高校院系資料室電子數據庫建設的探討

隨著網絡和現代信息技術的日漸普及和廣泛應用，高校圖書館的數字化、網絡化建設的蓬勃興起，傳統的圖書情報工作面臨著許多新的挑戰。因此，高校院系資料室如何面對當前的網絡時代復雜情況，加快改革和創新，建立適應的管理體制和機制，充分發掘和利用其優勢和潛能，使傳統的信息服務內容和方式重新煥發生機，已成為院系資料室建設的重要而緊迫任務。要使圖書資料存儲多樣化、工作手段自動化、服務方式現代 化、信息提供網絡化，就必須要具備網上信息搜集、處理、加工、整序、傳播的能力，把大量分散的、無序的網絡信息轉化為有規律的、集中的、有序的信息提供給讀者，提高網絡信息資源的利用效率，并且需要建立多種目錄、索引、數據庫、指引庫為讀者提供全方位、多途徑的檢索服務。由于信息傳播技術和社會經濟的高速發展，院系資料室（包括圖書館）已不是唯一的資料來源地，在因特網遍布全球，電腦成為個人生活中重要伙伴的今天，聯機公共查詢是實現共知共享的最佳途徑，系資料室工作人員應運用現代化高科技手段，為讀者提供快捷、有效的服務。

為了使圖書情報工作適應網絡化、信息化技術發展要求，院系資料室必須改革原有的封閉運作模式，構建開放式、互動式、網絡式的扁平結構，使其在開放狀態下運行，打破院系資料室與圖書館、院系資料室之間的“內封閉”狀態，使校圖書館和各院系資料室形成一個網絡和共享資源的新聯合體，構成一個以校圖書館為中心、各院系資料室相互協助、相互開放的多功能、多層次服務的文獻情報網絡系統，從而大大提高全校信息資源的使用效率。國家高等教育文獻保障系統CALIS（China Academic Library & Information system）三級保障系統（全國文獻信息服務中心、地區分中心、各圖書館）主干網的基本框架已經完成，成員發展迅速，共建共知共享的觀念得到了普遍的認同，增加了對用戶文獻信息需求的保障力度。

然而就在我們為高校館之間實現文獻資源共建共享而不懈努力并取得可喜成就時，往往忽略了眼前的一個事實：我們自己校內文獻資源的共建和共享工作由于種種原因卻停滯不前。以CALIS為中心的文獻信息共享網絡主要只是在各高校圖書館之間運行，而作為高校內部圖書館的組成部分的各院系資料室大多被拋棄在發展軌道之外。作為CALIS的一個組成部分——高校內部文獻信息系統也包括高校各院系資料室，缺少了院系資料室的參與，高校內部自身的文獻保障體系就是不完整的，從而影響了CALIS整體的文獻保障。

由于信息技術、通訊技術和計算機網絡技術飛速發展和廣泛應用，圖書情報工作已經并繼續發生巨變，高校圖書館和院系資料室必須改變各自為政的散亂狀況，應該加強統籌規劃，建立起統一協調發展機制和結構合理的文獻資源保障體系，實現全校文獻資源一體化，特別要注重加強校圖書館的中心地位，努力突出校圖書館在文獻信息資源整體化、網絡化、數字化建設中所發揮的組織協調作用，學校各院系資料室真正并入到全校的圖書情報保障體系中，變成為學校圖書館的“分館”。高校文獻保障體系的一項非常重要的工作就是校內聯合目錄數據庫的建設，它是共知共享的基礎。只有建成一個全校統一的聯合目錄數據庫，才談得上校內文獻信息資源共享。

由于各種原因很多高校內都沒有進行聯合書目數據庫建設，或者是書目數據庫建設得不完整，這樣的書目數據庫對全校文獻信息資源保障來說是不完整的。館際互借和文獻傳遞是實現館際共享，互惠互利的真正體現，而這一切都是建立在聯合目錄數據庫之上的。建設全校范圍（圖書館與各院系資料室）聯合目錄數據庫為基礎，建立以聯機合作編目、書目資源公共查詢和校內互借三大服務系統為主要目的的文獻資源共享系統。其建設內容為利用現代信息技術手段，建立全校的資源共享網絡，為全校教學科研人員提供書、刊和其它文獻資源的網絡公共查詢，支持高校文獻資源系統的聯機編目，實現全校甚至國內、國際館際互借和文獻傳遞，把對高校教學和科研的信息服務提高到一個全新高度，為重點學科建設及學校總體目標的實現提供有力保障。

建設聯合目錄數據庫為基礎，建立起以聯機合作編目、書目資源公共查詢和校內互借三大服務系統為主要目的的資源共享系統。為全校教學科研人員提供書、刊及其他文獻資源的網絡公共查詢，支持圖書館及全校各院系資料室聯機合作編目，實現全校各院系之間院際互借及文獻傳遞。上述三大服務子系統是以聯合目錄數據庫為基礎的。多語種、多文獻類型和采用不同MARC格式的書目記錄集成在同一個書目數據庫。它包括中外文書刊目錄，以及多媒體、電子資源等非書資源的目錄。項目在操作上依托校園網，統一采用匯文文獻信息服務系統，遵循CALIS編目規則，計劃在一年內完成全校所有書、刊、光盤等書目數據的回溯工作，提供全校范圍內的公共查詢服務，實現全校聯機合作編目和院系之間文獻互借和傳遞，為全校文獻保障體系的全面實施、滾動發展打下良好的基礎。

實現文獻的共知共享。校內聯合目錄數據庫的建設實現了全校文獻信息聯網的目標，用戶可以通過圖書館的書目查詢系統查詢到數據庫內所有的數據，并根據目錄提供的館藏地址，請求借閱，充分發揮文獻資源的作用。這可大大改善我校信息服務設施和條件，給傳統的服務方式和運行機制帶來深刻的變革，為推動我校文獻資源建設向數字化、網絡化發展打下堅實基礎。高校文獻信息保障體系的建設目標就是要走整體發展的道路，為全校培養高層次人才和進行學科研究提供文獻信息保障。制定全校文獻信息共享規則是共建、共享的保證。在原則上所有的文獻資源都應在共享的范圍內，但考慮到資料室藏書特點、人員編制等問題，一步到位地采取與圖書館相同的全開放型服務，條件還欠成熟，可以有個逐步實現的過程。第一步由學校統一發放一卡通的借閱證，圖書館與各院系通用。同時采取有限借閱的方法，即資料室文獻以閱覽、提供復印為主，一些院系的圖書可以提供外借，但期限可比圖書館的短以便提高流通速度。在取得一定程度的共享經驗后再開通多方面、較高層次的共享服務。

院系資料室不同于圖書館的最大特點在于它的資料的專業性強，服務對象的針對性強。所以院系資料室應根據自身的資源優勢，建立具有專業特色的專題數據庫，有針對性地為讀者提 供專業知識服務。院系資料室要結合專業特點，根據自身的資源優勢，制作目錄清晰、結構合理、內容獨特新穎、具有本專業特色的網頁，開設網址，將資料室的信息資源與圖書館的信息資源在校園網上并網運行，實現資源共享，提高信息資源的利用率。院系資料室工作人員應根據自己的專業特色和服務特色，根據讀者的知識結 構、信息需求、行為方式和心理傾向以及根據讀者的不同層次、不同專業、不同閱讀愛好對信息的需求等，變被動服務為主動服務，變知識備查為知識推送，有目的的為讀者創造符合個性需求的信息服務環境，為讀者提供針對性的信息與服務，開展個性化的信息服務。

參考文獻

[1]李葆.網絡環境下高校圖書館與院系資料室的聯合共建[J].圖書館論壇，2002（2）.

作者簡介：徐川虹（1964—），大學本科，現供職于武漢科技大學外語學院圖書分館。