高職文秘專業開設《辦公室實習》課程的思考

楊璐宇

摘要：高職文秘專業利用校內行政機關辦公室資源，開設《辦公室實習》課程，是文秘專業搭建實習平臺的有效途徑。本文本人開課的個案，探索了高職文秘專業學生校內實習的組織、管理、考核等問題，并提出建議。

關鍵詞：文秘；辦公室；實習

秘書職業是一個對從業者的實踐經驗和能力要求較高的職業。開設文秘專業的各級各類學校都必須十分重視實踐性教學環節的安排。我校開設了《辦公室實習》課程，利用校內辦公機構資源，鍛煉學生處理辦公室事務，解決文秘學生實習難的問題。

一、現狀和原因

實習是在校學生的必經階段，能夠提高能力、積累經驗、感知社會。但文秘專業的性質和對工作環境的要求，實習往往面臨接收單位少、實習參與度低等困境。文秘專業學生實習和就業的平臺大多是中小企業，中小企業規模小，秘書崗位有限，一個小公司一般只能安排一兩個學生實習，學校要與數十個單位聯系，才能大致將學生安排完畢。依現狀看，與這么多個單位聯系并非易事，再退一步說，即使某些單位接收了實習的學生，由于辦公室是一個單位對外的“窗口”，代表著單位的形象，又經常接觸一些機密事項，實習生很難真正參與其中。

我校由于地處于縣級市，校外實習單位更不好找。學校曾花大力氣，探索出和酒店集團合作培養、將學生大批量安排到外地企業實習等路子，囿于專業不對口，實習效果不盡理想。實習難己成為困擾文秘專業發展的一大難題。

二、解決的辦法

面對校外實習的困境，本著資源共享和資源利用最大化的原則，我校對秘書專業學生的實訓方式融入了校內實習的模式，開設《辦公室實習》課程，即將學生分批分組派到學校相關行政辦公室頂崗實習，請辦公室相關老師進行指導。

三、課程的組織

（一）分組安排

我院共設有教學機構如機電工程系等10個教學系部，每個系部都設置了辦公室，主要負責學生管理、網站更新、公文起草，資料歸檔等工作。行政機構又分為組織宣傳部、團委、學生處等8個部處，是學院行政綜合辦事機構。

文秘班一般屬于小班教學。以我校為例，文秘班10級共有學生28名，安排實習比較方便。首輪實習，我選擇雜事多，工作繁瑣的行政部門和系部辦公室共5個，在取得相關領導的支持后，將全班同學分組，每組安排2到3名同學。第一周實習我親自帶隊，如在學院的組宣部，請部門主任盡量讓學生多參與各項活動，同時要求學生積極主動。如撰寫新聞稿件，如被采用，則計入實習成績，以此提高學生的信息敏銳度。

（二）課程開設時間

學生在校內實習，可以為校外實習甚至就業做好實習知識和技能的準備。所以，筆者認為，給高職文秘專業學生開設辦公室實習課程，安排在大三上學期比較合適，周課時為4課時，實習時間兩個月為宜。

（三）課程管理

校內實習的課程不同一般的上課，教師不可能隨時都跟著身后督促學生，因此實習除了靠自覺外，還要有一些規章制度來規范學生行為。實習應由專業教師帶隊，并負責聯系各部門指導老師，促進師生的的交流溝通。為此，我制定了《〈辦公室實習〉課程教學大綱》、《〈辦公室實習〉課程分組名單》、《〈辦公室實習〉課程要求》文件，要求學生把自己當成是科室的一名員工，守時勤學，舉止得體，做一個主動為帶教老師提供服務的優秀秘書。每次實習結束，自行打印固定格式的實習日志并認真填寫，日志中要反映自己所做出的種種努力，不記流水賬。

四、課程評價

實習成績等級；分為優秀、良好、及格、不及格四個等級，實習成績評價主體權重指標為：部門帶教老師評價30%，學生自評20%，專業老師評價50%。專業老師評判學生實習的成績等級的依據為：實習日記、實習檢查、實習報告。

通過實習情況的各方反饋，全班在校實習的20余名同學總體表現積極，得到帶教老師的好評。

（一）值得肯定的地方：

1.對待工作認真負責，積極性高，具有高度責任感，從打掃辦公室，到擬寫文件，他們都樂于完成。

2.互幫互助，具有團隊協作精神。她們在辦公室的工作大多是共同完成的，比如整理資料，文檔編輯，一起完成既節約了時間提高了效率，也減低了錯誤的發生。

（二）不足之處：

1.秘書專業技能有待加強。學生還沒有真正接觸工作，基礎和經驗都不夠，工作中自然暴露出了很多問題，如不能有效地利用辦公設備，所以任務完成時間較長，有些比較小的辦公技巧，如用電子郵件發送多個文件時要打包等，也是在實踐中才了解到。

2.表達能力欠缺，無論是書面表達能力還是口頭表達能力都要提高，很多學生都沒能都精練地表達自己的想法和思考。

3.人際交往和溝通能力急需加強。據學生反映，因為膽子小的原因，跟老師打交道還有點畏手畏腳。比如第一周我帶領各組同學到相應部門實習，分配到組宣部實習的兩名女生平時很活潑，但是一進部門單位，看到陌生的帶教老師，就手足無措。還有的在學院辦公室實習時，連電話響了都不敢接。諸如這類問題，學生在日志均有反映，隨著和帶教老師的逐漸了解以及對實習的熟悉，第二周實習狀態有所好轉。

4.行為表現不夠積極主動。不可否認，部分同學在實習時沒有發揮主觀能動性，導致自己在實習的時間內感覺百無聊賴，“一張報紙看一上午”，盼望著帶教老師給自己一點事情做，或者“吩咐”自己“下班”。實習初期對情況不熟悉，尷尬時候難免出現，但是如果學生一直都覺得難以容入部門工作，這就有問題了。筆者認為，這是一個實習心態的轉變問題，連新人都不是的實習生，絕對不能等著被安排被指導，而是應化被動為主動，“做好該做的，尋找能做的”，主動自主才是一個實習生成長進步最重要的東西。

總的來說，《辦公室實習》這門課程讓學生實實在在得到了鍛煉。

五、課程反思

總的來說，辦公室實習這門課程讓學生實實在在得到了鍛煉，對日后的專業學習和就業有了更具體的目標，從而為將來邁入職場打下了基礎。總結經驗，有些事項還可以改進：

（一）轉變觀念，提高質量。一是轉變學生的慵懶作風。一些學生在校內實習時間觀念散漫，遲到和有事不請假現象時有發生。帶隊教師就要對他們進行全面、細致、嚴格的實習教育，要及時批評甚至追究責任。二要轉變由學生到實習生的角色認識，實習生需要謙遜而自信，勤奮而積極，真正給帶教老師以幫忙而非制造麻煩。第三還要轉變帶教老師的觀念。帶教老師要有較強的責任心，不怕麻煩，放手讓實習生去嘗試，并做好具體指導，保證學生的專業技能在實習期間有實質性提高。

（二）定期總結，更進一步。定期開展實習交流會，針對實習中出現的問題，鼓勵學生爭取多鍛煉的機會不斷練習、反復實踐。如交流如何克服害羞的毛病，辦公室設備的使用等，提醒學生注意各個方面的細節，更好地完成實習。若能邀請辦公室的帶教老師來指導，對學生進行“腦部激蕩”和“現身說法”，相信更能引起學生的實習激情和學習熱情。

（三）聯手共建，穩定關系。要像對待校外實習基地一樣，加強與校內實習科室的溝通與合作。校內實習要得到更好的開展，務必得到有關領導的支持。因此，帶隊的專業教師有必要及時向領導反饋學生的實習情況，同時要與實習部門及帶教老師保持長期的聯系，建立穩定的合作關系，聯手共建、齊抓共管，共同做好實習工作。