技術檔案資料信息化管理探討

范莉萍 劉穎

【摘要】按照以往常規的方式，技術檔案資料從它的產生、整理、加工、傳遞到檢索和利用，都是以一種較為緩慢的速度在運行。這給從事此項工作的人員帶來繁雜的工作內容，并從檔案資料管理的角度講也影響了其作用的及時發揮。在當今網絡信息技術、數據庫應用的迅速發展，使各行業的業務實施及管理向數字化、系統化要求發展，對于我們檔案資料管理工作講，也為其信息化建設帶來了契機。具體講就是全面實現技術資料管理信息化，規范技術資料的編制、收集和整理，確保技術檔案資料的完整性、系統性和準確性。完成數據格式的統一后，亦便于各部門間數據的共享;同時也可以大大減少工作人員的勞動強度，提高工作效率，減少差錯，使檔案技術資料管理工作的水平發生飛躍。本文結合作者所在單位技術檔案資料管理工作實際，對運用信息化技術、手段提高工作效率，提升管理水平提出了初步設想，并對實施可行性和具體基本內容進行了初步探討。

【關鍵詞】技術資料;信息化;可行性;系統開發

在我們所從事的基礎保障專業業務工作過程中，會應用、參考大量技術文獻資料，同時也會產生大量技術資料，但目前對這些技術資料檔案的收集、整理、存儲、查詢主要還是以傳統的方法進行，更多的還是基于表格或單據等紙面形式;在查閱技術資料過程中，從業人員要在眾多文檔、圖紙中查找需求者所要的技術資料，過程十分繁瑣;有時不同類型的技術資料存放在不同的部門，需求人員查閱起來就更加麻煩。雖然采用一些通用制表工具來編制技術資料，但這些通用制表工具基本上都沒有數據管理功能.雖然表格的編制規范了，但查詢使用仍然極不方便。另外，紙質技術資料占用大量的存儲空間，由于長期翻閱，紙質技術資料受到嚴重損害，修復起來復雜;對于無法修復或者丟失的技術資料，只能通過相關手段進行技術資料的修復或復制。隨著當今計算機信息技術及網絡等技術的快速發展，給這一問題的解決帶來了根本出路，使一些問題得以迎刃而解。

一、實現技術檔案資料信息化管理的意義

實現技術檔案資料信息化管理，將會提升技術資料管理的安全性、穩定性，最大限度的提高工作效率。技術資料管理信息化的最大優點是計算機的處理能力非常強，通過建立相關系統，運用計算機技術資料信息化軟件的強大處理功能，使技術資料的收集、統計、分類、歸檔存儲、借閱查閱和更新維護等工作都變得非常方便、有序，避免了人力、財力、物力的過多浪費，提高了管理人員的工作效率。具體簡要歸納如下：

1.有利于技術資料管理簡潔化、規范化，提高工作效率

在現有技術資料管理過程中，需要進行大量的整理及管理工作，耗費人力、物力、財力，并且查找不方便，管理起來復雜。采用技術資料信息化管理，資料以信息的形式存在系統數據庫中，管理非常簡潔。并且杳詢速度快、檢索能力強。利用信息技術提供的便利，能提高技術資料管理的工作效率，確保項目歸檔資料的完整性和可靠性，提升了技術資料管理的質量。

2.有利于日常業務工作中技術資料的查詢、應用

完整的技術資料是進行項目建設和日后運行、維護以及進行改造的重要依據（例如：各類建筑圖紙、設施設備技術說明、安裝記錄、調試試運行記錄等。）。實現對這些技術檔案資料方便、快捷的查詢和應用，為項目的進一步建設或改造以及項目系統的合理、安全運行奠定了基礎。

3.有利于管理理念、水平的創新

技術資料信息化是以計算機應用為主要手段的管理模式，這有利于管理思想的轉變和理念的更新，是提高項目管理能力水平的重要途徑之一。同時，支持無紙化辦公，實現技術資料的收集、整理、審核及歸檔一體化，使業務實施管理水平發生質的飛躍。

二、技術檔案資料信息管理系統的開發

（一）系統解決的問題及目標

1.改變傳統的技術資料管理存在的數據處理重復、繁瑣、工作量大、手工操作效率低、質量差、信息反饋不及時等問題。

2.充分利用計算機技術及網絡技術，實現技術檔案資料管理的規范化及智能化，提升對技術資料管理的科學性、準確性及針對性。保證技術資料管理做到規范、標準及完整，提升工作效率及質量。

3.實現技術檔案資料管理與主營業務實施工作中的質量控制、進度控制同步，為主營業務管理水平的提升提供支持和服務。

4.及時做到技術資料的實時更新，保證其真實性、客觀性、時效性;同時方便客戶人員進行查閱，使其發揮更大效能。

5.實現分級分層授權，數據分級分層管理，以保證技術資料信息安全和保密。

（二）系統功能描述

“技術檔案管理系統”將以專業的、易用的信息管理平臺對檔案信息數據進行統一集中管理，使總管部門、各二級部門之間實現數字（電子）檔案信息自動歸檔和共享，能及時方便地查詢利用有關檔案信息。

該系統提供文件管理子系統、檔案管理子系統、查詢利用子系統、光盤發布子系統、系統維護子系統以及統一的業務系統接口。

1.文件管理子系統實現了文件組卷、文件鑒定、歸檔號和歸檔號的生成、案卷號的生成等功能。

2.檔案管理子系統實現了編目管理、原文管理、檔案檢索、移交接收、檔案保管、檔案統計、檔案借閱、檔案編研等功能。同時支持傳統方式整理及檔案整理新規則。

3.查詢利用子系統，實現每個人在自己的權限范圍內，進行目錄及原文的查詢、借閱情況查詢、檔案所在部門查詢及打印等功能，對于在自己權限范圍外的文檔，要經過相關的審批流程，待得到批準后，才可以對之進行利用。

4.歸檔接口。接收OA系統的基礎數據，實現了與OA系統的無縫連接。為了擴展的需要，預留對其它管理系統的接口。

系統功能結構圖（如圖1所示）

圖1 系統功能結構圖

（三）系統模塊

系統模塊設計將系統分解成若干個相對獨立、功能單一的模塊。系統模塊之間由于是相對獨立的，所以每個模塊可以獨立地被理解、設計、編碼、測試和修改，因而使復雜的系統開發工作得以簡化。另外，模塊的相對獨立性也能有效地防止錯誤在模塊之間擴展蔓延，把錯誤的影響控制在最小的范圍，從而提高了系統的可靠性，同時，模塊的獨立性還能為系統的擴充帶來極大的方便。因此系統模塊的劃分和設計很重要。

根據模塊劃分需求，技術資料管理信息系統按功能及模塊劃分原則主要分為：文件檔案管理、查詢利用、系統維護三大模塊。

三、系統模塊功能介紹

1.文件、檔案管理模塊

（1）文件管理

各部門未形成檔案之前的數據信息都稱為文件。文件管理中的文件歸檔是指文件材料在處理完畢之后，由文書部門或業務部門將其中有保存價值的文件整理立卷，定期移交給本單位檔案機構或檔案人員集中管理的過程。其文件管理包括單層表結構的文件管理（如簡化方式的文件級）和兩層表結構的文件管理，具體包含以下內容：

①文件著：對于經由OA系統中的文件，不再需要著錄操作，對于外來文及其他非OA系統并且不在業務系統中的文件，需要進行手工著錄，以及原文的掃描和原文掛接等操作。

②文件分類排序：用戶通過系統設置不同類型文件的排序方案，并設定各個排序字段的排序方式，設置后系統根據其對文件進行排序。之后，依據排序的結果自動生成歸檔號，用戶對字段的順序可以進行手工調整。

③文件鑒定：用戶對文件進行保管期限和歸檔鑒定。確定文件保管期限和確定文件的歸檔狀態（電子歸檔、實物歸檔、不歸檔、暫存等等）。

④輔助組卷：系統自動檢索出當前檔案門類中的未組卷的文件以及現有案卷，創建新案卷，向已有案卷中添加這些文件，并將案卷歸檔。

⑤密級期限設置：批量設置密級的有效期限，如果不設置，系統認為該密級永久有效。

⑥解密：系統自動檢索出密級期限到期的文檔，可選擇部分解密，沒進行解密操作的文檔的密級依然有效。

⑦設置目錄號：系統要有兩種設置方式：分期限和混期限。分期限就是為所有保管期限分別設置一個目錄號，設置完畢后，該實體的每個文件的目錄號就會根據自己的保管期限自動生成。

⑧生成歸檔號：用戶先選擇要生成歸檔號的文件，再指定初始歸檔號，系統自動生成選擇文件的歸檔號。

⑨文件歸檔：系統對需歸檔的文件進行歸檔。

⑩關聯關系設置：為了方便檢索和利用，需要將與某一個問題相關的文件關聯起來，這些文件可以不屬于同一案卷。通過關聯中的某一個文件，可以很快的找到關聯中的其它文件，文件歸檔后，關聯關系應依然保持。調閱時，應該能看到關聯中文件。

（2）檔案管理

本模塊中涵蓋了檔案管理人員工作中各主要環節的業務處理過程，包括著錄、調整、檢索統計、編研以及鑒定處理等。

①檔案著錄

對于歷史的檔案數據，檔案管理員可進行傳統整理方法（先錄入案卷信息再錄入卷內文件信息）或簡化整理方法（單級文件）的著錄，以及原文的添加、掛接。

②案卷調整：檔案管理員在歸檔的過程中，需要對錯誤的歸檔結果進行糾錯，包括：分卷、合卷、拆卷、插卷、補空卷、卷內順序調整、案卷順序調整、案卷號調整等等。

③Excel輸出：系統能夠將用戶選擇的數據輸出到Excel中，用戶可以對這些數據以及格式進行必要的調整。注：該功能也同樣應用于文件管理功能模塊。

④檔案統計：可以創建、維護、導入、導出相關檔案數據的統計報表。

⑤查閱：上下級或平級部門間能夠互相查閱數據，進行信息資源的共享利用。提供簡單查詢、組合查詢以及分類檢索等多種先進得檢索手段，通過網絡快速地查閱信息，能夠在權限范圍內直接通過瀏覽器瀏覽原文，以及進行原文的打印、下載等操作。

⑥檔案編研：對于諸如大事記、組織沿革、人事任免、基礎數據匯總、重要文件匯編等類型的文件檔案，能夠通過檢索查到相關的文件，打開相應的原文，進行原文的復制、粘貼等編輯操作，進行編研。

⑦鑒定處理：系統自動檢索出到期的檔案，通過保管期限鑒定、銷毀鑒定后，將待銷毀的檔案形成《銷毀清單》。鑒定銷毀時，要記載下相關的信息;銷毀的檔案自動賦予“實體已銷毀”標識，同時歸入檔案銷毀庫。

2.查詢利用模塊

技術資料檔案的的查詢利用是信息化管理的重要組成部分，也是其意義所在。在此之前，系統的一項重要任務是新產生資料檔案的移交和接受。移交：下級部門做好各形式類型資料檔案的立卷整理工作后填寫《技術檔案移交單》，將移交檔案的案卷目錄和文件目錄數據導出送至上級檔案部門;收到上級檔案部門審簽的交接文據后，將移交情況匯總至《檔案移交單》中，并將實體已移交檔案索引的”保存狀態”賦予移交標識。接收：上級檔案部門對擬接收檔案的案卷目錄和文件目錄的數據進行錄入或通過導入、網上傳輸等手段接收;在清點無誤后審簽交接文據，交接文據歸入移交檔案的全宗卷同時退給移交部門一份，有關接收情況匯總至《檔案移交單》中。

在上述工作完成后，系統開始進行保管工作，這其中主要包括存放位置和保管狀態管理。存放位置管理：設置檔案的存放位置信息，建立存放位置索引;并能夠打印《全宗存放索引》、《庫房存放位置索引》。保管狀況管理：定期對庫房中的檔案進行檢查，檢查的結果記錄到檔案檢查狀況登記簿中;對檔案進行修復時，填寫修復情況登記簿記錄修復工作，便于日后的工作統計;登記時能夠自動更新檔案條目的“保管狀態”信息。

技術資料檔案的查詢利用主要通過借閱的形式，這其中由主要包括：借閱登記、借閱管理、催還、利用統計等過程。

（1）借閱登記：在進行借閱時，檔案管理員可通過系統直接調出該利用人的利用申請信息直接轉利用;利用方式和利用目的的選擇項應能自由定義。利用登記后，如果是實物檔案，系統會提示用戶到檔案室去借閱檔案。對于自己無權查看的檔案，需要履行利用申請手續，待得到批準后，如果是實物檔案（無原文），可到檔案室去借閱，如果是電子檔案，可直接通過查詢即可利用。

（2）借閱管理：對檔案的借閱利用進行管理，能夠進行催還、歸還、續借等操作，對利用的歷史信息能夠檢索。

（3）催還：根據借閱信息，系統自動檢索出需要催還的人員名單，確定出需要催還的人員和文件名稱并打印出《催還單》給相關的人員。

（4）利用統計：可分不同利用方式，如查閱電子、查閱實體、出借、復制、傳真等。進行人次、卷次、件次、張數等方面的統計，可統計某一時點出借尚未歸還的檔案實體。可按利用者、利用時間、利用方式、借閱操作人等進行查詢。檢索到相關檔案信息，進行原文瀏覽時，自動進行利用登記（不需要歸還）。可以統計某個文檔的調閱次數和通過申請調閱檔案的次數。

3.系統維護模塊

在系統建立后進入運行階段，在此過程中需要經常不斷的對系統進行維護管理，系統維護模塊依據變化和要求，對一些設置、設定不斷的進行修正和調整，并能提供相應的功能。簡要歸納，其主要包含以下方面內容：

（1）信息門類管理

對各種目錄數據所分為的邏輯類目，進一步具體細分的物理量表并設定的關聯關系（例如案卷與文件的關系等）和自定義表名和表描述，其中每一字段的自定義名、類型等，進行添加、刪除、修改等調整。

（2）用戶管理

對用戶對象和用戶——權限控制管理中的數據權限（查詢、修改、對應原文的權限）和業務功能操作權限的設置、和調整。

（3）檔號格式定義

用戶通過系統定義各門類的檔號格式。系統提供的缺省設置為國家檔案歸檔標準中定義的歸檔號組成結構，用戶可以在此基礎上定義。

（4）其他系統設置

依據需要對歸檔范圍、保管期限規則等進行設置和調整。

（5）數據的導入

系統應能提供如下功能：

①能導入包括ACCESS、DBF、SQLSERVER、ORACLE等常見數據庫格式的數據;

②能自定義字段間的對應關系，按設定的對應關系導入數據;

③能在已有字段的基礎上臨時生成新字段，把新字段的數據導入對應目標字段中;

④能保存用戶設定的導入環境（包括字段間的對應關系、定義的新字段、導入條件等），避免重復設定導入環境;

⑤對字段類型和長度可自動做相應的轉換和截斷操作，并能設定導入數據的范圍;

（6）日志管理

①登陸日志管理：記錄用戶登錄本系統的用戶名、登錄時間、注銷時間等信息。

②原文日志管理：記錄用戶每次添加、修改、刪除原文資料時所作的時間、用戶名等相關信息。

③系統維護日志管理：記錄用戶每次對系統配置的改動，如創建新門類、添加、刪除字段等信息。

除了以上的日志管理功能，還能提供靈活的定制日志功能，可通過少量的開發定制某種操作的日志記錄。

（7）權限管理

對于多級權限的管理，部門級（總部級）檔案室做為一級管理用戶，可以賦權給下級立檔單位（二級用戶），使其有管理本單位相關人員的權限。

按照操作功能和檔案門類組合賦權，可以賦予用戶每一個檔案門類的不同操作功能的權限。

四、系統功能擴展

除以上簡述的系統基本功能外，用戶可以根據業務發展需要，對系統進行進一步的擴展和完善，例如：

1.批量掃描子系統：增加數字化加工軟件，提供包括掃描、優化、批量掛接等功能，以便紙質檔案文件資料的批量掃描。

2.OCR識別：可以在掃描子系統集成第三方OCR軟件對掃描的原文進行OCR識別，并將識別后的文本信息存儲到數據庫或文本文件中，為方便利用和全文檢索做準備;也可將OCR功能集成到客戶端，方便用戶在瀏覽圖像原文時有選擇性的進行OCR識別。

3.全文檢索：可以集成第三方全文檢索引擎，可對OCR識別后的公開檔案進行專業化的全文檢索。

4.光盤發布：系統提供光盤發布工具，作為數據條目和原文的一種備份手段，同時它可以獨立運行，為脫離文檔中心平臺的文件利用提供了手段。對存儲于文件中心管理系統中的目錄數據和原文數據，具有方便的離線瀏覽、快捷的數據遷移、安全的光盤備份等功能，其中包含：光盤發布、光盤上載、光盤瀏覽、光盤合并四個功能模塊。

5.接口模塊：

（1）統一身份認證接口：為部門內部統一的授權系統留下的可以擴展的接口，直接讀取身份認證LDAP服務器進行身份認證。

（2）OA數據歸檔接口：留有與OA等其他業務系統的接口，可以根據用戶的系統實際情況二次開發接口模塊，自動將OA等其他系統中需要歸檔的目錄數據和原文數據歸入檔案系統中，并保留原有文件格式及流程生成的附件。

（3）業務實施專業系統數據接口：可通過二次開發接口建立與用戶部門各業務實施各專業運行系統（如基礎保障系統的：供配電運行監控系統、暖通運行自控系統、安防消防監控系統等）建立通訊平臺，將其運行過程中產生的、需要歸檔的文件、數據、資料直接導入到本管理系統中來，再通過檔案管理軟件對其進行相關的管理操作。

以上只是根據筆者所從事的實際工作情況，對技術檔案資料實行信息化管理的必要性及意義談了粗淺的認識，同時結合技術檔案管理工作業務的相關要求對系統的搭建、模塊的劃分以及具體的條目應用進行了簡要描述，這只能算是一個初步的探討，真切希望得到業內同行的指點和指正。

作者簡介：

范莉萍（1972—），女，政工師，研究方向：檔案管理。

劉穎（1986—），女，助理工程師，研究方向：檔案信息化管理。