淺談柳州市傳染病及公共衛生事件電子檔案規范化管理

佘春紅

電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據[1]。它對傳染病疫情異常信息及突發公共衛生事件相關信息報告的管理，及時準確掌握突發公共衛生事件相關信息，并將傳染病疫情和突發公共衛生事件信息提供相關科室，以便對傳染病疫情和突發公共衛生事件進行快速有效地處置，同時為衛生行政部門和疾病預防控制中心領導對傳染病疫情和突發公共衛生事件做出決策提供準確資料。

1電子檔案名詞、管理的特點

1.1電子檔案是在計算機及網絡中生成的社會活動記錄，以數碼形式記錄于U盤、磁盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳遞的文件。

1.2電子檔案具有以下特點 ①電子檔案具有紙質文件和其它文件無可比擬的優越性。②電子檔案在辦公自動化系統過渡到協同辦公系統的過程中，形成的規律也因階段不同而各不相同。③電子檔案文件具有易更改性。④電子檔案具有易更改性。⑤電子檔案信息具有共享性。⑥電子檔案的法律效力現在尚不明確。

2電子檔案管理的范疇

2.1建立健全傳染病管理機制

2.1.1提高傳染病監測的敏感性和疫情報告的及時性，做到"早發現、早報告、早隔離、早治療"。

2.1.2提高傳染病疫情監測報告質量，及時、準確地掌握傳染病的發病情況和流行病學分布特征，為制定科學、有效的預防控制措施提供依據。

2.1.3建立傳染病疫情報告與突發公共衛生事件網絡直報檔案管理制度，并做好記錄。明確報告時限和報告程序，建立傳染病報告卡及代報卡登記制度。

2.2傳染病疫情和突發公共衛生事件檔案收集范圍：發生在柳州市轄區范圍內通過《中國疾病預防控制信息系統》報告、電話報告、其它途徑報告（如新聞媒體報道等）的各種傳染病疫情異常信息和突發公共衛生事件。

2.3各傳染病疫情和突發公共衛生事件檔案管理人員具體職責，各信息保密人員負責本科室的信息保密工作，切實做到了誰主管誰負責、涉密信息不上網，基本做到了專機專用、重要數據三備份。

3電子檔案規范化管理模式

3.1疫情資料管理保密制度

3.1.1做好疫情資料的安全保密工作，疫情資料要存放于加鎖的鐵柜內并由疫情資料管理人員專人保管。

3.1.2任何外單位人員來中心了解、采訪有關疫情，需持有來人單位和市衛生局的證明，并經中心領導同意，方可進行；任何人不得擅自向新聞傳媒機構的記者人員透露疫情。

3.1.3凡未經單位領導批準，不得將疫情資料復制或借出。

3.1.4疫情保密性文件或資料的存檔和銷毀，應經中心領導批準，統一有關規定處理。

3.1.5自覺接受保密檢查和監督。

3.2網站的安全保密技術防范措施 為了保證網絡的安全，購置了防火墻、統一威脅管理系統、入侵檢測系統、認證系統等相關網絡安全產品，構建了一個安全、高效的網絡體系；為了保障內網的安全，在網絡中建立了DMZ區，將網站服務器置于DMZ區，與內網隔離開；為了構建一個干凈的網絡環境，購置了網絡版的瑞星殺毒軟件，并強制安裝到每一個終端。

3.3嚴格執行保密制度，規范網站信息發布流程 根據相關保密法規和文件，制定了《中心內、外網管理制度》，明確規定所有在單位網站上發布的信息必須經主管對外宣傳的副主任審核通過后，方可在內、外網上公布，并對相應的文字資料進行備案；負責在網站上發布信息工作由專人負責。

3.4切實加強網站服務器的管理工作 網站服務器不再存儲其它資料，做到了專機專用；按時做好網站數據備份；按時檢查服務器日志。

3.4.1疾病預防控制機構負責網絡管理、使用及維護，制定相應的制度，加強對信息報告系統的管理。對醫療保健機構提供技術培訓和業務指導。

3.4.2未經網絡中心及各子網負責單位同意，不得將有關服務器、工作站上的系統軟件、應用軟件、數據資料向外網傳遞或轉錄。

3.4.3各用戶單位負責各自的網絡帳號、密碼管理，并注意保密，不得將帳號和密碼轉告他人，也不得以他人身份登錄網絡。

3.4.4網絡管理員要對各自的網絡系統、計算機軟硬件系統及網上信息資源進行嚴格管理。

3.4.5任何單位和個人不得在衛生信息網或借助其聯網計算機發布、傳播反動、色情或有害公共道德的信息。

3.4.6嚴禁向網絡上傳來歷不明或可能引發病毒感染的軟件，系統管理員應定期使用公安部門指定的殺毒軟件檢測病毒。

3.5疫情安全管理與保密制度

3.5.1樹立保密意識，定期檢查各項安全保密措施，發現隱患及時報告、及時采取措施；

3.5.2信息安全保密管理實行領導負責制，分管領導應負責督促、檢查本單位的計算機安全保密措施，疫情資料要存放于加鎖的鐵柜內并由疫情資料管理人員專人保管，凡未經單位領導批準，不得將疫情資料復制或借出；

3.5.3網絡管理制定訪問權限控制，專人負責密碼管理，超級密碼定期更換；

3.5.4涉密信息須指定專人在專用機上處理，按密級要求采取相應加密措施并妥善處理存儲介質的信息痕跡；

3.5.5涉及國家機密的計算機信息處理，應符合國家保密局制定的工作規范和要求。

4結論

4.1要想使整個檔案管理工作有條不紊，做到雜而不亂、繁而不碎，確實是件不易的事情。電子檔案的出現與應用可以說是較好地解決了過去傳統文書檔案不易解決的這一難題[2]。為疾控中心傳染病檔案的管理人員整理檔案提供了方便。

4.2優質的信息資源是管理的基礎，決策的前提和為社會服務的依據。電子文件具有紙質文件難以比擬的優越性，理應成為現代社會的優質戰略資源。然而，電子檔案在我國還是新生事物，但它的發展是迅速的，相信在不久的將來，電子文件和電子檔案將成為檔案工作人員工作的主要對象[3]。目前疾控中心檔案管理人員正使用GD2000、傳染病信息系統等系統來管理中心的疫情及公共衛生事件，較以前節省了很多人力和物力。

參考文獻：

[1]余強.淺談醫院電子檔案管理[J].電腦知識與技術，2011，（24）：5836-5837.

[2]樊美麗.事業單位電子檔案管理芻議[J].山西檔案，2011年增刊：10-11.

[3]劉玲晶.論電子文件歸檔與管理[J].中小企業管理與科技， 2011，（27）：299.

編輯/申磊