淺談人事檔案在人力資源管理中的作用

摘要：人事檔案用來全面登記企業單位中所有人員的詳細信息，真實記錄了組織人員的相關信息，對于某些特殊機關單位來說，人事檔案和機密文件一樣重要。即便是一般的企業單位，人事檔案在人力資源管理中也是處于舉足輕重的地位，企業單位的人力資源開發和人力資源管理都依據人事檔案進行。文章將對人事檔案在人力資源管理中發揮的作用進行簡要探討。

關鍵詞：企業單位；人事檔案；人力資源管理；作用

任何時代，信息情報都是有利的武器，掌握信息情報的人往往是最大的贏家。因此，無論是國家機關單位還是一般的企業，都非常重視企業內相關人力資源和物資的信息記存，也就是我們所說的檔案記錄。一切有價值的信息資料都會被詳細記錄在案修訂成冊，那便是檔案。

企業或國家單位的人事資料同樣會被制成檔案妥善收存，這種人事檔案詳細記錄了企業或單位內全體人員的相關信息。在人力資源管理中，如何有效充分挖掘企業或單位內部的優秀人才，如何有效管理企業或單位內的人事情況，都需要用到人事檔案。而人事檔案的安保工作關系到企業或單位人員的信息安全，一旦保管失當致使信息外漏，無論是員工個人還是企業單位都將面臨重大損失，員工可能因此暴露了個人重要信息，企業單位有可能因此被對手掌握住重要人才信息，可能導致人才外流。因此，檔案工作者必須要意識到人事檔案的重要性，加強對人事檔案的管理，為國家、人民提供更高水平的人力資源管理服務。

一、人事檔案在人力資源管理中的作用

（一）人事檔案是企業單位進行某些決策時的重要參考依據

企業單位中的績效考核機制是要依靠企業單位中的人事檔案才能有效施行的?？冃Э己岁P系到員工的資薪情況、福利、保障、晉升或獎懲，只有對應到個人，企業單位才能很好地進行資薪配置或是獎優懲劣?？冃Э己艘勒杖耸聶n案進行員工的個人績效評估。依據人事檔案中記錄的員工信息及過往的考核記錄，人力資源管理人員才能準確掌握員工的綜合素質、績效情況和個人工作能力等情況，然后進行有效的分析管理，從而做出最準確的獎懲分配，保證企業單位中制度的公平、公正、公開及以后決策的科學性。

（二）人事檔案推動人力資源開發

人事檔案是在人力資源管理過程中形成的，記錄了人員信息、工作表現、績效情況、個人經歷、個人綜合素質等一系列資料信息的用以歸檔保存的文字、表格或其他表現形式的歷史記錄，可以客觀地反映出員工的素質及其工作能力的優劣。人力資源管理中對于工作人員的選拔、組織安排等都會參考人事檔案中的相關歷史信息，全面了解人員的能力、專業、個人素養等情況之后做出最適當的人員配置，因此人力資源管理工作與人事檔案密切相關。人力資源管理過程中產生的多種信息資料都會反映在人事檔案中，成為以后人事選拔或人事調動的重要參考依據。因此，企業單位中的人力資源開發必須依靠人事檔案，人事檔案的存在和完善能夠極大地推動人力資源的良性開發。

（三）人事檔案幫助企業單位有針對性地設定員工培訓項目

企業單位對員工進行培訓之前，可以根據員工的信息資料，如教育背景、經歷、年齡等，設置相應的培訓項目，有針對性地對員工進行培訓。比如，企業單位通過檔案資料了解到一些年齡大的員工可能不喜歡那些知識性的培訓，就可以選擇對他們進行健康保健類培訓，讓他們的身心更健康，同時也讓他們感受到集體的關懷，促進員工更好地工作。

（四）人事檔案提供真實可靠的信息，優化人力資源配置

企業單位要想充分了解員工的個人能力、長處、專業技能等相關因素，做到知人善任，人盡其才，充分挖掘企業單位人力資源的潛能，將人力資源發揮的力量最大化，就必須要依賴人事檔案來對員工進行最全面的個人信息和個人經歷了解。人事檔案中詳細記錄了員工的個人相關信息、文化程度、專業技能、特長、工作經驗等資訊，企業單位的人事部門或人力資源管理部門通過查閱人事檔案，對員工的工作歷史或個人經歷進行了全面而詳盡的了解，從而做出最佳的人事調動，優化人力資源的配置方式。

人力資源配置是實現人力資源與非人力資源的結合，提高人力資源的利用效率和利用價值的重要方式之一。人力資源的主體是人，人與物的最大不同是物件在長久適用過程中除了虧損，基本上不會出現其他變化，但人在工作過程中接受各方影響，會產生自我的變化，有的員工會不斷自我增值，能力和素養都不斷提高，有的員工會逐漸安于現狀，不再努力爭取向上；團隊工作中也會出現人員調動、職位升降等各種變化，集團企業中還會出現人員外派等等情況。因此，人力資源管理具有流動性，人員的變動不是一成不變，隨著時間的推移和環境的變化，人員會有或大或小幅度的變動。由于優勝劣汰，企業單位中人員大批清走或大批引入的情況也不少見。但人事檔案卻不變，員工的所有人事調動經歷都會如實記錄在案，而這份人事檔案隨著員工的變動實現了企業單位內的人力資源信息共享，能夠幫助人力資源管理者根據企業單位的需要預測人力資源的配置情況，促進人才的科學流動，保證人力資源配置適得其所。

二、提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

（一）切實提高檔案管理人員的素質

現代化的企業單位中的人力資源管理需要現代化的人力資源管理模式，傳統的人力資源管理模式已經無法適用于現代的市場、社會環境。人力資源的利用比過去更多元化，更能實現員工的個人價值，而員工之間的競爭也比過去更激烈。有能者在其位，無能者在實踐工作中會自然地被環境淘汰掉。企業單位要切實地掌握住人力資源的力量，就必須要全面革新人力資源管理模式，革新管理理念。過去企業單位在挑選職工時常常有走后門、攀關系等情況，或者是忽視職工的相關專業資格證明，而這些挑選職工的違規錯誤行為在今天競爭如此激烈的社會中已經不能再繼續，企業單位為了切實提高自身的綜合實力，必須要嚴格把好用人關。檔案管理人員掌握著企業單位重要的人力資源資料，在挑選素質人才前必須要確定人才的相關文憑、專業資格證書等資料，保證職工具備崗位必須的專業技能和知識；挑選好的員工在正式上崗前必須接受嚴格的上崗培訓，包括在職培訓、道德培訓、法制教育等，企業單位要重視對人員培訓的投資，全面提高檔案管理人員的素質，增強他們對環境變化的適應力；要激發檔案管理人員的主觀能動性，化被動為主動，主動密切各部門的聯系，及時有效地開展人事檔案管理工作，為人力資源管理提供最有力的協助。

（二）加強溝通與信息傳達，有效發揮人事檔案的價值

人事檔案管理人員要密切與各部門相關人力資源管理人的聯系，彼此之間加強溝通，當人事檔案管理人員發現檔案中存在的人員問題時，要及時向人力資源管理人或企業單位的相關人事管理人進行匯報反饋，幫助人力資源管理人員及時進行人員問題的修正。例如，當發現企業單位內某員工的職稱評定與檔案上的相關報備資料不符時，人事檔案管理人員應第一時間向人事部門匯報，阻止該名員工的職稱評定，與該名員工核實情況后，才能判定到底該名員工是否有資格進行職稱評定。要不斷為企業單位中發展企業單位的人力資源事業提供有力的協助，妥善整理保管好員工的人事檔案，保證企業單位做出決策時能夠提供最完整、最準確的人事信息作為決策依據。領導者在聘用人事檔案管理人員時，要有疑人不用、用人不疑的精神，充分信任人事檔案管理人員做出的檔案研究成果，做出人事決策時，要當機立斷，充分體現人事檔案的價值和肯定人事檔案管理人員的工作成果。

（三）加強人事檔案的時效性和現代化管理

上文提到，人力資源并非一成不變，企業單位中的工作人員會不定時地出現崗位變化、人員調動等情況，因此人事檔案中對于員工的記錄也要及時更新，關于員工的一切經歷變化都要進行嚴格篩選后，實事求是地記錄在員工的人事檔案中，保證員工的人事檔案與員工的人事變動是實時同步變化的，增強人事檔案的時效性。

我國已經進入了信息化管理時代，在人事檔案管理上也應該引進信息化管理手段，采用高科技手段管理人事檔案，提高人事檔案管理的自動化程度，從而提高人力資源管理的自動化程度；建立人事檔案的數據庫，連接企業單位內的網絡系統平臺，實現人力資源信息的有效共享；將人事檔案從過去的紙質存檔逐漸變更為電子檔案，大大節省人事檔案管理中的辦公資源，而且降低了對人事檔案的管理成本，提高了人事檔案管理員的整理保管人事檔案信息的工作效率。

（四）提高信息化水平和研究水平，綜合思考，全方位掌握

要加強對人事檔案管理人員信息化管理工作的培訓，提高人事檔案管理人員的信息化管理水平，提高人事檔案管理人員對一系列信息分析軟件、整理保存軟件的應用水平，提高對人事檔案的研究精準度。

三、結語

人事檔案在人力資源管理中扮演著非常重要的角色，企業單位正確識別出需要的優秀人才、選拔出人才及員工編排無一不需要人事檔案作為信息依據支持。科學的人事檔案管理能夠促進企業單位的人力資源開發和使用，提高企業單位的人力資源利用效率，更好地發揮出人力資源的強大作用。

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（作者單位：中國人民大學）