事業單位人事檔案管理的重要性

摘 要：人事檔案就是在人事部門管理活動中所形成的，用于記錄個人的學習經歷、學歷資料、工作表現，以個人為單位建立的文件資料。人事檔案管理是人事管理工作中的一個重要內容。隨著事業單位以及人事制度的不斷改革發展，在人事檔案管理中必須進行相應的調整和改革，從而能更好地服務于人事部門工作。本文主要對現今人事檔案管理中存在的問題進行分析，為完善人事檔案管理提出幾點建議，并闡述在事業單位中人事檔案管理的重要性，供大家參考，具體內容如下：

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；重要性；問題與措施

作者簡介：李雪波，工作單位：昆明經濟技術開發區管委會人力資源和社會保障局，職稱：中級職稱，研究方向：辦公室檔案管理。

[中圖分類號]： G271 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2014）-06--01

1、引言

隨著我國社會經濟的發展，人事制度的改革也在不斷的加快，特別是在機關事業單位中， 隨著人事制度的改革，人事檔案管理工作也面臨著大的調整。人事檔案管理工作是對個人的成長經歷、學習信息、道德品行以及工作能力等信息的記錄，它是在事業單位中選擇人才時重要的參考依據，也是國家選舉人才的首要工具，因此，人事檔案管理的好壞，將直接影響著我國社會的發展。

2、事業單位人事檔案管理的重要性

人事檔案管理不僅是一個具有一定機密性的工作，也是一個對專業性要求比較高的管理工作。在事業單位中的人事管理部門需要對人事檔案管理進行高度的重視，加強對人事檔案的管理，對人事檔案管理匯總出現的問題要及時的解決，從而保證人事檔案管理工作的正常運行。同時人事檔案作為人才信息的主要載體，管理好人事檔案對人才的選擇有著中要的作用。隨著我國人事制度的不斷改革，特別是在機關事業單位中，要加強人事檔案管理就顯得非常重要了。人事檔案記錄了每個人的教育經歷以及工作經歷等信息，這些信息是對一個人進行評價的重要依據，無論是事業單位還是機關，都可以通過對人事檔案進行分析，根據人事檔案的記錄對單位中所擁有的人力資源進行合理地選擇和調整，使人力資源的配置更加合理化。還可以通過對人事檔案進行分析，可以對單位的人員綜合素質進行分析從而根據單位發展，對員工進行培訓，從而提高人員的綜合素質，以便更好地為事業單位提供有效的服務。

3、人事檔案管理中存在的問題

3.1缺少對人事檔案管理的重要性認識

人事檔案的管理工作跟其他工作不一樣，要經過長時間的積累，在短時間內也不容易取得有顯著的成績。長期以來，因人事檔案管理是屬于幕后工作類型，有些人員以及領導都對人事檔案的管理工作存在著一些錯誤的認識，認為人事檔案管理工作就是一些資料的抄寫以及保管工作，并不是單位的主要工作，因此，人事檔案的管理工作未被重視，大部分時間都對人事檔案的管理只停留在口頭上說說，使得人事檔案的管理處于表面形式，等到使用檔案資料時才發現人事檔案的管理的重要性，對機關事業單位的人力資源選擇有著較大的影響。

3.2檔案管理水平較低

隨著社會經濟的發展，人事管理制度也在進行的改革，人員也在不斷地進行著變動，有些人事檔案的管理人員并不是專業人員，缺乏實際工作經驗，對檔案管理的相關工作不是很熟悉，向信息的收集、檔案的歸類以及資料的整理等。也有一些人事檔案管理人員并不是專職人員，而是兼職的，對人事檔案的管理意識比較淡薄，缺乏相關的管理知識，在進行資料管理的時候，只將相關資料裝進袋子，并沒有按照嚴格的相關管理規范進行管理，很容易造成資料的丟失。還有相關管理人員的管理手段比較落后，大多數檔案管理工作都是利用手工來操作，不但費時也很費力，工作效率也比較低。

4、提高人事檔案管理的措施

4.1提高人事檔案管理的意識

要想做好人事檔案管理的工作，首先就是需要提高事業單位領導對人事檔案管理的重要性認識，要將人事檔案管理工作放入日常工作中來，建立相關的檔案管理小組，定期對人事檔案管理進行相應的檢查，如果發現問題可以進行及時的解決。還可以制定相關的人事檔案管理工作的考核制度，定期對管理人員進行考核，從而提高管理人員對人事檔案管理的重要性認識。

4.2完善人事檔案管理制度

人事檔案管理是一項比較瑣碎繁雜的工作，如果沒有相關的管理條例來制約，就會導致管理工作比較雜亂，沒有章法可循。所以應根據社會的發展，對人事檔案管理工作相關制度進行相應的調整和完善，并進行落實。從而提高人事檔案管理工作效率。特別是引進現代化的設備結合相關管理制度來輔助人事檔案的管理，根據相關管理制度對檔案資料進行嚴格的審查，防止虛假信息進入檔案中。利用現代化的設備對資料進行收集和錄入，從而提高人事檔案管理的工作效率，為事業單位的人事工作提供更好的服務。

5、結束語

綜上所述，隨著社會的不斷發展對人事檔案的管理工作有著更多的要求，相關的事業單位要想讓人事檔案管理工作更好地服務于社會，就需要對人事檔案管理工作有著足夠的重視，利用現代化的信息技術結合相關管理制度輔助人事檔案的管理，可以有效地推動人事檔案的科學化管理，從而使人事檔案管理工作能夠更好地適應社會的發展，為事業單位的人事工作提供優質人才檔案信息服務，還可以有效的提高人事檔案管理的工作效率。

參考文獻：

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