如何做好辦公室行政管理工作的見解

辦公室在單位中，是溝通上下的喉嚨、協調左右的紐帶、傳遞信息的中樞，又是協助領導決策的“外腦”和處理日常事務的手足，有“不管部”之稱。辦公室作為單位的綜合管理部門，其職能是辦公室的職責和權力的綜合表現，它滲透到單位的各個部門之中。辦公室擔負著協調單位各部之間關系的任務，處理事務進而提供支持性服務，以保障各部門的靈活高效運轉。辦公室行政管理工作的綜合性強，接觸面廣，承上啟下，既要橫向聯系，還要參與政務，又要管理事務；其次，服務面寬，大大小小的事都會匯集到辦公室來，工作內容極其繁雜。由此可以看出，辦公室工作人員必須有較強的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風。

一、辦公室管理中的人事方法

通常，確定要做的工作以及如何做，是管理工作中最簡單的任務，而最重要的則是管理的主觀或人事。由于辦公室工作的各個方面都是有著職責的人在負責，行政管理中的共性問題，首要就是職責人的問題。因此，信任、公正、耐心和常識是對解決人事問題的基本要求。成功的辦公室管理者要博得下屬的尊敬，確保部門的最高工作效率，必須要有一定的個人魅力。管理者對人不能過于親近，過于親近往往導致過于寬厚，而過于寬厚又會導致失去尊重和信任，當然冷淡和過分嚴格同樣也是不成功的。能使管理員成為一個領導人而不是一個工頭的態度應是介于這兩個極端之間，這種態度才能贏得最大的合作。

二、對辦公室工作進行有效計劃

辦公管理不當、沒有計劃的人經常被日常的文書工作搞得暈頭轉向。如果想努力使辦公室有一個良好的秩序，就要建立起一套切實可行的制度并堅持下去。辦公室工作中的通病就是事必躬親，適當的委派，把某項任務連同完成任務的權力交給別人，讓別人和你一起為實現某一目標而共同努力，既可以節省時間，又可以使下屬得到充分鍛煉。作為管理人員，一定要讓別人來分擔你的工作。想成為一個有效的時間管理者，就一定精通委派的藝術。

三、改善辦公室時間，運籌方法

用盡可能少的時間辦盡可能多的事，具體方法是對遇到的事情提出三個問題：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，如果有些事不做，也不會有任何影響，那么，這件事便該立刻停止。二是能不能與別的事合并？把能夠合并起來的事盡量合并起來辦。三是能不能代替它？用費時少的辦法代替費時多的辦法而同樣能達到目的，自然是最佳方案了。

四、辦公室工作量化管理

辦公室工作的量化管理需應用定性與定量相結合的原理和方法。衡量腦力勞動和體力勞動勞動兩者的比重，定性、定量相結合的分析方法可以避免機構臃腫、人浮于事、浪費時間的現象。定性，就是對人與事的特性進行鑒別和確定，定性分析帶有較強的主觀性。定量是通過一種數字符號顯示人的功能特性或人的效率特性。辦公室工作量化管理需進行測量與評定工作效率，對于辦公室工作時間及業績和貢獻的都需要全面確定行為價值。再其次，就是掌握好動靜結合的原則，具體可通過制定工作標準、制訂工作定額的要求、辦公室工作分類等。

五、權責相稱，適當授權

授權就是把工作委托給勝任工作職責的那些人。必須授予足夠的權力才能保證工作的完成，工作要出成果就必須互相了解。從上到下，權責關系必須清楚，這樣才能貫徹全部職能有效進行管理，盡可能減少任務的重復和交錯。辦公室要想管理好，必須有適當的授權，至少給予足夠的權力，使工作完成，讓骨干工作人員發揮主動性，保證工作正常進行。當然，這得看被授權力和職責的人必須愿意承擔義務，必須勝任所負責的工作。但不幸的是，許多管理者不會授權，因為他們不能充分理解自己的作用，或者說他們不相信下屬的工作才能，以為工作非他們自己是不能做好的。管理員也有由于心理上的動機而不肯授權于人的，他們怕竟爭，怕失去信譽和賞識，怕自己的短處會暴露出來。這種懼怕心理往往會導致工作不好、生產率低下，并使部門中工作人員的士氣低落。

六、有效的辦公室人際溝通

溝通是一種高度個人的、感情的過程。單位的辦公室，如同在其中工作的個人一樣，都有自己的個性。在改進溝通上，行之有效的辦法會產生事半功倍的效果。溝通者不但應關心選擇合適的溝通手段，而且，要關心接受信息者的情感反應、態度和感覺。但是，除非發出信息者得到某種確認信息已被收到和內容已被準確理解，否則就不能肯定溝通已經完成。人際溝通有助于激勵工作人員以盡可能有效的方式完成工作，建立辦公室管理者與下屬之間的有效溝通是單位面臨的人際關系中最重要的問題之一。

溝通不是一種由管理者到下屬到管理者的單向通道。溝通要能有效，必須是雙向的——上下于管理者與下屬之間，而且在管理者和下屬之間還有“便道”。在有效的雙向溝通中起助手作用的是辦公室管理者，他起著“連接拴”的作用，是上下溝通的主要渠道。管理者作為“連接拴”，在他的下屬面前是上級，而在另一個群體，管理員要對其中層管理者負責，他是下屬。作為一個“夾在中間”的人，辦公室管理者必須小心地選擇用于雙向溝通的合適媒介，這種媒介能清楚地向接收者傳輸信息，而后者通過反饋，表明他們對信息內容有明確的理解并將采取預定的行動。

（編輯 鳳池）