家公司的往來賬項給搞明白了，并編輯成一張Excel工作表。該工作簿文件名稱為“往來賬項明細(xì)表.xlsx”（如圖1）。接下來，就是根據(jù)這些數(shù)據(jù)編制百余家公司的詢證函了。

企業(yè)詢證函的格式

為了敘述清晰，我們假設(shè)詢證函的格式如圖2所示（實際的詢證函長達(dá)3頁，編號中的最后一位數(shù)字即表示該詢證函有3頁內(nèi)容），該文件名稱為“企業(yè)詢證函.docx”。在這張詢證函中有5處內(nèi)容取自“往來賬項明細(xì)表.xlsx”中的數(shù)據(jù)，即圖2中標(biāo)注的①、②、③、④、⑤所占據(jù)的位置。

進(jìn)行“郵件合并”

首先，需要將“企業(yè)詢證函.docx”文檔連接到數(shù)據(jù)源，在此數(shù)據(jù)源是“往來賬項明細(xì)表.xlsx”這個Excel文件，操作步驟如下：

1.啟動Word2013，打開“企業(yè)詢證函.docx”文檔。

2.單擊“郵件”選項卡，在“開始郵件合并”組，單擊“開始郵件合并”按鈕，然后單擊“信函”。

3.在“開始郵件合并”組，單擊“選擇收件人”按鈕，然后單擊“使用現(xiàn)有列表”。

4.在“文件類型”框，單擊“Excel文件”；通過“查找范圍”框或磁盤文件夾列表定位到“往來賬項明細(xì)表.xlsx”文件所在文件夾；在文件列表中，單擊“往來賬項明細(xì)表.xlsx”文件，然后單擊“打開”按鈕。

5.在“選擇表格”對話框，單擊所需的工作表，確認(rèn)選中“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”復(fù)選框（如圖3），然后單擊“確定”按鈕。

接下來，向Word文檔添加郵件合并域的占位符，操作步驟如下：

1.單擊“企業(yè)詢證函.docx”文檔中的①處。

2.單擊“郵件”選項卡，在“編寫和插入域”組，單擊“插入合并域”按鈕的文字部分，然后單擊“序號”（如圖4）。

3.同理，重復(fù)上面的操作將文檔中的②、③、④、⑤處分別指定為“公司”、“截止日期”、“貴公司欠”和“欠貴公司”。

至此，“企業(yè)詢證函.docx”文檔顯示如圖5所示。文檔中書名號及其內(nèi)的部分是“往來賬項明細(xì)表.xlsx”對應(yīng)項目在完成郵件合并后將出現(xiàn)的位置。

完成“郵件合并”

至此，你仍沒有看到合并后的結(jié)果，想看看嗎？

1.單擊“郵件”選項卡，在“完成”組，單擊“完成并合并”按鈕，單擊“編輯單個文檔”。

2.選中“全部”復(fù)選鈕（如圖6），單擊“確定”按鈕。

怎么樣，看到Word打開的“信函1”新文檔了吧！在這個新文檔中，每一家公司的詢證函為單獨的一節(jié)，以方便你針對某些公司的特殊情況進(jìn)行編輯而不影響到其他公司。至此，我們已經(jīng)把詢證函搞定了，以后的工作就不用筆者再多啰嗦啦。

指定小數(shù)位

或許在你按上述方法制作詢證函時，會發(fā)生小意外，即郵件合并后，作為“數(shù)據(jù)源文件”的“往來賬項明細(xì)表.xlsx”中保留2位小數(shù)位數(shù)的數(shù)字居然顯示為14位小數(shù)（如圖7）。雖然不影響理解和使用，但卻相當(dāng)有礙觀瞻。其實，對于該問題，我們有以下兩種解決方法。

（一）Excel文本數(shù)字法

1.打開作為“數(shù)據(jù)源文件”的“往來賬項明細(xì)表.xlsx”。

2.選中Word郵件合并中用到的數(shù)字區(qū)域，單擊“開始”選項卡，在“數(shù)字”組，單擊“數(shù)字格式”框旁邊的三角箭頭，然后單擊“文本”。

（二）Word域代碼法

以上的方法有一個副作用，即它把Excel工作表中的數(shù)值變成文本了。如果你不想如此，那么可以試試以下操作：

1.打開已經(jīng)進(jìn)行了郵件合并操作的Word文檔“企業(yè)詢證函.docx”。

2.右鍵單擊“貴公司欠”下的郵件合并域“《貴公司欠》”，然后單擊快捷菜單中的“切換域代碼”，此時屏幕顯示為{MERGEFIELD 貴公司欠}。

3.在“MERGEFIELD”和“貴公司欠”之間鍵入“＼# "0.00"”（如圖8）。注意，鍵入的＼# "0.00"為半角字符且要保證其前后各有至少一個半角空格鍵。

4.同理，也在郵件合并域“《欠貴公司》”的域代碼中加上“＼# "0.00"”。